Затвердження строків зберігання документів експертною комісією підприємства

Так, експертна комісія підприємства має право встановити подовжені строки зберігання документів та об’єднати документи з військового обліку в одну справу за дотримання визначених умов.

Згідно з пунктом 1.7 Переліку типових документів, що створюються в діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, строки зберігання, передбачені у Переліку, є мінімальними. Підприємство має право подовжити строк зберігання документів, якщо це викликано специфікою його діяльності, і таке рішення приймає експертна комісія на підставі експертизи цінності документів. Відповідна позиція фіксується у протоколі засідання комісії та зазначається у графі 4 номенклатури справ. Якщо у справі містяться документи з різними строками зберігання, встановлюється один — найдовший строк для всієї справи.

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, у розділі IV, главі 2 визначають, що документи формуються у справи за функціональною, тематичною, хронологічною ознаками та строками зберігання. Забороняється поєднувати в одній справі документи з різними строками зберігання, крім випадків, коли для всієї справи встановлюється єдиний подовжений строк. Також передбачено, що документи у справі мають стосуватися одного календарного року, крім перехідних справ, які оформлюються окремо.

Таким чином, експертна комісія підприємства має повноваження затвердити рішення про подовження строків зберігання понад ті, що визначені у Переліку № 578/5, якщо це документально оформлено та зафіксовано у номенклатурі справ. Групування документів з військового обліку в одну справу допускається, якщо вони стосуються одного року, мають однаковий або погоджений єдиний строк зберігання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!