Документообіг, первинні документи
26.06.2026
Акт звірки взаєморозрахунків: зразок, який врятує у спорах з контрагентом
Акт звірки взаєморозрахунків – це простий, але дуже корисний документ, який підтверджує фінансові стосунки між двома компаніями за певний період: хто кому і скільки винен, які залишки по рахунках, чи є між сторонами борги або переплати. Хоча закон прямо не зобов’язує складати акт звірки та не надає йому статусу первинного документа, на практиці це часто головний аргумент у спорах з контрагентами, особливо в суді
- Коли потрібен акт звірки
- Який статус акта звірки
- Як скласти і передати акт звірки
- Як діяти у разі відмови підписати акт
- Висновки
Коли потрібен акт звірки
Складають акт звірки найчастіше перед інвентаризацією розрахунків під час підготовки до річної звітності, відповідно до Положення, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 №879. Іншою підставою для складання може бути вимога договору з контрагентом – якщо він передбачає періодичну звірку. Також акт може бути підготовлений за домовленістю між сторонами чи на запит будь-якої сторони у разі суперечки або на вимогу суду (ст. 81 Господарського процесуального кодексу). Основна мета – виявити розбіжності між даними обліку двох сторін і домовитися щодо подальших дій.
Який статус акта звірки
Сам по собі акт звірки не є первинним документом і не доводить факт господарської операції: поставки, надання послуг тощо. Він має інформаційний характер і лише фіксує стан заборгованості та в окремих випадках – рух коштів у бухгалтерському обліку підприємств, які мають бути підтверджені накладними, актами, платіжками тощо. Таку позицію підтримує і суд (постанови ВС від 19.04.2018 у справі №905/1198/17, від 05.03.2019 у справі №910/1389/18, від 04.12.2019 у справі №916/1727/17), і Держаудитслужба (лист від 20.02.2017 №25-16/104).
Разом з тим цей акт, підтверджений первинкою, може бути важливим доказом визнання обсягу зобов’язань або боргу, може підтвердити або спростувати фінансові претензії. Особливо якщо його підписали уповноважені особи (наприклад, директор або головний бухгалтер). Причому більшу доказову силу має акт, підписаний саме керівником, аніж той, який підписав лише бухгалтер.
Підписаний акт звірки перериває строк позовної давності за зобов’язанням згідно зі ст. 11, 264 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ) (постанови ВГСУ від 05.06.2014 у справі №913/2988/13, ВС від 09.11.2018 у справі №911/3685/17). Крім підписаного акта, такими діями можуть бути також часткова оплата боргу, відповідь на претензію, письмове звернення щодо реструктуризації або гарантування боргу.
У цьому контексті працює принцип естопелю: якщо сторона надіслала підписаний акт звірки або в інший спосіб письмово підтвердила заборгованість, – вона не має права згодом це заперечувати. Це випливає з принципу добросовісності (ст. 3 ЦКУ).
Тобто, підписаний акт звірки – це вагомий доказ:
- якщо контрагент вимагає гроші, а ви вже заплатили – акт підтверджує факт розрахунків;
- якщо він каже, що не має боргу – акт із його підписом це спростовує;
- якщо в суді потрібно довести дату останнього визнання боргу – це може зупинити перебіг позовної давності;
- якщо податкова вимагає пояснень щодо заборгованостей, акт теж допоможе підтвердити розрахунки.
Тобто у всіх випадках належне документальне оформлення розрахунків із контрагентами зміцнює вашу позицію і знижує ризики у фінансових спорах.
Як скласти і передати акт звірки
Що має містити акт звірки та за якою формою його складати законодавство не регламентує. Його можна складати у довільній формі. Але в документі варто вказати:
- повне найменування, реквізити сторін;
- період, за який проводять звірку;
- перелік операцій (номери документів, дати, суми);
- сальдо на початок і кінець періоду;
- підсумковий баланс;
- фразу типу: «Сторони підтверджують, що дані правильні»;
- підписи повноважних осіб з обох сторін (з ПІБ, посадами та датою).
Завантажуйте шаблон та зразок: Акт звірки
Можна також скористатися формою, наведеною в додатку 1 до наказу Мінекономіки, Мінфіну, Держкомстату від 10.11.1998 №148/234/383, підкоригувавши її під себе.
Зазвичай ініціатором звірки є кредитор – той, у кого в обліку «висить» дебіторська заборгованість. Це може бути продавець або виконавець послуг. Він формує акт, прикріплює обороти по рахунках (наприклад, рахунки 361, 371, 377 – для дебіторки; 631, 681, 685 – для кредиторки) і надсилає контрагенту.
Акт звірки можна надіслати контрагенту різними способами – залежно від технічних можливостей і зручності сторін. Найчастіше для цього використовують: поштове відправлення рекомендованим листом із повідомленням про вручення, електронну пошту, системи електронного документообігу (наприклад, M.E.Doc) або спеціалізовані програми для обміну документами. Якщо обидві сторони мають КЕП – акт можна підписати й надіслати електронкою, це має повну юрсилу. Якщо зручніша звичайна пошта, – краще надіслати його два примірники й попросити один підписаний повернути.
Якщо інша сторона погоджується – підписує та повертає один примірник. Якщо не погоджується – наводить розбіжності у спеціальній графі. Також вона має надати копії своїх первинних документів. Після цього складають новий акт або кожна сторона лишається при своїй позиції – але з чіткою її фіксацією теж у документі довільній формі (це теж може бути доказом при судових спорах).
Якщо контрагент не відповідає, радимо надіслати йому акт рекомендованим листом із повідомленням – це слугуватиме доказом у суді.
Як діяти у разі відмови підписати акт
Контрагент не зобов’язаний підписувати акт звірки, якщо цього не вимагає договір. Але якщо він це зробив, то значить визнав зобов’язання. Ба більше, у багатьох договорах є пункт: якщо не підписано і не надано заперечень у певний строк – вважається, що акт погоджено. Така умова має юридичну силу. Тож у цьому контексті варто передбачити в договорі з контрагентом детальний порядок звірки: строки, способи надсилання, наслідки неподання відповіді, порядок вирішення розбіжностей.
У разі небажання контрагента підписувати акт:
- запропонуйте спільну звірку – очну або онлайн;
- надсилайте акт рекомендованим листом з повідомленням про вручення;
- зберігайте переписку, пояснення, документи на підтвердження своєї позиції, фіксуйте відмову;
- подавайте претензію в строк, не чекаючи завершення строку позовної давності (3 роки).
Важливо! Навіть односторонній акт, підтверджений листуванням і належно оформлений, може допомогти у спорі
Висновки
- Акт звірки – це не бюрократична формальність, а реальний інструмент для управління взаєморозрахунками та захисту своїх прав. Він не замінює первинних документів, але в поєднанні з ними часто є вирішальним аргументом у суді.
- Складайте акти регулярно, навіть якщо суми збігаються – це допоможе тримати під контролем розрахунки. Зберігайте акти, підписані вручну або КЕП. Вони більш юридично значущі, ніж розрахунки в Excel чи листуванні. Завжди фіксуйте позиції сторін, оформлюйте правильно – і вам буде легше довести свою правоту, коли це справді потрібно.
- Не ігноруйте акти від контрагентів: своєчасна перевірка дозволяє вчасно виявити помилки чи приховані борги.
- Пам’ятайте: навіть якщо закон не зобов’язує складати акт звірки, практика показує – краще його мати, ніж шкодувати.
Шаблони та зразки документів:
Акт звірки (наявна заборгованість)
Претензія щодо некомплектності товару
Читайте більше:
Інвентаризація: як організувати та провести
Строки позовної давності поновлюються: як підготуватися
Інвентаризація дебіторської і кредиторської заборгованості
Перевірка контрагента: інструменти, джерела та сигнали небезпеки
Строк позовної давності – перебіг поновлено: що з обліком і оподаткуванням
Військовий облік
07.11.2026
7 листопада 2026 року не працює Резерв+: як отримати військово-обліковий документ через Дія
Нестабільна робота застосунку «Резерв+» не звільняє від обов’язку мати при собі військово-обліковий документ під час мобілізації. У разі технічних збоїв варто скористатися альтернативою – PDF-версією ВОД із QR-кодом або його паперовою копією. Відсутність документа може призвести до значних штрафів, тому важливо подбати про його наявність завчасно. Найзручніший спосіб – сформувати ВОД через портал Дія та зберегти його у доступному форматі

Бронювання, критичність
07.11.2026
7 листопада відбудеться перше засідання Координаційного центру з бронювання: для більшості галузей критерії можуть не змінитися
Бізнес очікує на оновлення критеріїв бронювання та критичності підприємств. За інформацією нардепа Ярослава Железняка, 7 листопада має відбутися перше засідання координаційного центру, на якому розглянуть нові критерії. Водночас попередні сигнали для роботодавців позитивні: для більшості галузей правила можуть залишитися незмінними, а підприємствам, у яких строк критичності завершується в листопаді, обіцяють автоматичне продовження статусу

Дозвілля
07.11.2026
Передбачення до Дня бухгалтера: яким буде ваш 2027 рік
10 листопада у світі відзначають День бухгалтера – професійне свято, що для людей цієї професії означає набагато більше, ніж просто вихідний день, бо це справжній «новий рік» бухгалтерської царини. Цей день символізує обнулення, перезавантаження і можливість розпочати все з нуля – саме як першого січня для інших, тільки з більшою кількістю цифр і меншою кількістю шампанського. Саме тому ми вирішили підготувати для вас особливі передбачення на наступний 2027 рік – рік, коли зірки обіцяють вам осяйливе майбутнє без драми, стресу та «позачергових уточнень»

ПДФО
07.11.2026
Оренда кіоску у фізособи: чи можна застосовувати ставку ПДФО 5%
Фізична особа здає в оренду ФОП тимчасові споруди для ведення підприємницької діяльності (кіоски). За якою ставкою ПДФО (18% чи 5%) оподатковується дохід фізичної особи від надання в оренду вище зазначених тимчасових споруд з 23 жовтня 2026 року?

Пенсія, соцпільги
07.11.2026
Не можете пройти відеоідентифікацію в призначений час: як перенести сеанс
Якщо пенсіонер або одержувач страхової виплати не може пройти відеоідентифікацію в призначений час через непередбачувані обставини, сеанс можна перенести. Для цього потрібно надіслати лист на vio@pfu.gov.ua, зазначивши ПІБ, РНОКПП та дату й час запланованої відеоконференції

Торгівля, послуги
07.11.2026
Написи про користь харчових продуктів: що дозволено зазначати на упаковці в 2026 році
Написи «без цукру», «низький вміст цукру», «джерело клітковини» та твердження про користь для здоров’я на упаковках харчових продуктів мають відповідати вимогам наказу МОЗ № 1145. Зокрема, для твердження «без цукру» встановлено граничний показник – не більш як 0,5 г цукру на 100 г або 100 мл продукту, а заяви про користь для здоров’я дозволені лише за визначених умов і за наявності підтверджень

Судова практика
07.11.2026
Спілкування з дитиною, яка перебуває за кордоном: огляд практики Верховного Суду за 2024–2026 роки
Верховний Суд узагальнив практику вирішення спорів щодо участі батьків у вихованні та спілкуванні з дітьми, які тимчасово проживають за межами України. В огляді за 2024 рік – серпень 2026 року розглянуто питання дистанційного спілкування, особистих зустрічей під час воєнного стану, приховування місця проживання дитини за кордоном, виконання домовленостей між батьками та врахування думки дитини

Медицина
07.11.2026
Анестезія та седація за Програмою медичних гарантій: у яких випадках їх надають безоплатно в 2026 році
За Програмою медичних гарантій держава оплачує анестезію, седацію та анестезіологічний супровід під час визначених операцій, обстежень і лікувальних процедур, якщо для цього є медичні показання та послуга входить до відповідного пакета ПМГ. Пацієнт не повинен окремо платити за анестезію або роботу лікаря-анестезіолога, якщо медзаклад має договір із НСЗУ та надає послугу в межах пакета. У разі вимагання коштів можна звернутися до НСЗУ за номером 16-77 або подати скаргу через сайт служби

Пенсія, соцпільги
07.11.2026
Субсидія на опалювальний сезон 2026–2027: як впливає місяць звернення на дату призначення
Якщо звернутися за житловою субсидією в листопаді, її можуть призначити з 1 жовтня – за умови подання заяви та документів протягом двох місяців від початку опалювального сезону, тобто до 1 грудня. Для цього в заяві не потрібно зазначати бажання отримувати виплату саме з листопада. Якщо ж заявник обере листопад як місяць призначення субсидії, ПФУ врахує доходи за II та III квартали 2026 року замість I та II кварталів

Статистичні звіти
06.11.2026
6 листопада не вдається подати статистичну звітність через SOAP: Держстат назвав альтернативи
Якщо під час подання статистичної звітності через SOAP-з’єднання виникають технічні проблеми, Держстат рекомендує надіслати звіти на електронну адресу elzvit@mail.sez.ukrstat.gov.ua або скористатися безкоштовним вебсервісом «Кабінет респондента». Це альтернативні способи подання звітності

Судова практика
06.11.2026
ВС: чи можна перерахувати кошти підприємству з окупованої території
Верховний Суд роз’яснив, чи можна перераховувати кошти юридичній особі, зареєстрованій на тимчасово окупованій території. Суд дійшов висновку, що навіть наявність судового рішення про стягнення боргу не скасовує законодавчої заборони на такі перекази. Розбираємо, коли можливе перерахування коштів

Особи з інвалідністю
06.11.2026
Зміна адреси роботодавця: куди подавати Звіт про внесок на працевлаштування осіб з інвалідністю
У разі зміни місцезнаходження роботодавця, що призводить до переходу на облік до іншого податкового органу, важливо правильно визначити, куди подавати Звіт про нарахування, обчислення та сплату внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю. Звітність подають до контролюючого органу за основним місцем обліку платника внеску. Розглянемо, яке правило діє в разі зміни адміністративного району протягом бюджетного року

Бронювання, критичність
06.11.2026
Інформація про кількість військовозобов'язаних: як контролюються ліміти для бронювання
Система бронювання працівників в черговий раз зазнала змін. Постанова КМУ від 23.10.2026 №1328 «Деякі питання організації бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час» (далі – Постанова №1328), яка набрала чинності 27.10.2026, посилила контроль за використанням квот бронювання: тепер держава відстежує кількість військовозобов’язаних, кількість заброньованих працівників і дотримання встановлених лімітів у режимі реального часу. Помилки в розрахунках кількості військовозобов’язаних можуть коштувати підприємству критичного статусу та відстрочок для всіх заброньованих працівників

Інвентаризація
06.11.2026
Річна інвентаризація – 2026: з 1 жовтня по 31 грудня
Інвентаризація – ключовий інструмент контролю за фактичною наявністю майна та достовірністю бухгалтерського обліку. Вона забезпечує точність фінансової звітності та допомагає уникнути штрафів за порушення законодавства. Зазвичай інвентаризація проводиться з 1 жовтня по 31 грудня. Строк для проведення інвентаризації – 3 місяці до дати річного балансу

Працевлаштування, переведення
06.11.2026
Немає наказу про прийняття на роботу: як перевірити офіційне працевлаштування
Якщо роботодавець не видав працівнику копію наказу про прийняття на роботу, факт офіційного працевлаштування можна перевірити за даними Пенсійного фонду України. Для цього доступні довідки ОК-5, ОК-7, витяг про трудовий стаж та відомості з електронної трудової книжки. Якщо інформації немає, працівник може письмово вимагати копію наказу або довідку про роботу, адже роботодавець зобов’язаний надати такі документи на його вимогу

РРО / ПРРО, фіскальні чеки
06.11.2026
Інтернет-торгівля та ПРРО: податківці пояснили, яку адресу вказувати
ДПС уточнила порядок визначення адреси господарської одиниці для РРО та ПРРО при інтернет-торгівлі. Якщо окремого приміщення немає, використовують адресу реєстрації бізнесу, а у разі виїзної торгівлі – транспортний засіб або інший задекларований об’єкт







