Ситуація, коли працівник просить видати трудову книжку, знайома не лише кадровикам, а й бухгалтерам, які часто залучені до документообігу підприємства. Коли закон дозволяє видачу трудової книжки? Які документи потрібно оформити? Чи слід вести окремий облік таких дій? Розглянемо детальніше

Якщо після оцифрування трудової книжки Пенсійний фонд не зарахував частину стажу через нечіткі записи, потрібно звернутися до архіву або підприємства, де ви працювали, та отримати документи, які підтверджують цей період (накази, довідки, табелі, особові рахунки тощо). Скановану копію підтверджуючого документа необхідно направити через вебпортал ПФУ з накладанням КЕП або особисто подати до сервісного центру Пенсійного фонду

Працівник у ПФУ оцифрував трудову книжку. Тепер при звільненні потрібно вносити запис на порталі ПФУ протягом 1 доби? А при прийнятті на роботу скільки є часу?

Подати відомості про зміни у трудових відносинах працівника роботодавець може на вебпорталі ПФУ в особистому кабінеті страхувальника, скориставшись опцією «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)»/«Повідомлення про зміни в трудових відносинах» в пункті меню «Комунікації з ПФУ»

Для зарахування страхового стажу за періоди до 01.01.2004 територіальні органи ПФУ керуються старим законодавством. Основним документом залишається трудова книжка, а за її відсутності – інші офіційні документи, включаючи довідки з архівів

При оформленні трудової книжки нового працівника, в якій містяться записи про трудову діяльність у відомостях про нагородження, роботодавець має перейти до розділу «Відомості про роботу». У разі заповнення всіх сторінок трудової книжки слід завести вкладиш, який буде заповнюватися за аналогічними правилами. Записи про нагородження залишаються без змін, а нова інформація про трудову діяльність вноситься до вкладиша

В який термін потрібно вносити записи до трудової книжки з моменту настання події?

Внести запис про роботу за сумісництвом до трудової книжки можливо лише за бажанням працівника і тільки за місцем його основної роботи. Для цього необхідно надати довідки або копії наказів про прийняття і звільнення з сумісництва. Запис можливий лише після звільнення з місця сумісництва та в межах періоду роботи за основним місцем

Наразі немає підстав для обов'язкової видачі працівникам трудових книжок, які зберігаються у роботодавця. Однак, працівники мають право на отримання своїх трудових книжок на вимогу, бажано оформлену у вигляді заяви. Трудова книжка повинна бути видана працівнику також у разі його звільнення. Видача трудових книжок усім працівникам стане обов'язковою після завершення робіт Пенсійного фонду з їх оцифрування

Завантажені скан–копії трудової книжки, диплому чи свідоцтва про народження дитини обробляються Пенсійним фондом України протягом 30 днів, але зазвичай цей процес займає близько двох тижнів. Перевірити статус оцифрування можна в розділі «Мої звернення» на порталі ПФУ

Роботодавець – фізична особа-підприємець не має права зберігати трудову книжку працівника, вона повинна залишатися у працівника. Якщо роботодавець – юридична особа, то книжка може зберігатися у нього, але він не зобов’язаний її приймати. Враховуючи перехід на електронний облік трудової діяльності, зберігання паперових трудових книжок поступово втрачає обов’язковий характер. Порушення правил обліку та зберігання трудових книжок може призвести до штрафних санкцій

ВС дійшов висновку, що трудова книжка є основним документом, що підтверджує трудовий стаж. Разом з тим, у разі якщо остання містить неправильні чи неточні записи про періоди роботи (тобто такі, з приводу яких виникають сумніви у їх достовірності) то для підтвердження трудового стажу потрібні інші докази

Весь період позбавлення особистої свободи (полон), а також протягом шести місяців з дня звільнення, у разі проходження такою особою заходів з медичної, реабілітаційної, у тому числі психологічної, допомоги, санаторно-курортного лікування, інших відновлювальних заходів, у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України, повинен бути зарахований до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку

В ПФУ пояснюють, що документи про стаж (зокрема, трудова книжка), вік та заробітну плату для призначення пенсії подаються тільки в оригіналах

Підставою для зарахування страхового стажу будуть саме дані, наявні в Реєстрі застрахованих осіб, з урахуванням сплати єдиного соціального внеску, тож додаткові підтверджуючі документи не потрібні

Електронна трудова книжка є цифровим аналогом паперової трудової книжки, що впроваджена для полегшення обліку трудової діяльності, зменшення паперових документів і забезпечення доступу до даних про страховий стаж. До 10 червня 2026 року потрібно оцифрувати паперові трудові книжки і після цього буде створена електронна версія книжки, а паперова стане непотрібною

У ПФУ Вінниччини, роз'яснили механізм внесення інформації про трудову діяльність на вебпортал Пенсійного фонду. Відомості про трудову діяльність можуть подаватися роботодавцем або працівником через вебпортал у вигляді сканкопій документів або в оцифрованому вигляді