Як правильно облікувати паливо при оренді авто для перевезень

Пальне, витрачене на перегін автомобіля до місця передачі орендарю (150 км), списується як витрати ФОП, пов'язані з виконанням договору оренди транспортного засобу з водієм. Право на податковий кредит з ПДВ за таким пальним зберігається, а компенсуючі податкові зобов'язання не нараховуються. Пальне, що знаходиться в баку при передачі автомобіля, не слід виділяти як окремий об'єкт передачі, оскільки це створює ризик визнання такої операції реалізацією пального.

Перегін автомобіля до місця передачі орендарю є складовою виконання договору оренди транспортного засобу з водієм, тобто здійснюється в межах господарської діяльності ФОП. Для підтвердження використання пального оформлюється маршрутний або подорожній лист довільної форми, в якому зазначаються маршрут, показники спідометра на початок і кінець поїздки, а також фактична витрата пального відповідно до норм, затверджених внутрішнім наказом або розпорядженням ФОП. На підставі цього документа складається акт списання пального. Первинні документи оформлюються відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text.

Оскільки пальне використовується для здійснення господарської діяльності, підстав для нарахування компенсуючих податкових зобов'язань відповідно до п. 198.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text немає. Податковий кредит, сформований при придбанні такого пального, повністю зберігається.

Окремо передавати пальне, що знаходиться в баку автомобіля, не слід. Якщо у договорі або акті приймання-передачі буде зазначено кількість чи вартість пального, така операція може бути розцінена як реалізація пального відповідно до пп. 14.1.212 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, що може спричинити обов'язок реєстрації платником акцизного податку та отримання відповідної ліцензії.

Щоб уникнути такого ризику, у договорі оренди та акті приймання-передачі транспортного засобу не зазначають кількість і вартість пального як окремого об'єкта передачі. Доцільно передбачити лише умову, що орендар зобов'язаний повернути автомобіль із таким самим рівнем пального в баку, з яким він був отриманий. Така умова відповідає ст. 785 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863.

За такого оформлення кожна сторона обліковує лише власне пальне. Літри пального, які були в баку під час передачі автомобіля, не вважаються переданими орендарю, а будуть списані ФОП у подальшому після повернення автомобіля та його використання у власній господарській діяльності. Пальне, витрачене на доставку автомобіля до місця передачі орендарю, належить до витрат, пов'язаних із забезпеченням виконання договору, тому право на податковий кредит з ПДВ щодо нього зберігається.

Раді допомогти, звертайтесь ще!