Чи потрібен чек заправки для обліку ПММ у бухобліку

За умови отримання щомісячної видаткової накладної та розшифровки заправок від постачальника ПММ, касовий чек з АЗС не є обов’язковим для підтвердження господарської операції. Однак для уникнення будь-яких суперечок із контролюючими органами, рекомендовано все ж зберігати чеки, якщо це можливо

Основним первинним документом, що підтверджує факт отримання ПММ, у вашому випадку є саме видаткова накладна та розшифровка заправок від постачальника. Ці документи підтверджують обсяг отриманого палива, його вартість та дату операції, що є достатнім для бухгалтерського обліку.
Касові чеки АЗС фіксують факт розрахункової операції. Оскільки оплата відбувається не готівкою і не в момент заправки (авансом), а розрахунки за картками проводяться в кінці місяця на підставі наданих документів, обов'язок збирати окремі чеки знімається.

Відображати передоплату за паливо на рахунку 39 "Витрати майбутніх періодів" — це некоректно. Рахунок 39 призначений для обліку витрат, які відбулися в поточному періоді, але будуть списані на витрати майбутніх періодів (наприклад, передоплата за оренду). Правильним є відображення передоплати за ПММ на субрахунку 371 "Розрахунки за виданими авансами" у кореспонденції з субрахунком 311 "Поточні рахунки в національній валюті".

Проводки будуть такими:

Дт 371 (Аванси видані) Кт311 (Поточні рахунки) — на суму передоплати за паливо.

Після отримання видаткової накладної та розшифровки від постачальника, здійснюється залік заборгованості: Дт203 (Паливо) Кт631 (Розрахунки з постачальниками) — на суму отриманого палива.
Дт631 (Розрахунки з постачальниками) Кт371(Аванси видані) — на суму заліку авансу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!