Облік трекерів для автомобілів: порядок, рахунок та відповідальні особи

Трекери можна обліковувати як окремі необоротні активи (зазвичай МНМА або ОЗ), оформити наказ бажано, і доцільно призначити відповідальних осіб.

Трекер є матеріальним активом, який використовується більше одного року, тому може визнаватися необоротним активом (НП(С)БО 7 «Основні засоби» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0288-00#Text, п. 4). Конкретний рахунок залежить від вартості та облікової політики підприємства:
— якщо вартість незначна — доцільно обліковувати як МНМА на субрахунку 112;
— якщо вартість перевищує встановлений критерій — як ОЗ (субрахунок 109 «Інші основні засоби»);
— рідше — як запаси (рах. 20/22) з подальшим списанням при встановленні.

Первинні документи є підставою для обліку господарських операцій (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, ст. 9), тому встановлення трекерів доцільно оформити актом (довільна форма) із зазначенням авто, дати, моделі трекера та відповідальної особи.

Наказ прямо не є обов’язковим за законом, але фактично необхідний для:
— визначення підходу до обліку (окремий об’єкт чи дообладнання);
— закріплення трекерів за авто;
— призначення відповідальних осіб;
— регулювання використання.

Відповідальну особу призначати доцільно (водій, механік або інша особа), оскільки це забезпечує контроль і збереження майна. Це не пряма вимога закону, але елемент належної організації обліку і збереження активів.

Проведення (варіант МНМА):
Придбання
Дт 152 – Кт 631
Дт 641 – Кт 631

Введення в експлуатацію
Дт 112 – Кт 152

Списання (50/100% або інший метод) — за обліковою політикою

Або як ОЗ:
Дт 109 – Кт 152

Отже, оптимальний підхід: облік як МНМА або ОЗ, акт встановлення + наказ, і обов’язково визначити відповідальних осіб.
Є приклади загальних наказів

Наказ про призначення відповідальних осіб за технічний стан, безпечну експлуатацію та зберігання транспортних засобів
Наказ про введення в експлуатацію МНМА

Раді допомогти, звертайтесь ще!