Зайві відпускні при звільненні працівника: як визначити суму та відобразити в звітності

1. Утримання зайвих відпускних: законодавчі норми та коли (не)проводити
2. Як визначити кількість днів перевикористаної відпустки
3. Сума зайвих відпускних, яку слід утримати: як обчислити
4. Бухоблік відсторнованих відпускних при звільненні
5. Заповнюємо Додаток Д1 та додаток 4ДФ
6. Донарахування ЄСВ до МЗП за минулий місяць
7. Висновки

Утримання зайвих відпускних: законодавчі норми та коли (не)проводити

В деяких випадках, дійсно буває таке, що працівнику надають відпустку повної тривалості, але він звільняється до завершення робочого року.

Чому так відбувається?

Річ у тім, що ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 №504/96-ВР (далі – Закон про відпустки), передбачені правила надання щорічних відпусток в перший та наступні робочі роки. Нагадаємо ці правила.

Правило 1. Право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на даному підприємстві.

Тобто якщо працівника прийняли на роботу, наприклад, 1 лютого 2026 року, то він має право на використання щорічної відпустки повної тривалості тільки через 6 місяців з дня прийняття на роботу. Тобто, з 1 серпня такому працівнику можна надати відпустку повної тривалості (а це мінімум 24 календарні дні) навіть якщо він відпрацював тільки 6 місяців.

Правило 2. У разі надання працівникові зазначених щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу.

Наприклад, працівника прийнято на роботу 1 лютого 2026 року. З 1 травня 2026 року він хоче використати частину щорічної відпустки. Тож такому працівнику може бути надана щорічна відпустка з 1 травня, але її тривалість буде визначатись пропорційно відпрацьованому часу. Тобто такий працівник матиме право на щорічну відпустку тривалістю 6 календарних днів.

Правило 3. Окремим категоріям працівників у перший рік роботи можуть надавати щорічні відпустки повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи у перший рік роботи на даному підприємстві. Перелік таких категорій працівників тут.

Правило 4. Щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівникові в будь-який час відповідного робочого року. Тобто, якщо у працівника починається новий робочий рік, то навіть у перший день такого робочого року працівник має право використати щорічну відпустку повної тривалості.

Але якщо працівник використав відпустку, наприклад повної тривалості за відповідний робочий рік, проте звільняється до закінчення такого робочого року, це означає, що частина днів відпустки була надана в рахунок невідпрацьованої частини робочого року. Тобто він використав певну кількість днів відпустки, на які не набув право.

Відпускні за такі перевикористані дні потрібно відрахувати із заробітку працівника. Це пряма норма ст. 22 Закону про відпустки:

У разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який він уже одержав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості власник або уповноважений ним орган провадить відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.

В окремих випадках таке відрахування не проводиться. Так, відрахування не провадиться, якщо працівник звільняється з роботи у зв'язку з:

1. призовом або прийняттям (вступом) на військову службу, направленням на альтернативну (невійськову) службу;
2. переведенням працівника за його згодою на інше підприємство або переходом на виборну посаду у випадках, передбачених законами України;
3. відмовою від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, а також відмовою від продовження роботи у зв'язку з істотною зміною умов праці;
4. змінами в організації виробництва та праці, в тому числі ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників;
5. виявленням невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров'я, що перешкоджають продовженню даної роботи;
6. нез'явленням на роботу понад чотири місяці підряд внаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, якщо законодавством не встановлено більш тривалий термін збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні;
7. поновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу;
8. направленням на навчання;
9. виходом на пенсію.

Відрахування із заробітної плати за невідпрацьовані дні відпустки також не провадиться у разі смерті працівника.

Як визначити кількість днів перевикористаної відпустки

Щоб визначити яку кількість днів відпустки було надано в рахунок невідпрацьованої частини року, потрібно знайти різницю між фактично використаними днями відпустки і днями, на які працівник має право на момент звільнення.

Своєю чергою, щоб визначити належну кількість днів відпустки, потрібно застосовувати механізм, який був наведений у численних роз’ясненнях Мінекономіки.

Так, якщо працівник звільняється до завершення робочого року, або в робочому році були періоди, які не зараховуються до відпускного стажу, кількість належних днів відпустки слід визначати розрахунковим шляхом. Спеціальної формули розрахунку днів відпустки немає. Але Мінекономіки листі від 26.02.2024 №4707-05/14491-09 у листі рекомендують використовувати алгоритм розрахунку, передбачений Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 8.02.1995 №100 (далі – Порядок №100).

Крок 1. Визначаємо кількість днів відпустки на 1 календарний день за повний робочий рік, виключаючи святкові дні, які приходяться на цей період (якщо такі святкові дні є).

Крок 2. Визначимо календарні дні стажу за робочий рік, зокрема по день звільнення включно.

Крок 3. Перемножуємо отримані показники.

Увага! Відрахування із зарплати за дні перевикористаної відпустки проводимо тільки при звільненні працівника

Наприклад, якщо працівнику була надана щорічна відпустка повної тривалості, а на робочий рік прийшлись періоди, які не зараховуються до відпускного стажу, і відповідно кількість належних днів відпустки зменшилась, відрахування за ст. 22 Закону про відпустки не проводимо, якщо працівник продовжує працювати. В цьому випадку при наданні відпустки за наступний робочий рік слід провести перерахунок тривалості щорічної відпустки залежно від фактично відпрацьованих працівником днів, з урахуванням кількості днів відпустки, отриманої авансом (див. лист Мінекономіки від 30.09.2024 №4701-05/71262-09).

Також норма щодо відрахування відпускних при звільненні стосується тільки щорічних відпусток. Підстав для відрахування за дні навчальної, творчої, чорнобильської відпустки, відпустки УБД, соцвідпустки на дітей тощо немає.

Сума зайвих відпускних, яку слід утримати: як обчислити

Сума відпускних, яку слід відрахувати із заробітку працівника при звільненні, визначається за загальним правилом. Потрібно середню зарплату помножити на кількість перевикористаних днів відпустки.

Важливо! Нову середню зарплату в даному випадку визначати не потрібно

Середня зарплата була визначена при наданні відпустки працівнику. Тому і відраховують суму відпускних за дні відпустки, наданої в рахунок невідпрацьованої частини робочого року, за тією ж самою «середньою», за якою були нараховані відпускні.

Увага! При проведенні остаточного розрахунку із заробітку працівника потрібно відсторнувати суму 5400 грн, тобто в обліку проводимо зі знаком мінус

Бухоблік відсторнованих відпускних при звільненні

Проведення в бухобліку будуть залежати від того нараховує підприємство резерв відпусток чи ні (див. таблицю нижче).

Заповнюємо Додаток Д1 та додаток 4ДФ

Додаток Д1. Сторновані відпускні відображаємо в розрахунку за той звітний період (місяць), коли вони були проведені. При чому Порядком заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну України від 13.01.2015 №4 допускається відображення від’ємних значень сторнованих сум відпускних.

Сторновані суми відпускних відображаємо в окремому рядку від заробітної плати, зазначаючи, зокрема:

1. у графі 09 – код типу нарахувань «10»;
2. у графі 10 – місяць і рік, за які раніше були нараховані відпускні;
3. у графах 16 і 17 – суму сторнованих відпускних зі знаком «мінус»;
4. у графі 20 – ЄСВ зі знаком «мінус», що була нарахована на суму сторнованих відпускних.

Додаток 4ДФ. Відсторновану суму відпускних зазначаємо в додатку 4ДФ в загальній сумі зарплати з ознакою доходу «101».

Донарахування ЄСВ до МЗП за минулий місяць

При відрахуванні відпускних може бути таке, що база нарахування ЄСВ за минулий місяць буде менше мінімальної зарплати. В такому випадку потрібно буде виконати вимогу щодо ЄСВ з мінзарплати.

Важливо! Таку додаткову базу відображають із типом нарахування «14» в графі 9, та в графі 10 зазначають місяць, за який донарахований ЄСВ до МЗП

Висновки

1. При звільненні працівника потрібно провести відрахування із зарплати за дні щорічної відпустки наданої в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.
2. При звільненні з певних підстав таке відрахування не проводиться.
3. Для визначення суми за перевикористані дні відпустки нову середню зарплату не визначають.
4. В Додатку 1 відсторновану суму відпускних відображають зі знаком мінус.
5. В Додатку 4ДФ відсторновану суму відпускних показують в одному рядку із зарплатою з ознакою доходу «101».
6. При донарахуванні ЄСВ до МЗП за минулий місяць у разі відрахування відпускних при звільненні, додаткову базу відображають із типом нарахування «14».

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar

Читайте більше:

Щорічна відпустка «авансом»: умови надання та можливі наслідки

Щорічна основна відпустка: оформлення та зразки документів

Розрахунок при звільненні: чекліст для бухгалтера

Звільнення працівника: алгоритм від А до Я

Сервіси для бухгалтера:

Калькулятор тривалості відпустки

Калькулятор днів щорічних відпусток

Калькулятор середня зарплата-відпускні