Витрати працівника на ТМЦ: порядок оформлення авансового звіту

Так, графу «Призначення авансу» заповнювати потрібно — у ній зазначають ціль здійснених витрат (наприклад, «Придбання ТМЦ для господарських потреб»).
Так, вносити дані про видачу перевитрати вручну дозволено — реквізити касового ордера або платіжної інструкції заповнюються бухгалтером/касиром від руки на роздрукованому бланку за фактом фактичної виплати коштів працівнику.

При придбанні товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) за власні кошти працівника виникає заборгованість підприємства перед ним (перевитрата).

Незважаючи на те, що кошти заздалегідь не видавалися, у реквізиті «Призначення авансу» форми Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (затвердженої Наказом Мінфіну від 28.09.2015 №841), обов'язково вказують господарську мету понесених витрат (наприклад, «Придбання канцтоварів», «Придбання ТМЦ для господарських потреб» тощо).

Це необхідно для підтвердження зв’язку понесених витрат із господарською діяльністю підприємства та правомірності компенсації коштів без утримання ПДФО та військового збору на підставі Податкового кодексу України, пп. 170.9.4. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965

На момент подання авансового звіту працівником та його затвердження керівником фактичний розрахунок за перевитратою ще не відбувся, тому надати номери та дати виплатної первинності працівник не може.

Згідно із нормами бухгалтерського обліку:

На етапі подання звіту працівник заповнює свою частину та фіксує суму перевитрати на лицьовому та зворотному боці.
Керівник затверджує звіт.
За фактом виплати відшкодування (видачі готівки з каси за видатковим касовим ордером (ВКО) або перерахування на особисту картку за платіжною інструкцією) бухгалтер або касир дооформлює авансовий звіт, уписуючи суму, дату та номер ВКО / платіжної інструкції.
Доповнення роздрукованого електронного документа ручним способом (чорнилом) у момент здійснення господарської операції (виплати коштів) є повністю правомірним і відповідає вимогам до оформлення первинних документів відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2