Первинка без печатки, без підпису: що думають суди?

Обов’язкові та додаткові реквізити первинного документа

Первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: особистий підпис, і звертаю увагу, або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. І залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися (можуть і не включатися) додаткові реквізити, серед них печатка.

Судова справа, коли податкова «наїхала» на підприємство через те, що не було на документах печатки. Так от, суд зазначив, що наявність посади, прізвища та ініціалів особи, яка брала участь у здійсненні господарської операції, є достатнім для ідентифікації. Отож, відсутність підпису посадової особи та печатки підприємства не може свідчити про наявність недоліків у заповненні первинних документів.

Так, з печатку це… Ну нема печатки, то нема печатки. Але звісно краще не допускати наявність документів без підписів. Адже якщо ви відкриєте ось цю Постанову другу апеляційного суду, там розглядалася справа, що суд врахував той факт, що документи відновлювалися після знищення. Звісно, коли вони відновлювалися після знищення, на них не було ось цих оригінальних підписів. Звісно в інших випадках суди можуть не визнати такі документи без підписів.

Позиція суду щодо відсутності посади та підпису особи, відповідальної за госпоперацію

Ще один обов'язковий реквізит первинного документа - це посада, прізвище. Крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Нацбанком, посада, прізвище осіб відповідальних за здійснення господарської операції й правильність її оформлення. Ну і дійсно, не було в первинному документі, значить суди неправильно вказали на такі недоліки наданих позивачем видаткових накладних, рахунків-фактур, рахунків на оплату як відсутність найменування посади та прізвища відповідальних осіб. Зазначені реквізити через вимоги чинного законодавства є обов'язковими, а тому відсутність останніх у відповідних документах позбавляє можливості розцінювати їх як належні первинні документи. Тому зверніть увагу на такі обов'язкові реквізит, як посада і прізвища. І тут, якщо «наїде» податкова, то в принципі ну суд, він буде дуже формально дивитися на те, що це обов'язковий реквізит первинного документа.

Позиція суду та ДПС щодо відсутності реквізитів, інформацію про які містить е-підпис

Тепер, якщо документ підписаний електронним підписом, то на самому електронному підписі звісно будуть відомості про посаду і прізвище підписанта. Тобто коли ви накладете той підпис, там буде чітко проідентифікована особа. Але те, що електронний підпис, він містить електронні дані про посаду і прізвище підписанта, воно зовсім не означає, що в самому первинному документі не мають заповнюватися ті реквізити. Вони там мають бути. Тобто одна річ коли на електронному підписі є ось те розшифрування і зовсім інша річ обов'язковий реквізит первинного документа, це посада та підпис. І чи взагалі завадить відсутність ідентифікації операції у цих підписантів? Ну взагалі-то ось ці інші реквізити, електронний підпис, вони дозволяють чітко ідентифікувати підписанта. І фактично підстав не визнати такий документ і операцію за ними ну немає. Чому? Тому що, якщо ми звернемося безпосередньо до Закону про бухоблік: «…особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу…». Тобто з одного боку проблем з документом немає бути, але скоріш за все податкова буде до такого документа чіплятися. Тому подбайте ще про те, щоб у вас десь в самому документі були дані про посаду і прізвище підписанта. І все одно накладеться там електронний підпис, який по факту продублює вам ще цю посаду.