В такому випадку це буде не оренда, а позичка. Позичка, це, по суті, безоплатна оренда. В такому разі укладають договір позички.

Відповідно до ст. 827 ЦКУ за договором позички одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов'язується передати другій стороні (користувачеві) річ для користування протягом встановленого строку. Користування річчю вважається безоплатним, якщо сторони прямо домовилися про це або якщо це випливає із суті відносин між ними.( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3999)

Договір позички укладається у письмовій формі. Сама операція з передання авто у позичку оформляється актом приймання-передачі за довільною формою.

За ЦКУ такий договір не потребує нотаріального посвідчення, але податківці вимагають, щоб такі договори були нотаріально посвідченими (хоча суди вважають, що коли в позичку передається автотранспортний засіб, то нотаріально посвідчувати такий договір не слід. Навіть коли стороною договору є фізособа).

Отримання автов позичку в бухобліку відображають за Дт 01 «Орендовані необоротні активи».

20-ОПП
Протягом 10 днів із дня заключення договору позички потрібно подати за основним місцем обліку форму №20-ОПП.

Списання палива

Підставою для списання використаних автотранспортом паливно-мастильних матеріалів є первинні документи. Можна користуватися звичною формою подорожнього листа або ж розробити власну форму, взявши за основу, наприклад, скасовану типову.

Головне, щоб такий подорожній лист мав всі обов'язкові реквізити первинного документа, зазначені в п. 2.4 Положення №88, а також всі показники, потрібні для ведення обліку роботи транспорту та використання пального (зокрема, показники спідометра та залишку пального на початок і кінець облікового періоду, за який складається подорожній лист, відомості про пробіг, заправку і витрати пального тощо).

При використанні автомобіля в службових цілях фіксується пробіг, складається путівка та витрати пального на службову поїздку відбуваються за рахунок підприємства.

Додатково у матеріалі: https://7eminar.ua/news/1998-podoroznii-list

Ремонт авто

Витрати, здійснювані для підтримки автомобіля в робочому стані (проведення технічного обслуговування і ремонту), включаються до складу витрат згідно з П(С)БО 16. Витратний рахунок залежить від напряму використання автомобіля.

Страхування

Обов’язок страхування цивільно-правової відповідальності покладено на власників наземних транспортних засобів. В розумінні законодавства до власників також належать користувачі наземних транспортних засобів на основі договору оренди або правомірно експлуатують транспортний засіб на інших законних підставах ( ст.1 Закону України від 25.01.2024 № 3720 "Про обов’язкове страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів" https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3720-20#n6).

Отже, обов’язок сплати страховки лежить на позичальнику. У позичкодавця при цьому не виникає додаткове благо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!