Алгоритм дій при звільненні працівників з боргами за відпустки

Розглянемо Ваші питання.

Питання 1. Про відрахування із зарплати відпускних, виданих «авансом». Згідно пунктом 2 ч.2 ст.127 КЗпП України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#Text

та ст.22 ЗУ «Про відпустки» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80#Text

передбачено, що у разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який він уже отримав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості роботодавець здійснює відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року. Отже, при проведенні остаточного розрахунку із працівником роботодавець має право утримати із зарплати працівника суму відпускних за дні відпустки, надані «наперед».

Проте у ч.2 і 3 ст.22 Закону «Про відпустки» зазначено перелік випадків, коли вказане відрахування не проводиться. Це можливо, якщо працівник звільняється з роботи у зв’язку з:

— призовом або прийняттям (вступом) на військову службу, направленням на альтернативну (невійськову) службу;

— переведенням працівника за його згодою до іншої установи або переходом на виборну посаду у випадках, передбачених законами України;

— відмовою від переведення на роботу в іншу місцевість разом з установою, а також відмовою від продовження роботи у зв’язку з істотною зміною умов праці;

— змінами в організації виробництва та праці, в тому числі ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням установи, скороченням чисельності або штату працівників;

— виявленням невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров’я, що перешкоджають продовженню даної роботи;

— нез’явленням на роботу понад чотири місяці підряд внаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, якщо законодавством не встановлено більш тривалий термін збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні;

— поновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу;

— направленням на навчання;

— виходом на пенсію.

Також відрахування із заробітної плати за невідпрацьовані дні відпустки не провадиться у разі смерті працівника.

Як зазначено у ч. 2 ст. 127 КЗпП відрахування із заробітної плати працівників для покриття їх заборгованості підприємству, установі і організації, де вони працюють, можуть провадитись за наказом (розпорядженням) роботодавця:

1) для повернення авансу, виданого в рахунок заробітної плати; для повернення сум, зайво виплачених внаслідок лічильних помилок; для погашення невитраченого і своєчасно не поверненого авансу, виданого на службове відрядження або переведення до іншої місцевості; на господарські потреби, якщо працівник не оспорює підстав і розміру відрахування. У цих випадках роботодавець вправі видати наказ (розпорядження) про відрахування не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу, погашення заборгованості або з дня виплати неправильно обчисленої суми;

2) при звільненні працівника до закінчення того робочого року, в рахунок якого він вже одержав відпустку, за невідроблені дні відпустки. Відрахування за ці дні не провадиться, якщо працівник звільняється з роботи з підстав, зазначених в пунктах 3, 5, 6 статті 36 і пунктах 1, 2 і 5 статті 40 цього Кодексу, а також при направленні на навчання та в зв'язку з переходом на пенсію;

3) при відшкодуванні шкоди, завданої з вини працівника підприємству, установі, організації (стаття 136).

Це означає, що при остаточному розрахунку при звільненні працівника необхідно обчислити суму відпускних, яку було нараховано за дні невідпрацьованого ним періоду. Потім із заробітної плати за відпрацьований поточний місяць утримують суму незароблених відпускних. Не потрібно заново визначати середньоденну зарплату, виходячи з нового розрахункового періоду. Для розрахунку беруть той середньоденний заробіток, який застосовували під час нарахування відпускних.

Питання 2. Не вистачає коштів. Якщо коштів під час остаточного розрахунку не вистачає (або їх немає взагалі), а працівник навідріз відмовляється повертати борг добровільно, бюджетна установа зобов'язана стягувати кошти через суд. Просто списати цей борг установа не має права — під час першої ж перевірки Держаудитслужба (КРУ) визнає це завданням збитків державному бюджету, що тягне за собою штрафи та протоколи на керівника й головного бухгалтера.

Дійте чітко за таким алгоритмом:

1. Документальна фіксація боргу. Перед судовим процесом забезпечте бездоганну доказову базу. Оформіть бухгалтерську довідку, де чітко розпишіть: період, за який надано відпустку, кількість «перегуляних» днів, суму зайво нарахованих відпускних, а також суму ПДФО, військового збору та ЄСВ, які було нарахувано/утримано. Кадрова служба спільно з бухгалтерією складає акт про виявлення факту заборгованості у зв'язку зі звільненням працівника.

2. Спробуйте домовитися із працівником. Поясніть працівникові чому виникли відпускні «авансом» і чому він повинен повернути кошти, вказавши на законодавство, домовитися з працівником про компроміс. Якщо працівник усно відмовився, установа має виконати офіційну процедуру. Надішліть письмову вимогу на домашню адресу звільненого працівника рекомендованим листом із описом вкладення та повідомленням про вручення. Додайте копію бухгалтерської довідки-розрахунку та офіційну вимогу керівника установи повернути залишок коштів на реєстраційний рахунок установи. Укажіть чіткий строк (наприклад, 10–14 календарних днів із моменту отримання листа) та реквізити рахунку. Цей лист доведе суду, що установа намагалася вирішити питання мирно.

3. Звернення до суду. Якщо після закінчення строку у вимозі кошти не надійшли на рахунок, установа готує та подає позовну заяву до суду. Предмет позову - стягнення суми заборгованості за невідпрацьовані дні відпустки. Установи мають 1 рік із дня звільнення працівника для звернення до суду (згідно зі ст. 233 КЗпП). Бюджетна установа зобов'язана сплатити судовий збір за подачу позову за рахунок власних коштів (у кошторисі мають бути передбачені видатки за КЕКВ 2800). У позовних вимогах обов'язково зазначте вимогу покласти ці судові витрати на відповідача (колишнього працівника).

4. Відображення в обліку до рішення суду. Поки триває судовий процес, сума невідшкодованого боргу переходить у статус дебіторської заборгованості. У бухобліку суму переплати, яку не вдалося утримати із зарплати, відображають за дебетом субрахунку 2111 «Поточна дебіторська заборгованість за розрахунками з оплати праці» та кредитом 6611 «Розрахунки з оплати праці». Після винесення судом рішення на користь установи та відкриття виконавчого провадження виконавча служба примусово стягуватиме кошти з колишнього працівника (наприклад, з його нових доходів або майна) на рахунок вашої установи.

Питання 3. Чи зобов'язаний працівник відпрацьовувати 14 днів? Це залежить від того, хто є ініціатором звільнення, та умов у вашому регіоні. Якщо звільнення за бажанням працівника (ст. 38 КЗпП), то працівник зобов'язаний попередити роботодавця письмово за два тижні. Проте під час воєнного стану він має право звільнитися в будь-який строк (без 14 днів відпрацювання), якщо в районі розташування установи ведуться бойові дії та є загроза життю. Якщо загрози немає — строк відпрацювання залишається стандартним (14 днів). За угодою сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП) - сторони можуть домовитися про будь-яку дату, навіть без жодного відпрацювання.

Питання 4. Графік відпусток. Графік затверджує керівник установи та погоджує профспілки не пізніше 5 січня поточного року. Якщо після затвердження графіка (після 5 січня) в установу прийшли нові співробітники, чекати наступного року не потрібно. Складіть додаток (зміни) до графіка відпусток на цих працівників, погодьте його з профспілкою та затвердьте наказом керівника.

Підсумок:

1.Перевірте підставу звільнення. Утримання не проводиться, якщо звільнення відбувається через призов на військову службу, скорочення штату, переведення до іншої установи тощо (повний перелік винятків — у ч. 3 ст. 22 Закону про відпустки). Якщо підстава звичайна (за власним бажанням без поважних причин, за угодою сторін) — утримувати можна.

2.Розрахуйте суму заборгованості. Бухгалтерія визначає кількість днів невідпрацьованої відпустки та множить їх на середньоденну зарплату, за якою ці дні оплачувалися.

3.Видайте наказ. Керівник установи зобов’язаний видати наказ про утримання із заробітної плати за дні відпустки, надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.

4.Проведіть утримання з остаточного заробітку. Сума заборгованості відраховується з нарахованої зарплати в день звільнення.

5. Якщо звільнення за бажанням працівника (ст. 38 КЗпП) - 14 днів відпрацювання.

6. Звернення до суду, якщо працівник відмовився повернути борг.

Раді допомогти, звертайтесь ще!