Алгоритм списання пального для підприємства з використанням ТТН

Для списання пального, придбаного за паливними картками, підприємство має впровадити систему документообігу, що включає затвердження внутрішніх норм витрат, ведення подорожніх листів (або їх аналогів) та складання щомісячних актів списання. Основним документом для підтвердження господарського використання авто є самостійно розроблений подорожній лист, а для списання вартості пального в обліку — акт списання.

Списання палива на підприємстві: облік та зразки документів. Експерт пояснив, як затвердити норми списання палива; що таке коефіцієнти витрат пального; яка формула розрахунку нормативних витрат палива з коефіцієнтами та як відобразити в бухобліку перевитрату пального https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi

Для правильної організації обліку та списання пального на підприємстві необхідно виконати кілька послідовних кроків.

1. Організаційні заходи та затвердження норм

Перш за все, необхідно видати наказ по підприємству про порядок експлуатації автомобілів. У цьому документі доцільно:

Закріпити кожен автомобіль за конкретним працівником (директор, менеджер, помічник директора);
Затвердити перелік осіб, допущених до керування;
Встановити індивідуальні норми витрат пального для кожного автомобіля;
Затвердити форму первинного документа для обліку роботи авто (наприклад, подорожнього листа);
Заборонити використання автомобілів в особистих цілях.
Оскільки обов'язкові державні норми витрат палива скасовано, підприємство має право розробити та затвердити власні, економічно обґрунтовані норми. Це можна зробити на основі контрольних замірів, проведених комісією, або орієнтуючись на рекомендаційні норми ДП «ДержавтотрансНДІпроект».

2. Облік придбання пального за картками

Вимоги щодо обігу, використання (видачі водіям тощо) та зберігання паливних карток встановлюються договором на відпуск паливно-мастильних матеріалів (ПММ) за паливними картками між покупцем і продавцем. Підприємство-покупець перераховує кошти на рахунок підприємства-продавця (емітента паливних карток). Для зручності користування підприємству надається доступ до його електронного кабінету, де можна контролювати залишки та змінювати ліміти для карток.

Виділяють:

паливні картки в літрах;
паливні картки у гривнях.
Особливістю паливної картки в літрах є те, що покупець при передоплаті вже зафіксував кількість та ціну пального і надалі вона не змінюватиметься. У день зарахування пального на таку паливну картку покупцеві переходить право власності. Покупець виписує видаткову накладну та залишає пальне на відповідальному зберіганні і видає за потреби покупцеві. Після заправки транспортного засобу оператор АЗС видає чек РРО.

Основною відмінністю паливної картки в літрах від талону є те, що номінал паливної картки не визначено, ліміти регулюються власником картки в особистому (електронному) кабінеті і термін використання картки значно більший. Адже за відсутності номіналу її можна використовувати протягом всієї дії договору. З талоном інший підхід – талон безпосередньо «віддається в обмін» на пальне і не повертається.

Паливні картки у гривнях – це засіб, що ініціює переказ коштів з умовного/віртуального рахунку покупця, на який попередньо було здійснено оплату.

У цьому випадку ціна, марка, кількість пального визначається в момент заправки транспортного засобу. Проте в особистому кабінеті можна ввести обмеження для певних карток, визначивши не тільки об’єм, а й марку палива.

У власність покупця пальне переходить у момент заправки. Чек РРО видають одразу після заправки.

Інструкцією №291 передбачено облік талонів на субрахунку 203 «Паливо», а про платіжні картки нічого не сказано. За аналогією ми можемо відкрити додаткові аналітичні рахунки для паливних карток у літрах, тому що за суттю механізм передачі палива такий самий, як і в разі використання талонів.

А от гривнева картка має іншу природу. Адже при перерахуванні коштів суб’єкту господарювання – емітенту паливної картки у гривнях заборгованість залишається саме гривнева. Тому використовувати проміжний субрахунок 203/карт немає потреби. Адже визначення об’єму та ціни палива відбувається саме в момент заправки.

3. Документальне оформлення та списання пального

Списання пального здійснюється на підставі первинних документів, що підтверджують його використання у господарській діяльності.

Подорожній лист: Оскільки типові форми скасовані, підприємство розробляє власну форму. Вона має містити обов'язкові реквізити первинного документа згідно зі ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»: назва документа, дата, назва підприємства, зміст операції (маршрут, пробіг), показники спідометра на початок та кінець дня, залишки пального, підписи відповідальних осіб. Подорожні листи складаються на кожну поїздку або можуть бути накопичувальними за певний період (тиждень, місяць).

Акт на списання палива: На підставі даних з подорожніх листів за звітний період (зазвичай, місяць) складається зведений акт на списання пального. Цей документ є підставою для відображення витрат в бухгалтерському обліку.

Бухгалтерські проведення при списанні: Вартість використаного пального списується на витрати залежно від напрямку використання автомобілів:

Автомобіль директора та помічника директора (адміністративні потреби):

Дт 92 «Адміністративні витрати» Кт 203/Пальне в баку авто.
Автомобіль менеджера (якщо його робота пов'язана зі збутом продукції/послуг):

Дт 93 «Витрати на збут» Кт 203/Пальне в баку авто.
Якщо автомобіль менеджера використовується для загальногосподарських цілей:

Дт 92 «Адміністративні витрати» Кт 203/Пальне в баку авто.

Раді допомогти, звертайтесь ще!