Чи може чек з термінала замінити банківську виписку

Частково так, чек із Приват24 може бути підтвердним документом, але формально вимогу надати саме виписку/відомості з рахунку закон не скасовує, тому ризик податкових претензій залишається.

Обґрунтування

1. Вимога щодо виписки при оплаті карткою Згідно з пп. 170.9.2 ПКУ, якщо під час відрядження або виконання доручення працівник здійснює розрахунки платіжним інструментом (у тому числі особистою карткою), вартість витрат має бути засвідчена документом – випискою та/або відомостями з рахунку, що містять інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітована картка. Це офіційно обов’язковий документ для «безподаткового» відшкодування.

2. Чи може чек із Приват24 замінити виписку У п. 170.9 ПКУ прямо передбачено, що підтвердними документами можуть бути:

• транспортні квитки, рахунки, чеки;
• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що підтверджують платіжні операції за карткою;
• документи, які підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.
  Тому чек POS-термінала / електронний чек із Приват24 формально підпадає під «документи, що підтверджують операцію з використанням платіжного інструменту» та «інші документи», і може використовуватись як підтвердження витрат, але він не є повноцінною заміною саме «виписки/відомостей з рахунку», на які окремо робить акцент пп. 170.9.2 ПКУ.

3. Як зменшити конфлікт через «особисті дані» Норми ПКУ не вимагають показувати рух по всьому рахунку або залишок коштів, а лише інформацію про потрібні платіжні операції. Працівник може:

• сформувати виписку за конкретний день / вузький період;
• або виписку за видом операцій (тільки витрати);
• або приховати зайві рядки, залишивши лише операцію заправки, за умови що на документі зберігаються всі обов’язкові реквізити операції.
  Такий підхід дає можливість виконати вимогу пп. 170.9.2 ПКУ без розкриття залишку та інших приватних рухів.

Ризики та нюанси: Навіть маючи чек із Приват24, податківці можуть наполягати на наданні саме виписки/відомостей з рахунку як мінімум по цій операції, і при їх відсутності є ризик визнання відшкодування додатковим благом працівника з оподаткуванням ПДФО та ВЗ.

У вашій ситуації доцільно прийняти чек із Приват24, але письмово поінформувати працівника про податкові ризики та запропонувати йому надати «обрізану» виписку лише по конкретній операції або дню.