Передача справ головного бухгалтера: документи та важливі нюанси

У разі звільнення головного бухгалтера, якщо нового ще не призначено, передача справ здійснюється директору підприємства, а звільнення не може бути зупинене через наявні недоліки в обліку.

Відповідно до частини четвертої статті 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV, відповідальність за організацію бухгалтерського обліку несе керівник підприємства. У разі відсутності головного бухгалтера саме директор приймає справи. Така практика підтверджується також листом Мінсоцполітики від 23.10.2009 № 251/06/186-09.

Порядок передачі справ не врегульований спеціальним нормативним актом, тому доцільно оформити акт приймання-передачі з переліком таких документів:

– фінансова, податкова, статистична звітність з підтвердженням прийняття;
– оборотно-сальдові відомості, регістри бухгалтерського обліку, головна книга;
– первинні документи: договори, накладні, акти, виписки банку;
– кадрові документи, якщо їх вів бухгалтер;
– акти інвентаризації (особливо щодо готівки, якщо бухгалтер вів касу);
– КЕП (акт передачі або анулювання);
– доступи до бухгалтерських, банківських та електронних систем.

Особливу увагу для підприємства – платника ПДВ слід звернути на стан СЕА ПДВ, наявність зареєстрованих податкових накладних і коригувань у ЄРПН, ліміти, залишки коштів та документи, що підтверджують право на податковий кредит. Після звільнення потрібно подати повідомлення за формою № 1-ОПП щодо оновлення інформації про відповідальну особу у контролюючих органах, у 10-денний строк (пункт 66.4 Податкового кодексу України).

Згідно зі статтею 38 Кодексу законів про працю України, працівник має право на звільнення за власним бажанням з обов’язковим попередженням за 14 днів. У день звільнення відповідно до статті 47 КЗпП роботодавець зобов’язаний видати наказ і провести повний розрахунок, незалежно від якості передачі справ. Порушення цього порядку є незаконним.

Наявність недоліків у бухгалтерському обліку не дає права відмовити в звільненні. Якщо внаслідок таких дій підприємству завдано шкоди, директор має право звернутися до суду із заявою про відшкодування збитків у порядку статті 233 КЗпП протягом року з моменту виявлення.

Починаючи з 28 серпня 2025 року, відповідальність головного бухгалтера як посадової особи регулюється статтею 99-1 Цивільного кодексу України, яка дозволяє стягнення шкоди, завданої діями чи бездіяльністю посадової особи товариства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!