Лікарняний по вагітності: облік та звітність для ТОВ

У новій формі Податкового розрахунку, яка застосовується з липня 2026 року, показник «Облікова кількість штатних працівників» повністю скасовано, тому у звітності він не зазначається. У липні допомога по вагітності та пологах і дні декретної відпустки не відображаються, оскільки їх нараховано в серпні. Водночас у Додатку Д5 обов’язково відображається початок відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами з 30.07.2026. Уся сума допомоги за 126 календарних днів і всі дні декретної відпустки відображаються у серпневій звітності: у Додатку Д1 — із розподілом за місяцями, а у Додатку 4ДФ — з ознакою доходу «128». У середньообліковій кількості штатних працівників (рядок 091) за липень працівниця враховується лише за фактично відпрацьовані дні з 1 по 29 липня, а починаючи з 30.07.2026 та протягом усього серпня — не враховується.

У Податковому розрахунку за липень 2026 року показник облікової кількості штатних працівників відсутній, оскільки відповідний рядок вилучено з нової форми Податкового розрахунку, затвердженої наказом Мінфіну від 07.05.2026 №243.

У середньообліковій кількості штатних працівників (рядок 091) працівниця враховується за дні роботи з 1 по 29 липня (29 днів із 31), а з 30.07.2026 виключається відповідно до Інструкції зі статистики кількості працівників №286 https://zakon.rada.gov.ua/go/z1442-05 (пп. 3.2.2).

У Додатку Д1 за липень допомога по вагітності та пологах і 2 календарні дні непрацездатності (30–31 липня) не відображаються, оскільки нарахування здійснено в серпні. У липні показується лише нарахована заробітна плата за період з 1 по 29 липня, а у графі 14 зазначаються всі 31 календарний день перебування у трудових відносинах.

Додаток Д5 за липень заповнюється обов’язково. У ньому відображається початок відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами:
графа 07 (категорія особи) — «5»;
графа 10 (дата початку) — «30.07.2026»;
графа 16 — реквізити наказу про надання відпустки.

У Податковому розрахунку за серпень 2026 року вся сума допомоги за 126 календарних днів відображається у Додатку Д1 за місяцем її нарахування в бухгалтерському обліку окремими рядками за кожним місяцем відпустки. Код категорії застрахованої особи у графі 08 — «42», а для осіб з інвалідністю — «43».

Липень 2026: графа 10 — «072026», графа 15 — «2» (дні за 30–31 липня), сума допомоги за 2 дні, ЄСВ (22%).

Серпень 2026: графа 10 — «082026», графи 14 і 15 — по «31», сума допомоги за серпень, ЄСВ.

Вересень 2026: графа 10 — «092026», графи 14 і 15 — по «30», сума допомоги за вересень, ЄСВ.

Жовтень 2026: графа 10 — «102026», графи 14 і 15 — по «31», сума допомоги за жовтень, ЄСВ.

Листопад 2026: графа 10 — «112026», графи 14 і 15 — по «30», сума допомоги за листопад, ЄСВ.

Грудень 2026: графа 10 — «122026», графа 14 — «31» (дні трудових відносин), графа 15 — «2» (дні декрету 1–2 грудня), сума допомоги за 2 дні, ЄСВ.

Якщо сума допомоги за будь-який повний місяць менша за мінімальну заробітну плату (8 647 грн у 2026 році), обов’язок донарахування ЄСВ з кодом типу нарахувань «13» визначається за результатами кожного відповідного місяця, а не наперед у серпні.

У Додатку 4ДФ за серпень у графах 3а («Сума нарахованого доходу») та 3 («Сума виплаченого доходу») зазначається вся сума допомоги за 126 днів. Графи 4а, 4, 5а і 5 залишаються порожніми (або зазначаються «0,00»), оскільки допомога по вагітності та пологах не оподатковується ПДФО та військовим збором відповідно до Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text (пп. 165.1.1). У графі 6 зазначається ознака доходу «128».

Додаток Д5 за серпень щодо цієї працівниці не заповнюється. Дату закінчення відпустки — 02.12.2026 — потрібно буде відобразити у Додатку Д5 за грудень 2026 року.

У серпні показник облікової кількості штатних працівників також не зазначається. У середньообліковій кількості штатних працівників (рядок 091) працівниця протягом усього серпня не враховується (0 людино-днів) відповідно до Інструкції зі статистики кількості працівників №286 https://zakon.rada.gov.ua/go/z1442-05 (пп. 3.2.2).

Раді допомогти, звертайтесь ще!