Витрати на проживання в готелі: як правильно оформити

Вітаю! Підкажіть, як бути з витратами на проживання. Працівник зупиняється в готелі і в рахунку вказується, що це двомісний номер, одномісних в наявності немає. Оплата відбувається, як за рахунок працівника, так і інколи напряму товариство перераховує на готель. І як бути, якщо троє співробітників зупиняються в трьохмісному номері і оплату за нього може зробити тільки одна людина? На кого повинні бути виписані документи з готолю в такому випадку? Дякую!

ОК

Олена, консультант

експерт

30.08.2025 | 16:44

Очікує відповідь

Керівник комерційного підприємства може дозволити компенсацію проживання одного відрядженого у двомісному номері.

Оподатковується відшкодована сума витрат у розмірі вартості другого місця в даному номері, як дохід у вигляді додаткового блага (ЗІР, 103.17 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40983 ).

Для уникнення проблем із оподаткування в Положенні про відрядження потрібно передбачати можливість у виключних випадках за доповідною відрядженого дозволяти оплату двомісного номера. Тобто обгрунтовувати можливість або оподатковувати вартість компенсованого другого місця.

Оплата одним відрядженим за колег можлива. Але кожну конкретну ситуацію потрібно аналізувати. Приміром відряджені особи не отримували аванс, а оплату доручено одному із відряджених з подальшою компенсацією. Про це має бути зазначено в наказі про відрядження. В такому разі звітує той працівник, хто проводив оплату проживання за всіх.

Тут важливо, аби в рахунку на проживання було зазначено ПІБ всіх відряджених. Додається чек, а у разі оплати платіжною карткою – виписка з карткового рахунку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!