Як визнати добові витратами при відрядженнях без документів

Відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи, організації для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи з дотриманням гарантій ст. 121 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719): працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати з найму житлового приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.
Таким чином, виплата добових відрядженому працівнику, а також відшкодування документально підтверджених витрат у відрядженні є обов’язком роботодавця. Навіть без підтвердних документів добові мають бути виплачені та віднесені на витрати підприємства.
Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n21041), фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця або сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно): запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах та інших заходах, тематика яких збігається з господарською діяльністю роботодавця.
Враховуючи зазначене, обов’язковими документами будуть наказ про відрядження та один або декілька підтвердних документів, перелічених вище.
Отже, якщо жодних документальних доказів перебування у відрядженні не надано, такі добові будуть оподатковуваним доходом працівника: ПДФО 18% з коефіцієнтом 1,219512 і ВЗ 5% без коефіцієнта.
ЄСВ не виникає в будь-якому разі, адже добові без обмеження їх розміру не є базою нарахування ЄСВ згідно з п. 6 розд. І Переліку № 1170 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1170-2010-%D0%BF#Text).

Раді допомогти, звертайтесь ще!