Потреба в подорожньому листі для звітності автомобіля щомісяця

Ні, складати саме «Подорожній лист» не обов'язково. Ви можете використовувати вашу «Картку звіту місячного пробігу авто» за умови, що вона містить усі обов'язкові реквізити первинного документа та її форму затверджено наказом по підприємству. Назва документа не має значення, головне — його зміст та належне оформлення. Типові форми подорожніх листів для легкових та вантажних автомобілів скасовано. Законодавство не вимагає використання документів із конкретною назвою «Подорожній лист». Підприємства мають право самостійно розробляти та затверджувати форми первинних документів для обліку роботи автотранспорту та списання пального.

Ваша «Картка звіту місячного пробігу авто» є підставою для списання пального, а отже, вона повинна мати статус первинного документа. Для цього вона має містити всі обов'язкові реквізити, передбачені Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9, п. 2:

назву документа (форми), наприклад, «Картка звіту місячного пробігу №__»;
дату складання;
назву підприємства, від імені якого складено документ;
зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру (маршрут, пробіг в км, витрати пального в л тощо);
посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (наприклад, підписи водія та відповідальної особи, яка затверджує звіт).
Ваш перелік полів (маршрут, дата, показники спідометра) вже покриває «зміст та обсяг операції». Переконайтеся, що ваша форма також містить назву підприємства, назву самого документа, посади та підписи відповідальних осіб.

Законодавство не встановлює чіткої періодичності складання таких документів. Підприємство визначає це самостійно (щодня, раз на тиждень, раз на місяць) і фіксує у внутрішньому розпорядчому документі (наприклад, у наказі про організацію експлуатації автомобіля або в наказі про облікову політику).

Водночас, для дотримання принципу відображення господарських операцій у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені, доцільно складати такий документ не рідше одного разу на місяць. Ваша «Картка звіту місячного пробігу» повністю відповідає цій рекомендації.

Раді допомогти, звертайтесь ще!