Необхідність угоди та первинних документів для рекламних послуг

Щодо договору

Не обов’язково укладати письмові договори. Відсутність договору не перетворює правочин на нікчемний.

Реалізація покупцю без договору (тобто коли договір в письмовій формі не укладався, а поставку товару/послуг здійснено лише на підставі рахунку) не є порушенням. ЦКУ визнає договір в усній формі (ч. 1 ст. 206 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n1169).

Ст. 639 ЦКУ встановлено, що договір може бути укладений у будь-якій формі, якщо вимоги щодо форми договору не встановлені законом. Правочин може вчинятися усно або в письмовій (електронній) формі. Сторони мають право обирати форму правочину, якщо інше не встановлено законом (ст. 205 ЦКУ).

Тому усна форма договору є можливою та відповідає умовам ч. 1 ст. 206 ЦКУ.

Якщо співпраця регулярна, договір все ж варто оформити письмово, хоча законодавство не встановлює порогової суми, з якої це стає обов'язковим.

Щодо актів та рахунків

За роз’ясненнями Мінекономіки і податківців (https://vin.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/988295.html) сторони можуть:

• не використовувати акти виконаних робіт,
• а оформлювати інвойс, підписаний виконавцем.

Такий інвойс може бути первинним документом.

Але можливість не складати акт діє лише тоді, коли це прямо передбачено договором. Тобто, щоб законно відмовитися від акта, обов’язково потрібен договір.

Оплачений рахунок-фактура (інвойс) може виконувати роль акта наданих послуг, але лише якщо в договорі (або публічній оферті) прямо прописано, що документальним підтвердженням надання послуги є виставлений рахунок та факт його оплати (відповідно до роз'яснень Мінфіну від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339). Без такого застереження рахунок сам по собі акта не замінює — він підтверджує лише намір/підставу для оплати, а не факт виконання послуги.

Односторонній акт (Закон № 4791-IX https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/4791-20#Text)

Акт без підпису замовника допустимий, тільки якщо в договорі прописано:

• що акт складається виконавцем в односторонньому порядку і не потребує підпису замовника;
• механізм «мовчазного прийняття» (наприклад: «якщо протягом 3 робочих днів претензій не надійшло — послуги вважаються прийнятими»).

Отже, якщо ви не хочете складати двосторонні акти, то договір (письмовий, з відповідними застереженнями) стає обов'язковим. Без нього:

• рахунок не має юридичної сили заміни акта;
• односторонній акт формально не буде мати договірної підстави і його легше оскаржити або поставити під сумнів при податковій перевірці.

Тобто, щоб спростити документообіг і не складати акти — потрібно укласти письмовий договір із чіткими формулюваннями.

Якщо ж договору немає (усна форма), найбезпечніший варіант — усе-таки складати класичний двосторонній акт наданих послуг, оскільки жодних альтернативних підстав для його заміни без договору законодавство не передбачає.

Мінімальний безпечний пакет документів для обох сторін:

1. Рахунок на оплату
2. Акт наданих послуг
3. Банківська виписка/платіжне доручення.

Раді допомогти, звертайтесь ще!