Видаткова накладна як первинний документ повинна містити обов’язкові реквізити, визначені ст. 9 Закону про бухгалтерський облік https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 та Положенням №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17, а саме: назву документа; дату складання; найменування суб’єкта господарювання; зміст і обсяг господарської операції, одиницю виміру; посади, прізвища та власноручні підписи осіб, відповідальних за здійснення та оформлення операції.

Відсутність хоча б одного з цих реквізитів може призвести до втрати документом статусу первинного.

Зазначено, що печатка не є обов’язковою, а належить до додаткових реквізитів. Використання штампа замість печатки допустимо (Первинка без печатки, без підпису: що думають суди? https://7eminar.ua/events/3200/633).

Посада і прізвище (ПІБ) підписанта є обов’язковими реквізитами.

Рекомендовані дії звернутися до постачальника з письмовою вимогою надати виправлений документ або замінити накладну; за можливості - оформити нову видаткову накладну без помилок.

Якщо постачальник відмовляється виправляти документ, наслідки для покупця можуть бути такими: податкова може не визнати витрати або податковий кредит; документ може бути відхилений як неналежний доказ у суді.

Для ФОП діють ті самі вимоги до первинних документів. Лише підпис без зазначення прізвища та статусу (посади) - некоректно.

Навіть якщо ФОП підписує документ особисто і не має найманих працівників, у видатковій накладній потрібно зазначати: прізвище, ім’я, по батькові; за можливості, ще статус/посаду - наприклад, «Фізична особа – підприємець».

Раді допомогти, звертайтесь ще!