Порядок повернення коштів працівниці за реєстрацію транспорту підприємства

Так, компенсацію витрат працівниці можна виплатити на її зарплатну картку, відобразивши в обліку заборгованість не перед МРЕО, а перед працівницею як підзвітною особою, з відповідною приміткою в призначенні платежу, що це відшкодування витрат за чек/податковою накладною.

Обґрунтування

1. Який це дохід та чи оподатковується компенсація працівниці
Компенсація працівниці за власні витрати на реєстрацію авто не є її доходом, якщо витрати понесені в межах трудових обов’язків і підтверджені первинними документами, а послуга придбана для роботодавця. Такий підхід випливає з правил оподаткування підзвітних сум та відряджень, де не оподатковуються документально підтверджені витрати, понесені в інтересах роботодавця за його дорученням, за умови належного звітування за п. 170.9 ПКУ (Податковий кодекс України).

2. Як оформити документи від працівниці
Працівниця має подати звіт про використання власних коштів, витрачених за дорученням роботодавця, із доданням:

• фіскального чека на сплату послуг МРЕО;
• податкової накладної, зареєстрованої на підприємство;
• копії наказу/доручення керівника про покладення обов’язку реєстрації авто.

За аналогією до розрахунків за відрядженням та підзвітними коштами, звіт може бути складений за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 (наказом), або за власною формою, затвердженою на підприємстві.

3. Бухгалтерський облік операції
У вас фактично відбувається операція «працівник використав власні кошти за дорученням роботодавця». На дату затвердження звіту:

• відображаєте витрати на реєстрацію авто;
• визнаєте заборгованість перед працівницею, а не перед МРЕО.

Приклад типових проводок:

* Конкретний рахунок витрат залежить від того, як ви капіталізуєте витрати на реєстрацію (частіше Дт 152 як склад витрат на придбання ОЗ).

4. Як правильно повернути кошти працівниці й що писати в призначенні
Законодавство не обмежує виплату компенсації лише «не зарплатною» карткою, тож перерахувати кошти можна на звичайну зарплатну картку працівниці. Це будуть не виплати заробітної плати, а розрахунки з підзвітною особою.
У призначенні платежу бажано вказати:

• суть виплати як компенсації витрат;
• посилання на звіт/наказ.

Наприклад:

• «Відшкодування витрат за реєстрацію авто згідно зі звітом № … від …, ПІБ працівниці»;
• або «Компенсація власних коштів, витрачених за дорученням роботодавця на послуги МРЕО, звіт № … від …».

Це дозволяє чітко відокремити компенсацію витрат від зарплатних нарахувань та підтвердити, що гроші перераховано в межах розрахунків за підзвітними сумами, як того вимагає п. 170.9 ПКУ.

Рекомендація:
Зафіксуйте в Положенні про розрахунки з підзвітними особами, що компенсація працівникам власних витрат за дорученням роботодавця проводиться через рахунок 372 з перерахуванням на будь-який банківський рахунок працівника, із зазначенням у призначенні, що це саме відшкодування витрат.

Чітке оформлення звіту й платіжних документів забезпечить відсутність «заборгованості перед МРЕО» в обліку, оскільки кредитором для підприємства є працівниця, яка сплатила МРЕО власними коштами.