Акт звірки взаєморозрахунків: зразок, який врятує у спорах з контрагентом

1. Коли потрібен акт звірки
2. Який статус акта звірки
3. Як скласти і передати акт звірки
4. Як діяти у разі відмови підписати акт
5. Висновки

Коли потрібен акт звірки

Складають акт звірки найчастіше перед інвентаризацією розрахунків під час підготовки до річної звітності, відповідно до Положення, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 №879. Іншою підставою для складання може бути вимога договору з контрагентом – якщо він передбачає періодичну звірку. Також акт може бути підготовлений за домовленістю між сторонами чи на запит будь-якої сторони у разі суперечки або на вимогу суду (ст. 81 Господарського процесуального кодексу). Основна мета – виявити розбіжності між даними обліку двох сторін і домовитися щодо подальших дій.

Який статус акта звірки

Сам по собі акт звірки не є первинним документом і не доводить факт господарської операції: поставки, надання послуг тощо. Він має інформаційний характер і лише фіксує стан заборгованості та в окремих випадках – рух коштів у бухгалтерському обліку підприємств, які мають бути підтверджені накладними, актами, платіжками тощо. Таку позицію підтримує і суд (постанови ВС від 19.04.2018 у справі №905/1198/17, від 05.03.2019 у справі №910/1389/18, від 04.12.2019 у справі №916/1727/17), і Держаудитслужба (лист від 20.02.2017 №25-16/104).

Разом з тим цей акт, підтверджений первинкою, може бути важливим доказом визнання обсягу зобов’язань або боргу, може підтвердити або спростувати фінансові претензії. Особливо якщо його підписали уповноважені особи (наприклад, директор або головний бухгалтер). Причому більшу доказову силу має акт, підписаний саме керівником, аніж той, який підписав лише бухгалтер.

Підписаний акт звірки перериває строк позовної давності за зобов’язанням згідно зі ст. 11, 264 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ) (постанови ВГСУ від 05.06.2014 у справі №913/2988/13, ВС від 09.11.2018 у справі №911/3685/17). Крім підписаного акта, такими діями можуть бути також часткова оплата боргу, відповідь на претензію, письмове звернення щодо реструктуризації або гарантування боргу.

У цьому контексті працює принцип естопелю: якщо сторона надіслала підписаний акт звірки або в інший спосіб письмово підтвердила заборгованість, – вона не має права згодом це заперечувати. Це випливає з принципу добросовісності (ст. 3 ЦКУ).

Тобто, підписаний акт звірки – це вагомий доказ:

1. якщо контрагент вимагає гроші, а ви вже заплатили – акт підтверджує факт розрахунків;
2. якщо він каже, що не має боргу – акт із його підписом це спростовує;
3. якщо в суді потрібно довести дату останнього визнання боргу – це може зупинити перебіг позовної давності;
4. якщо податкова вимагає пояснень щодо заборгованостей, акт теж допоможе підтвердити розрахунки.

Тобто у всіх випадках належне документальне оформлення розрахунків із контрагентами зміцнює вашу позицію і знижує ризики у фінансових спорах.

Як скласти і передати акт звірки

Що має містити акт звірки та за якою формою його складати законодавство не регламентує. Його можна складати у довільній формі. Але в документі варто вказати:

1. повне найменування, реквізити сторін;
2. період, за який проводять звірку;
3. перелік операцій (номери документів, дати, суми);
4. сальдо на початок і кінець періоду;
5. підсумковий баланс;
6. фразу типу: «Сторони підтверджують, що дані правильні»;
7. підписи повноважних осіб з обох сторін (з ПІБ, посадами та датою).

Завантажуйте шаблон та зразок: Акт звірки

Можна також скористатися формою, наведеною в додатку 1 до наказу Мінекономіки, Мінфіну, Держкомстату від 10.11.1998 №148/234/383, підкоригувавши її під себе.

Зазвичай ініціатором звірки є кредитор – той, у кого в обліку «висить» дебіторська заборгованість. Це може бути продавець або виконавець послуг. Він формує акт, прикріплює обороти по рахунках (наприклад, рахунки 361, 371, 377 – для дебіторки; 631, 681, 685 – для кредиторки) і надсилає контрагенту.

Акт звірки можна надіслати контрагенту різними способами – залежно від технічних можливостей і зручності сторін. Найчастіше для цього використовують: поштове відправлення рекомендованим листом із повідомленням про вручення, електронну пошту, системи електронного документообігу (наприклад, M.E.Doc) або спеціалізовані програми для обміну документами. Якщо обидві сторони мають КЕП – акт можна підписати й надіслати електронкою, це має повну юрсилу. Якщо зручніша звичайна пошта, – краще надіслати його два примірники й попросити один підписаний повернути.

Якщо інша сторона погоджується – підписує та повертає один примірник. Якщо не погоджується – наводить розбіжності у спеціальній графі. Також вона має надати копії своїх первинних документів. Після цього складають новий акт або кожна сторона лишається при своїй позиції – але з чіткою її фіксацією теж у документі довільній формі (це теж може бути доказом при судових спорах).

Якщо контрагент не відповідає, радимо надіслати йому акт рекомендованим листом із повідомленням – це слугуватиме доказом у суді.

Як діяти у разі відмови підписати акт

Контрагент не зобов’язаний підписувати акт звірки, якщо цього не вимагає договір. Але якщо він це зробив, то значить визнав зобов’язання. Ба більше, у багатьох договорах є пункт: якщо не підписано і не надано заперечень у певний строк – вважається, що акт погоджено. Така умова має юридичну силу. Тож у цьому контексті варто передбачити в договорі з контрагентом детальний порядок звірки: строки, способи надсилання, наслідки неподання відповіді, порядок вирішення розбіжностей.

У разі небажання контрагента підписувати акт:

1. запропонуйте спільну звірку – очну або онлайн;
2. надсилайте акт рекомендованим листом з повідомленням про вручення;
3. зберігайте переписку, пояснення, документи на підтвердження своєї позиції, фіксуйте відмову;
4. подавайте претензію в строк, не чекаючи завершення строку позовної давності (3 роки).

Важливо! Навіть односторонній акт, підтверджений листуванням і належно оформлений, може допомогти у спорі

Висновки

1. Акт звірки – це не бюрократична формальність, а реальний інструмент для управління взаєморозрахунками та захисту своїх прав. Він не замінює первинних документів, але в поєднанні з ними часто є вирішальним аргументом у суді.
2. Складайте акти регулярно, навіть якщо суми збігаються – це допоможе тримати під контролем розрахунки. Зберігайте акти, підписані вручну або КЕП. Вони більш юридично значущі, ніж розрахунки в Excel чи листуванні. Завжди фіксуйте позиції сторін, оформлюйте правильно – і вам буде легше довести свою правоту, коли це справді потрібно.
3. Не ігноруйте акти від контрагентів: своєчасна перевірка дозволяє вчасно виявити помилки чи приховані борги.
4. Пам’ятайте: навіть якщо закон не зобов’язує складати акт звірки, практика показує – краще його мати, ніж шкодувати.

Наталія ВАСИЛЬЧЕНКО, юрист, редактор 7еminar

Шаблони та зразки документів:

Акт звірки

Акт звірки (наявна заборгованість)

Претензія щодо некомплектності товару

Читайте більше:

Інвентаризація: як організувати та провести

Строки позовної давності поновлюються: як підготуватися

Інвентаризація дебіторської і кредиторської заборгованості

Перевірка контрагента: інструменти, джерела та сигнали небезпеки

Строк позовної давності – перебіг поновлено: що з обліком і оподаткуванням