Так, Ви повинні відшкодувати працівнику витрати на проживання.

Гарантія відшкодування відрядженому працівнику вартості проживання затверджена ст. 121 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719).

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема, на оплату вартості проживання у готелях (мотелях).

До підтвердних документів належать документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи. У Вашому випадку готельний рахунок та чек.

Згідно з пп. 170.9.3 ПКУ документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує таке відрядження.

Тобто, якщо відрядження було у грудні, до кінця січня він може подати відповідні документи для відшкодування.

Авансовий звіт зараз в обов’язковому порядку складається тільки в двох випадках (пп. 170.9.4 ПКУ) у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 цього пункту, з метою розрахунку суми податку;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Якщо розрахунок за проживання був безготівковим, авансовий звіт в обов’язковому порядку не складається, а відшкодування проводиться на підставі наданих документів (готельний рахунок, чек).

Раді допомогти, звертайтесь ще!