Заголовок тимчасово відсутній

Якщо у документі передбачено накладення двох підписів (наприклад, директора і відповідальної особи), то для повноцінності документа потрібні обидва підписи. Процес створення електронного документа завершується лише після накладення всіх необхідних підписів.

Згідно з ч.2. ст.9 Закону № 996 первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Як бачимо, «посада і прізвище осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення» та «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції» – це два різних реквізити первинного документа, незалежно від того, в якій формі він складений: письмовій чи електронній.

Відсутність в первинному документі такого реквізиту є недоліком такого документу, який цілком може призвести до конфлікту з контролюючим органом. І хоча можна буде довести, що цей недолік є неістотним, право не наражати себе на конфлікт з контролюючим органом залишається за учасником господарської операції.

Отже, якщо в акті передбачено два підписи, але підписаний лише одним (наприклад, директором), такий документ не можна вважати повноцінним і юридично дійсним. Він не відповідає вимогам щодо обов’язкових реквізитів первинного документа.

Таким чином, для визнання електронного документа правильним і юридично вірним, необхідно забезпечити накладення всіх підписів, передбачених у документі.

Раді допомогти, звертайтесь ще!