Правила включення витрат за електронними документами у бухгалтерію підприємства

Витрати визнаються у тому звітному періоді, в якому фактично отримані послуги/товари (за датою їх здійснення) та за наявності належно оформленого первинного документа, підписаного обома сторонами (у т.ч. КЕП).

Відповідно до ст. 9 Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n3, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які повинні бути належним чином оформлені та містити обов’язкові реквізити. Електронні документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові, за умови накладення кваліфікованих електронних підписів (КЕП) відповідно до Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг».

Згідно з п. 5 та п. 6 НП(С)БО 16 «Витрати» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o12, витрати визнаються у бухгалтерському обліку одночасно зі зменшенням активів або збільшенням зобов’язань, що приводить до зменшення власного капіталу, та відносяться до того звітного періоду, в якому вони були понесені (принцип нарахування).

Водночас, відповідно до ст. 4 Закону про бухгалтерський облік, підприємства застосовують принцип нарахування та відповідності доходів і витрат, за яким витрати визнаються у періоді, коли вони виникають, незалежно від дати оплати або підписання документа.

Разом з тим, первинний документ має бути оформлений належним чином, тобто підписаний обома сторонами (у випадку електронного документа - із застосуванням КЕП), і лише після цього він вважається таким, що підтверджує господарську операцію. Це випливає з вимог ст. 9 Закону про бухгалтерський облік та норм Закон України «Про електронні довірчі послуги».

У випадку, якщо первинний документ від контрагента (акт, накладна тощо) не отримано своєчасно, але господарська операція фактично відбулася, підприємство має право відобразити такі витрати на підставі самостійно складеного внутрішнього первинного документа (акта, бухгалтерської довідки тощо).

Такий підхід відповідає вимогам п. 2.2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17, згідно з яким первинні документи можуть складатися безпосередньо після завершення господарської операції, а також загальним принципам безперервності та своєчасності відображення операцій в обліку. Після отримання належним чином оформленого первинного документа від контрагента (у т.ч. підписаного КЕП), такий документ використовується як підтвердження раніше відображених витрат або як підстава для їх уточнення (коригування) у разі наявності розбіжностей.

Отже, витрати визнаються у періоді їх фактичного понесення за умови наявності належно оформленого первинного документа або, у разі його відсутності, - на підставі внутрішнього документа з подальшим підтвердженням.

Раді допомогти, звертайтесь ще!