Компенсація співробітнику за користування власним авто у бізнесі

Ні, компенсація не є обов’язковою, але без оформлення оренди або позички підприємство не має права заправляти авто працівника своїм пальним.

Якщо використовується механізм «компенсації використання автомобіля працівника», то його суть полягає саме у відшкодуванні витрат, які несе працівник. Працівник самостійно придбаває пальне, здійснює витрати на використання авто в інтересах підприємства та підтверджує їх (заява, розрахунок, подорожній лист тощо), після чого підприємство компенсує ці витрати. Така компенсація оподатковується ПДФО 18% і військовим збором 5% та не є базою для ЄСВ (Перелік №1170 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1170-2010-%D0%BF#Text).

Надання працівнику смарт-карти для заправки означає, що пальне фактично належить підприємству. Передача такого пального працівнику для заправки його особистого автомобіля є передачею товару іншій особі. Відповідно до визначення реалізації пального, це операція з передачі пального незалежно від форми розрахунків , в тому числі безоплатно (пп. 14.1.212 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text). Тобто така операція прирівнюється до реалізації пального.

У такому випадку виникають одразу декілька наслідків. По-перше, це порушення вимог щодо обігу пального та необхідності ліцензування (Закон №3817 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3817-20#Text). По-друге, для працівника це є дохід у вигляді додаткового блага, оскільки він отримує пальне за рахунок роботодавця без належного оформлення користування майном (пп. 14.1.47, пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ). Такий дохід оподатковується ПДФО 18% із застосуванням «натурального» коефіцієнта (п. 164.5 ПКУ) та військовим збором 5%.

Крім того, оскільки працівник перебуває у трудових відносинах, таке додаткове благо включається до інших заохочувальних і компенсаційних виплат та є базою для нарахування ЄСВ відповідно до Інструкції зі статистики заробітної плати №5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0114-04#Text.

Заправляти автомобіль за рахунок підприємства (у тому числі через смарт-карти) можна лише тоді, коли автомобіль оформлений у користування підприємства — за договором оренди (ст. 799 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#Text) або договором позички. У такому випадку пальне використовується підприємством у власній діяльності і не виникає ні реалізації пального, ні додаткового блага.

Отже, якщо авто не передано підприємству в користування, потрібно застосовувати саме механізм компенсації, і працівник повинен сам купувати пальне, а не отримувати його від підприємства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!