Облік запасних частин та пробігу у новоствореній компанії

Вести картки обліку наробітку пробігу на кожну шину та кожен акумулятор обов’язково (зокрема для ліцензованих міжнародних перевезень). Списувати зі складу на витрати можна лише ті запчастини, які фактично встановлені на авто, тоді як невикористаний сезонний комплект залишається на балансі (субрахунок 207).

1. Чи потрібно вести картки обліку шин та акумуляторів?
Так, обов’язково. Підприємство, яке експлуатує автомобілі (у тому числі орендовані), зобов'язане вести пооб'єктний облік шин та акумуляторних батарей (АБ):

• Для шин: відповідно до розд. ХІІ Правил технічної експлуатації коліс та пневматичних шин (наказ Мінінфраструктури від 26.07.2013 № 549) та гл. 7 Експлуатаційних норм середнього ресурсу пневматичних шин (наказ Мінтрансзв’язку від 20.05.2006 № 488), на кожну шину (нову, відновлену, запасну), що встановлюється на колісний транспортний засіб, заводиться Картка обліку пробігу (наробітку) пневматичної шини (додаток 5 до Норм № 488). До неї щомісяця вносять фактичний пробіг авто (за подорожніми/маршрутними листами) та за потреби заміри залишкової висоти протектора.
• Для акумуляторів: відповідно до п. 8.2 Правил експлуатування акумуляторних свинцевих стартерних батарей (наказ Мінтрансу від 02.07.2008 № 795), облік ведуть у Картці обліку наробітку та відстежування обігу АБ (додаток 12 до Правил № 795).

Для підприємства, що виконує міжнародні перевезення, наявність цих карток є критичною: вони підтверджують належний технічний стан автотранспорту, дотримання норм безпеки руху та мінімальної висоти протектора згідно з вимогами країн слідування (п. 7.3 Норм № 488).

2. Як оприбуткувати та списати шини й акумулятори зі складу
Придбані окремо від авто запасні частини оприбутковуються на субрахунок 207 «Запасні частини» за первісною вартістю без ПДВ (оскільки ТОВ на ЄП 5% не є платником ПДВ, сума вхідного ПДВ від постачальників включається до первісної вартості запасів за п. 9 НП(С)БО 9).

Оскільки перевезення вантажів є основним видом діяльності, витрати на обслуговування авто відносять до виробничої собівартості послуг (рахунок 23 «Виробництво»). Заміна зношених шин та АБ є операцією з підтримання техніки в робочому стані (Положення про технічне обслуговування і ремонт дорожніх транспортних засобів автомобільного транспорту, п. 3.19; п. 15 НП(С)БО 7).

Що робити із сезонними комплектами:
Комплект, який не встановлюється у жовтні (наприклад, літній комплект), не можна списувати на витрати. Він повинен залишатися на складі: рахунок 207/«Шини на складі».
Комплект, який встановлюється на автомобіль (зимовий), та акумулятори переміщуються зі складу в експлуатацію.
Варіанти списання встановлених деталей:

Варіант 1 (стандартний / безпечний):
Шини та АБ залишаються на балансі на субрахунку 207 до повного зносу.

При монтажі на авто: Дт 207/«в експлуатації» — Кт 207/«на складі» на підставі накладної-вимоги чи акта заміни/встановлення.
При сезонній заміні навесні: зняті зимові шини переміщують назад на склад Дт 207/«на складі» — Кт 207/«в експлуатації», а літні видають в експлуатацію.
Остаточне списання на витрати здійснюється лише після повного зносу шини/АБ або їх пошкодження (на підставі акта списання та картки обліку): Дт 23 — Кт 207/«в експлуатації».
Перевага: якщо договір оренди з фізособою припиниться достроково, у контролерів не виникне запитань щодо вартості незалишку шин, залишених на авто.

Варіант 2 (списання вартості під час передачі в експлуатацію):
Вартість переданих у монтаж шин (зимових) і АБ одразу списують проведенням: Дт 23 — Кт 207.
При цьому самі шини й акумулятори обов'язково продовжують обліковуватися кількісно у відповідних картках обліку (або на забалансовому рахунку) до фактичного зносу.

3. Нюанси оренди автомобілів у фізичної особи та єдиного податку
Договірні умови: Відповідно до Цивільного кодексу України, ст. 801 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3868, наймач зобов'язаний підтримувати транспортний засіб у належному технічному стані та нести пов’язані з цим витрати. Переконайтеся, що договором оренди обов'язок щодо проведення поточного ремонту і заміни шин/АБ покладено саме на орендаря (ТОВ).
Єдиний податок 5%: Базою оподаткування для платника 3-ї групи є дохід (Податковий кодекс України, ст. 292). Витрати на запчастини не впливають на розрахунок єдиного податку, проте правильність документального оформлення та первинного обліку витрат обов'язкова для розрахунку чистих активів, чистого прибутку (для виплати дивідендів) та підтвердження відсутності неправомірних виплат на користь фізособи-орендодавця.

https://7eminar.ua/news/1170-oblik-sin-vid-pridbannya-do-spisannya

Раді допомогти, звертайтесь ще!