Питання щодо витрат на транспортування без чітких постачальників продукції

Основою для бухгалтерського та податкового обліку є первинні документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції (ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»). У вашому випадку є два комплекти документів:

На придбання товару: видаткова накладна від постачальника (юридичної особи).
На доставку товару: експрес-накладна (ЕН) від «Нової пошти», де відправником вказана невідома фізична особа.
Головний ризик полягає в тому, що контролюючий орган може заявити про відсутність зв'язку між придбанням товару у постачальника та його доставкою від невідомої фізичної особи. Це може призвести до:

Податківці можуть стверджувати, що ці витрати не пов'язані з господарською діяльністю, оскільки неможливо ідентифікувати, що саме ця доставка стосується товару від конкретного постачальника.
Втрати податкового кредиту з ПДВ за послуги доставки, оскільки операція може бути визнана такою, що не відбулася в рамках господарської діяльності.
Неправильно вказаний відправник в ЕН є суттєвою помилкою, оскільки вона не дозволяє ідентифікувати учасника господарської операції.

Щоб довести зв'язок між поставкою та доставкою і захистити право на витрати та податковий кредит, вам необхідно отримати додаткові докази.

Ключовим документом є лист-пояснення від постачальника.

Зверніться до постачальника з проханням надати офіційний лист (у довільній формі), в якому буде зазначено приблизно таке:

«На виконання договору № [номер] від [дата] та видаткової накладної № [номер] від [дата], відправка товару на адресу [Ваша назва ТОВ] була здійснена за нашим дорученням фізичною особою [ПІБ особи-відправника] через ТОВ "Нова пошта" (експрес-накладна № [номер ЕН])».
Такий лист буде надійним доказом, що фізична особа діяла за дорученням постачальника і відправила саме той товар, який ви придбали. Цей документ допоможе обґрунтувати правомірність віднесення витрат на доставку до собівартості придбаних товарів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!