В Україні підтвердження трудового стажу залежить від періоду роботи: до 1 січня 2004 року – за даними паперової трудової книжки, після 1 січня 2004 року – через дані реєстру застрахованих осіб. З 2021 року працює електронна трудова книжка, яка дозволяє оцифрувати інформацію про всі періоди трудової діяльності. Для цього необхідно подати скановані копії паперових книжок до Пенсійного фонду України до 10 червня 2026 року. Водночас відсутність оцифрованих даних не впливає на набуте право на страховий стаж

Керівник Центру правової допомоги ФПУ відповіла на запитання щодо ситуацій, коли працівник має дві трудові книжки, та пояснила, як правильно робити записи окремим рядком

Сканкопію трудової книжки для оцифрування можна подати онлайн як працівнику, так і страхувальнику. Після обробки відомості відображаються в особистому кабінеті користувача

У разі, якщо трудова книжка містить виправлення або неточні записи, особливо щодо роботи на підприємствах із тимчасово окупованих територій (до 2022 року), підтвердити стаж для призначення пенсії можна через спеціальні Комісії при головних управліннях Пенсійного фонду України. Саме вони уповноважені перевіряти достовірність відомостей і встановлювати трудовий або пільговий стаж за архівними чи іншими документами

Якщо ви втратили трудову книжку, не варто хвилюватись. Після 1 січня 2004 року вся інформація про стаж застрахованих осіб автоматично зберігається в системі Пенсійного фонду України. Якщо ж вам потрібно підтвердити стаж до цієї дати, можна використати довідки з підприємств, виписки з наказів, або навіть свідчення колег

При влаштуванні на роботу працівник не надав трудову книжку, бо вона була втрачена. Оформлювати йому нову з записом про прийняття №1? Чи зараз не актуально у зв'язку з ЕТК, просто подати об'єднаний звіт і все?

В ФПУ пояснили, що усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться після видання наказу. Це потрібно зробити не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення – у день звільнення

Під час подання документів для оцифрування трудової книжки на вебпорталі Пенсійного фонду користувачі можуть зіткнутися з повідомленням «Зчитування приватного ключа». Це не технічна помилка, а підказка системи: звернення потрібно підписати саме кваліфікованим електронним підписом (КЕП)

У день звільнення роботодавець має виконати низку обов’язкових дій – видати наказ, провести остаточний розрахунок і, за потреби, повернути трудову книжку. Порушення цих вимог може коштувати підприємству додаткових виплат, адже затримка з видачею документів вважається вимушеним простоєм із оплатою середнього заробітку

Заповнення трудових книжок регулюється законодавством про працю, а не стандартами документообігу. ДСТУ 4163:2020 визначає порядок оформлення управлінських документів, але не стосується трудових книжок. Тому відомості на титульному аркуші виконуються повністю із зазначенням прізвища, імені та по батькові працівника

У такому випадку, кадровик має зазначити, що попередній запис є недійсним, і оформити вкладиш відповідно до вимог Інструкції

Працівника звільнили у зв'язку зі смертю. Чи потрібно сканкопії його трудової книжки відправляти до Пенсійного фонду України?

В Україні активно триває процес переходу від паперових до електронних трудових книжок – це частина державної цифрової реформи у сфері обліку трудової діяльності. До 10 червня 2026 року всі роботодавці, зокрема фізичні особи-підприємці, мають подати до Пенсійного фонду скановані копії трудових книжок своїх працівників. ПФУ надає детальний покроковий алгоритм для ФОП, як правильно це зробити

Електронна трудова книжка є цифровим аналогом паперової трудової книжки, що впроваджена для полегшення обліку трудової діяльності, зменшення паперових документів і забезпечення доступу до даних про страховий стаж. До 10 червня 2026 року потрібно оцифрувати паперові трудові книжки і після цього буде створена електронна версія книжки, а паперова стане непотрібною

В Центрі правової допомоги ФПУ пояснили, якою мовою вести трудову книжку, адже бланк містить дві частини для заповнення (українську та російську)

В Україні триває перехід до електронного обліку трудової діяльності, який має завершитися до 10 червня 2026 року. Працівники та роботодавці повинні подати сканкопії трудових книжок для оцифрування до Пенсійного фонду через вебпортал. Перед скануванням необхідно провести аудит трудової книжки, перевіривши правильність записів та їх відповідність вимогам законодавства

Електронна трудова книжка стала основним джерелом інформації для підтвердження трудового стажу та доходів, проте її дані залежать від системи персоніфікованого обліку (СПОВ). Вона запрацювала лише з 1998 року, тому записи про трудові відносини до цього часу в електронній системі відсутні. Крім того, особливості формування звітності у 1998–2009 роках можуть створювати прогалини чи технічні неточності у відображенні періодів роботи

Яка відповідальність ФОПа у разі втрати трудової книжки найманого працівника?

Для перевірки результатів оцифрування трудової книжки необхідно зайти на вебпортал Пенсійного фонду України. Роботодавець може переглянути статус у кабінеті страхувальника розділ «Відомості про трудові відносини», а працівник – в особистому кабінеті «Мої звернення»

Роботодавець зобов’язаний на вимогу працівника вносити записи до трудової книжки про прийняття, переведення, звільнення та заохочення