Підтвердження відрядження за кордон: авто, документи та терміни

Чи достаньо для підтвердження відрядження закордон на особистому авто відміток у закордонному паспорті та запрошення від контрагента ? Чи може відрядження тривати 100 діб закордоН ? Чи обовязково брати авто в оренду у працівника та посвідчувати договір нотаріально ?

ОК

Олена, консультант

експерт

29.08.2025 | 21:58

Очікує відповідь

Відрядження на авто працівника можливо

1.Авто працівник можна залучити до використання в госпдіяльності на підставі заяви працівника та наказу

Звісно, для обліку та оподаткування оптимально оформлювати авто сторонньої фізособи за договорами оренди (платне користування) чи позички (безоплатне користування). В такому разі авто за актом приймання-передачі передається на забаланс підприємству і стає службовим.

Якщо авто працівника залучати за його заявою та наказом у відрядження, то таке залучення може бути як платним, так і безоплатним. Але авто залишається у користуванні працівника. І тому завжди виникає під час перевірки багато питань щодо пробігу, чи весь він пов’язаний із відрядженням, а не особистими потребами власника.

Саме тому компенсація вартості пального, навіть при самому бездоганному документальному оформленні, залишається питанням проблемним по оподаткуванню (ПДФО/ВЗ).

Отже, документи: наказ про залучення авто у відрядження, подорожній листі затвердженої підприємством формою для обліку пробігу авто, чеки на заправку пальним, затвердження наказом норм списання пального на витрати. Доцільно до наказу про відрядження затвердити маршрут слідування.

Запрошення контрагента підтверджує зв’язок відрядженні із госпдіяльністю підприємства, але не є тим документом, що підтверджує відрядження для не оподаткування добових.

Перетин кордону для оподаткування передбачено як підтвердження для відрядження у візові країни. Для безвізових країн потрібні підтвердження проживання чи проїзду. За їх відсутності виникатиме оподаткування добових (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 )

2. В законодавстві є єдина норма щодо тривалості відрядження (п.6 постанови КМУ від 02.02.2011. № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/98-2011-%D0%BF#Text ). На цей термін орієнтуються податківці. За кордон – 60 к.дн. Більші терміни можливі по будівельним, проектно – пошуковим роботам.

3. Якщо бажаєте мати безпроблемні витрати на пальне, то краще договір оренди із нотаріальним посвідченням. Можливо укласти договір позички. Це безкоштовне користування. Цей догові можливий без нотаріального посвідчення. Решта в п. 1.

Раді допомогти, звертайтесь ще!