Зміна ставки ЄСВ після отримання інвалідності: коли застосовувати

Ви маєте застосовувати ставку ЄСВ 8,41% з 4 червня 2026 року, тобто з дати фактичного отримання документів від працівниці, а не з 7 квітня, коли їй була встановлена інвалідність.

За період з 7 квітня по 3 червня включно дохід працівниці оподатковується за стандартною ставкою 22%. Законодавство категорично забороняє проводити перерахунок ЄСВ «назад» за минулі місяці (квітень та травень), навіть якщо витяг підтверджує наявність інвалідності в тому періоді.

Відповідно до абзацу восьмого підпункту 5 пункту 2 розділу III Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску..., затвердженої наказом Мінфіну № 449 (із змінами) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0508-15#n1257 , нарахування ЄСВ за ставкою 8,41% здійснюється роботодавцем із дати отримання від працівника документів щодо встановлення інвалідності.

Норми Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» № 2464-VI, а саме ч. 4 ст. 9 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2464-17#n241 та Інструкції № 449 не передбачають зменшення ставки за минулі періоди, якщо документи було надано із запізненням. До моменту фізичного отримання документа роботодавець не має законних підстав для застосування пільги.

З 1 січня 2025 року підтвердженням інвалідності для цілей ЄСВ є витяг із рішення експертної команди з оцінювання (електронний або на паперовому носії, належним чином засвідчений). Ваша працівниця отримала саме такий документ 7 квітня, тому підстава для застосування пільгової ставки наявна.

Оскільки документи надані бухгалтеру 4 червня, у місяці надання можуть застосовуватися дві ставки одночасно:

- 22% на доходи, нараховані за дні до 4 червня (включно з 3 червня);

- 8,41% на доходи, нараховані починаючи з 4 червня.

Дата встановлення інвалідності (7 квітня) для розрахунку ЄСВ не має значення, фактична дата встановлення групи є нерелевантною з точки зору застосування пільгової ставки.

Перераховувати ЄСВ за попередні місяці (квітень–травень) у бік зменшення не потрібно і не передбачено законодавством. Це підтверджує Головне управління ДПС у Черкаській області https://ck.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/947115.html : до дати отримання підтвердного документа роботодавець правомірно нараховував ЄСВ за ставкою 22%, навіть якщо інвалідність фактично була встановлена раніше.

Бажано зафіксувати дату отримання від працівниці документу, 4 червня 2026 року, щоб у разі перевірки було видно, з якої саме дати у роботодавця з’явилася підстава для застосування ставки 8,41% ЄСВ. Декілька варіантів, як це зробити:

- Реєстрація вхідного документа у журналі вхідної кореспонденції або в окремому журналі документів з кадрів/бухгалтерії, із зазначенням дати 04.06.2026, номера, ПІБ працівниці та назви документа;

- Підпис працівниці на копії витягу або на супровідній заяві/пояснювальній записці про те, що документ подано 04.06.2026;

- Службова/доповідна записка бухгалтера або кадровика про отримання витягу 4 червня 2026 року;

- Якщо у вас діє електронний документообіг, то достатньо електронної позначки про надходження із датою і часом.

Обов'язок своєчасно надати підтверджуючі документи покладений на працівника, а не на роботодавця. Тому роботодавець не несе відповідальності за застосування ставки 22% у квітні–травні. Саме тому важливо закріпити в локальних документах підприємства (наказ, посадова інструкція) вимогу до працівників негайно повідомляти про зміну статусу інвалідності та надавати відповідні документи.

Корисна інформація у статті «Довідка-розрахунок ЄСВ для банку» https://7eminar.ua/news/2190-dovidki-rozraxunok-jesv-dlya-banku

Раді допомогти, звертайтесь ще!