Документообіг, первинні документи
26.06.2026
Акт звірки взаєморозрахунків: зразок, який врятує у спорах з контрагентом
Акт звірки взаєморозрахунків – це простий, але дуже корисний документ, який підтверджує фінансові стосунки між двома компаніями за певний період: хто кому і скільки винен, які залишки по рахунках, чи є між сторонами борги або переплати. Хоча закон прямо не зобов’язує складати акт звірки та не надає йому статусу первинного документа, на практиці це часто головний аргумент у спорах з контрагентами, особливо в суді
- Коли потрібен акт звірки
- Який статус акта звірки
- Як скласти і передати акт звірки
- Як діяти у разі відмови підписати акт
- Висновки
Коли потрібен акт звірки
Складають акт звірки найчастіше перед інвентаризацією розрахунків під час підготовки до річної звітності, відповідно до Положення, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 №879. Іншою підставою для складання може бути вимога договору з контрагентом – якщо він передбачає періодичну звірку. Також акт може бути підготовлений за домовленістю між сторонами чи на запит будь-якої сторони у разі суперечки або на вимогу суду (ст. 81 Господарського процесуального кодексу). Основна мета – виявити розбіжності між даними обліку двох сторін і домовитися щодо подальших дій.
Який статус акта звірки
Сам по собі акт звірки не є первинним документом і не доводить факт господарської операції: поставки, надання послуг тощо. Він має інформаційний характер і лише фіксує стан заборгованості та в окремих випадках – рух коштів у бухгалтерському обліку підприємств, які мають бути підтверджені накладними, актами, платіжками тощо. Таку позицію підтримує і суд (постанови ВС від 19.04.2018 у справі №905/1198/17, від 05.03.2019 у справі №910/1389/18, від 04.12.2019 у справі №916/1727/17), і Держаудитслужба (лист від 20.02.2017 №25-16/104).
Разом з тим цей акт, підтверджений первинкою, може бути важливим доказом визнання обсягу зобов’язань або боргу, може підтвердити або спростувати фінансові претензії. Особливо якщо його підписали уповноважені особи (наприклад, директор або головний бухгалтер). Причому більшу доказову силу має акт, підписаний саме керівником, аніж той, який підписав лише бухгалтер.
Підписаний акт звірки перериває строк позовної давності за зобов’язанням згідно зі ст. 11, 264 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ) (постанови ВГСУ від 05.06.2014 у справі №913/2988/13, ВС від 09.11.2018 у справі №911/3685/17). Крім підписаного акта, такими діями можуть бути також часткова оплата боргу, відповідь на претензію, письмове звернення щодо реструктуризації або гарантування боргу.
У цьому контексті працює принцип естопелю: якщо сторона надіслала підписаний акт звірки або в інший спосіб письмово підтвердила заборгованість, – вона не має права згодом це заперечувати. Це випливає з принципу добросовісності (ст. 3 ЦКУ).
Тобто, підписаний акт звірки – це вагомий доказ:
- якщо контрагент вимагає гроші, а ви вже заплатили – акт підтверджує факт розрахунків;
- якщо він каже, що не має боргу – акт із його підписом це спростовує;
- якщо в суді потрібно довести дату останнього визнання боргу – це може зупинити перебіг позовної давності;
- якщо податкова вимагає пояснень щодо заборгованостей, акт теж допоможе підтвердити розрахунки.
Тобто у всіх випадках належне документальне оформлення розрахунків із контрагентами зміцнює вашу позицію і знижує ризики у фінансових спорах.
Як скласти і передати акт звірки
Що має містити акт звірки та за якою формою його складати законодавство не регламентує. Його можна складати у довільній формі. Але в документі варто вказати:
- повне найменування, реквізити сторін;
- період, за який проводять звірку;
- перелік операцій (номери документів, дати, суми);
- сальдо на початок і кінець періоду;
- підсумковий баланс;
- фразу типу: «Сторони підтверджують, що дані правильні»;
- підписи повноважних осіб з обох сторін (з ПІБ, посадами та датою).
Завантажуйте шаблон та зразок: Акт звірки
Можна також скористатися формою, наведеною в додатку 1 до наказу Мінекономіки, Мінфіну, Держкомстату від 10.11.1998 №148/234/383, підкоригувавши її під себе.
Зазвичай ініціатором звірки є кредитор – той, у кого в обліку «висить» дебіторська заборгованість. Це може бути продавець або виконавець послуг. Він формує акт, прикріплює обороти по рахунках (наприклад, рахунки 361, 371, 377 – для дебіторки; 631, 681, 685 – для кредиторки) і надсилає контрагенту.
Акт звірки можна надіслати контрагенту різними способами – залежно від технічних можливостей і зручності сторін. Найчастіше для цього використовують: поштове відправлення рекомендованим листом із повідомленням про вручення, електронну пошту, системи електронного документообігу (наприклад, M.E.Doc) або спеціалізовані програми для обміну документами. Якщо обидві сторони мають КЕП – акт можна підписати й надіслати електронкою, це має повну юрсилу. Якщо зручніша звичайна пошта, – краще надіслати його два примірники й попросити один підписаний повернути.
Якщо інша сторона погоджується – підписує та повертає один примірник. Якщо не погоджується – наводить розбіжності у спеціальній графі. Також вона має надати копії своїх первинних документів. Після цього складають новий акт або кожна сторона лишається при своїй позиції – але з чіткою її фіксацією теж у документі довільній формі (це теж може бути доказом при судових спорах).
Якщо контрагент не відповідає, радимо надіслати йому акт рекомендованим листом із повідомленням – це слугуватиме доказом у суді.
Як діяти у разі відмови підписати акт
Контрагент не зобов’язаний підписувати акт звірки, якщо цього не вимагає договір. Але якщо він це зробив, то значить визнав зобов’язання. Ба більше, у багатьох договорах є пункт: якщо не підписано і не надано заперечень у певний строк – вважається, що акт погоджено. Така умова має юридичну силу. Тож у цьому контексті варто передбачити в договорі з контрагентом детальний порядок звірки: строки, способи надсилання, наслідки неподання відповіді, порядок вирішення розбіжностей.
У разі небажання контрагента підписувати акт:
- запропонуйте спільну звірку – очну або онлайн;
- надсилайте акт рекомендованим листом з повідомленням про вручення;
- зберігайте переписку, пояснення, документи на підтвердження своєї позиції, фіксуйте відмову;
- подавайте претензію в строк, не чекаючи завершення строку позовної давності (3 роки).
Важливо! Навіть односторонній акт, підтверджений листуванням і належно оформлений, може допомогти у спорі
Висновки
- Акт звірки – це не бюрократична формальність, а реальний інструмент для управління взаєморозрахунками та захисту своїх прав. Він не замінює первинних документів, але в поєднанні з ними часто є вирішальним аргументом у суді.
- Складайте акти регулярно, навіть якщо суми збігаються – це допоможе тримати під контролем розрахунки. Зберігайте акти, підписані вручну або КЕП. Вони більш юридично значущі, ніж розрахунки в Excel чи листуванні. Завжди фіксуйте позиції сторін, оформлюйте правильно – і вам буде легше довести свою правоту, коли це справді потрібно.
- Не ігноруйте акти від контрагентів: своєчасна перевірка дозволяє вчасно виявити помилки чи приховані борги.
- Пам’ятайте: навіть якщо закон не зобов’язує складати акт звірки, практика показує – краще його мати, ніж шкодувати.
Шаблони та зразки документів:
Акт звірки (наявна заборгованість)
Претензія щодо некомплектності товару
Читайте більше:
Інвентаризація: як організувати та провести
Строки позовної давності поновлюються: як підготуватися
Інвентаризація дебіторської і кредиторської заборгованості
Перевірка контрагента: інструменти, джерела та сигнали небезпеки
Строк позовної давності – перебіг поновлено: що з обліком і оподаткуванням
ПДФО
23.09.2026
Перекази між цивільним подружжям оподатковуються за ставкою 23%, – ДПС
Оскільки в чоловіка і жінки, які проживають однією сім’єю без реєстрації шлюбу, не виникає прав та обов’язків подружжя, то грошові перекази між таким чоловіком та жінкою в розумінні ПКУ слід розглядати як інший дохід, який включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податків та оподатковується податком на доходи фізичних осіб і військовим збором на загальних підставах

Відпустка, відпускні
23.09.2026
З 1 січня 2027 року батькам дітей з інвалідністю дадуть до двох тижнів відпочинку
Із 1 січня 2027 року батьки та інші особи, які постійно доглядають за дітьми з інвалідністю, зможуть раз на рік отримувати до двох тижнів тимчасового відпочинку від догляду. На цей період дитину має прийняти відповідний надавач соціальної послуги, щоб родина могла перепочити та відновитися. За словами голови Комітету Верховної Ради Галини Третьякової, для запуску такої послуги держава має забезпечити підготовлених фахівців, безпечні умови та належну інфраструктуру

Робочий час, графіки роботи
23.09.2026
Право не відповідати на робочі дзвінки: в Україні пропонують запровадити інформаційний спокій
В Україні пропонують запровадити право на інформаційний спокій – можливість не відповідати на робочі дзвінки та повідомлення у вихідні й неробочий час. Таку норму планують передбачити у проєкті нового Цивільного кодексу, разом із правом на забуття для непублічних осіб

Звільнення, скорочення
23.09.2026
Звільнення під час відпустки у 2026 році: з ініціативи роботодавця та працівника
Законодавство забороняє звільнення працівника під час відпустки за ініціативою роботодавця. Однак сам працівник має право подати заяву на звільнення навіть перебуваючи у відпустці чи на лікарняному. За загальним правилом звільнення відбувається через 14 днів після подання заяви, але у разі наявності поважних причин роботодавець зобов’язаний звільнити працівника у зазначений ним строк

Перевірки, штрафи
23.09.2026
Податкова бачить кожен рейс: які дані про перевізників отримує ДПС
Податкова отримує інформацію про перевізників не лише з їхньої звітності, а й із даних митниці, прикордонної служби та інших державних органів. Кожен перетин кордону транспортним засобом залишає цифровий слід, який ДПС може зіставити з податковими деклараціями, кадровими документами та обліком доходів. Саме так виявляють неоформлених водіїв, приховану готівкову виручку та заниження доходів від перевезень. Наслідками можуть стати донарахування податків, штрафи, а для платників єдиного податку – навіть втрата права на спрощену систему

Відпустка, відпускні
23.09.2026
15 днів безперервної відпустки для військового у 2026 році: коли командування не може відмовити
Для військовослужбовців під час воєнного стану діють окремі правила надання основних, додаткових, сімейних та навчальних відпусток. Зокрема, із 22 вересня 2025 року законодавство передбачає право на щорічну основну відпустку тривалістю до 30 календарних днів, причому безперервна частина має становити щонайменше 15 днів. Конкретні строки визначає командування з урахуванням службової необхідності та оперативної обстановки, однак гарантовані 15 днів можуть не надаватися лише за бажанням самого військовослужбовця

Ліквідація госпсуб'єкта
23.09.2026
ДПС: зняття з обліку ФОП у 2026 році можливе лише після погашення боргів
Податкова служба роз’яснила, що зняття ФОП з обліку відбувається після державної реєстрації припинення діяльності, проведення перевірки та остаточних розрахунків. Обов’язковою умовою є відсутність податкового боргу та заборгованості з єдиного внеску. До повного погашення зобов’язань процедура не завершується

ПДВ
23.09.2026
Узагальнена назва в ПН за детальних актів: позиція ДПС щодо ризиків для податкового кредиту
ДПС надала роз'яснення щодо ризиків втрати податкового кредиту з ПДВ у ситуаціях, коли генеральний підрядник надав детальні акти приймання виконаних будівельних робіт (форми КБ-2в та КБ-3) із повним розшифруванням послуг і матеріалів, проте в податковій накладній зазначив лише узагальнену назву робіт

Кадрова робота
23.09.2026
Повітряна загроза в медзакладі: які алгоритми дій має затвердити роботодавець, – пояснює юрист
Адвокат Ганна Лисенко пояснила, які кроки має зробити роботодавець медзакладу після набрання чинності новою постановою КМУ №1158. За її рекомендаціями, недостатньо формально затвердити порядок дій на випадок повітряної загрози – необхідно визначити конкретний алгоритм для працівників, безпечні приміщення та найближчі укриття. Також роботодавцю варто заздалегідь визначити процеси, які не можна безпечно зупинити, і відповідальних за переміщення людей, які не можуть зробити це самостійно

Сільгоспдіяльність
23.09.2026
Аграріїв прифронтових територій можуть звільнити від МПЗ вже у 2027 році: Мінагро
Для агровиробників прифронтових територій у 2027 році планують змінити акценти державної підтримки, зокрема передбачити компенсації за знищені або незiбрані посіви та інші адресні програми. Окремо опрацьовується питання звільнення агровиробників прифронтових територій від мінімального податкового зобов’язання (МПЗ). Відповідні законодавчі ініціативи щодо зміни підходів до обчислення МПЗ для сільгоспвиробників прифронтових територій уже зареєстровані у Верховній Раді

ПДФО
23.09.2026
Перевезення для ЗСУ: чи потрібно сплачувати ПДФО з компенсації за пальне у 2026 році
Фізичні особи, які під час воєнного стану надають послуги з перевезення для потреб ЗСУ та підрозділів територіальної оборони, мають особливі правила оподаткування компенсації за пальне. Відповідно до п.п. 69.7 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ, сума відшкодування вартості використаного пального не включається до загального оподатковуваного доходу фізособи. Тому з такої компенсації ПДФО не утримується

Єдиний податок
23.09.2026
Чи зареєструють ФОП «спрощенцем», якщо у заяві відсутні деякі відомості, – ДПС
На підставі поданої ФОП заяви, із зазначеними відомостями про неї, здійснюється реєстрація ФОП як платника єдиного податку шляхом внесення відповідних записів до реєстру платників єдиного податку, то контролюючий орган не може здійснити реєстрацію ФОП як платника єдиного податку у разі подання нею заяви в якій відсутня одна з обов’язкових відомостей, яка необхідна для занесення до реєстру платників єдиного податку

Календар бухгалтера
23.09.2026
30 вересня – останній день сплати податків за серпень 2026 року
30 вересня 2026 року є граничним строком сплати низки податкових зобов’язань за червень 2026 року для платників податків та зборів. Зокрема, цього дня завершується строк сплати ПДВ, ПДФО та військового збору з нарахованого, але не виплаченого доходу, а також земельного податку, орендної плати за землю, акцизного податку та рентної плати для окремих категорій платників. Для зручності платників кожен податок супроводжується окремою статтею-інструкцією із роз’ясненнями щодо бази оподаткування, ставок, строків сплати та відповідальності за порушення

Відпустка, відпускні
23.09.2026
Працівник виїхав за кордон: чи може роботодавець відмовити у відпустці без збереження зарплати у 2026 році
Працівник, який під час воєнного стану виїхав за межі України, має право на окремий вид відпустки без збереження заробітної плати. За заявою такого працівника роботодавець зобов’язаний надати відпустку на визначений у заяві строк, але не більш як на 90 календарних днів. Для підтвердження підстави можуть використовуватися документи про перетин кордону, отримання тимчасового захисту за кордоном або інші підтвердження відповідного статусу. Тож за наявності необхідних документів керівник не може відмовити у наданні такої відпустки

Особи з інвалідністю
23.09.2026
Відсутність форми звіту не звільняє від сплати внеску на працевлаштування осіб з інвалідністю: ЗІР від ДПС
Запровадження внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю супроводжується чітко визначеними строками його нарахування та сплати за квартальний звітний період. Водночас у платників виникає питання, чи потрібно сплачувати внесок, якщо на момент граничного строку ще не затверджено форму звітності. Законодавство встановлює, що обов’язок зі сплати внеску виникає незалежно від наявності затвердженої форми звіту. Відсутність форми не звільняє роботодавця від відповідальності за невиконання цього обов’язку

Військовий облік
23.09.2026
Бронювання і військоблік в «Дії»: як уповноваженому працівнику отримати доступ до послуги
Не лише керівник підприємства може користуватися послугою бронювання та військового обліку працівників на порталі «Дія». Доступ до сервісу може отримати підписант або уповноважена особа, якщо авторизація здійснюється з використанням КЕП, у якому зазначено ЄДРПОУ відповідної компанії. Після входу необхідно перевірити дані підприємства та підтвердити відповідну роль у системі. Таким чином, підприємство може доручити роботу з бронювання та військовий облік працівників іншому працівнику без передачі йому статусу керівника






