Чи мають юридичну силу електронні документи, якщо договір не передбачає їх використання

У нас є договір про надання послуг, підписаний на паперовому носії, і в ньому не прописано, що рахунки, первинні документи та інші документи за договором можуть складатися в електронній формі та підписуватися сторонами кваліфікованими електронними підписами (КЕП) у сервісах SAP, «Вчасно» (vchasno.com.ua), M.E.Doc та інших. Чи вважається це порушенням, коли контрагент (виконавець) надсилає документи (акти, рахунки тощо) на підпис в електронній формі? Чи мають такі документи однакову юридичну силу? У податковій при перевірці не виникне питання щодо здійснення таких операцій?


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Документи, підписані кваліфікованим електронним підписом (КЕП), мають таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, незалежно від того, чи зазначена можливість електронного документообігу в договорі.


Згідно з ч. 3 ст. 5 Закону України від 03.09.2015 №675-VIII «Про електронну комерцію», правочин не може бути визнано недійсним лише через його вчинення в електронній формі. Це означає, що електронні документи, навіть якщо їх використання прямо не передбачене договором, не порушують законодавства та можуть бути прийняті сторонами.


Важливим аспектом є кваліфікований електронний підпис, який має презумпцію відповідності власноручному підпису. Це закріплено у ч. 5 ст. 18 Закону України від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронні довірчі послуги». Таким чином, електронні акти, рахунки та інші документи, підписані КЕП, вважаються юридично дійсними.


Проте, якщо договором не закріплено обов’язковість ведення електронного документообігу, контрагент має право не приймати електронні документи та наполягати на оформленні паперових версій. У такому випадку взаємна домовленість між сторонами щодо форми документів є ключовим фактором.


Щодо податкової перевірки, проблем не виникне, якщо документи оформлені відповідно до чинного законодавства, підписані КЕП і відповідають вимогам бухгалтерського обліку. Головне – забезпечити наявність усіх необхідних реквізитів та можливість підтвердити автентичність електронного підпису.


Отже, якщо сторони згодні на електронний документообіг, юридична сила таких документів не викликає сумнівів. Для уникнення можливих непорозумінь рекомендується внести зміни до договору, додавши положення про можливість використання електронних документів.


👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум».


Джерело: 7еminar


Читайте більше:


Положення про електронний документообіг

ФОП має декілька КЕП: правила та обмеження використання

Чи може юридична особа використовувати факсимільний підпис

КЕП фізичної особи для звітності ФОП: офіційна позиція податкової

Чи можна підписувати документи КЕП з «Дії» від імені підприємства

Паперові vs електронні документи: чи відрізняються терміни зберігання

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

Залишились лічені дні!

Отримати
Акційні ціни + подарунки