Відрахування відпускних при звільненні працівника: як визначити суму та відобразити в звітності

1. Відрахування відпускних: законодавчі норми та коли (не)проводити
2. Як визначити кількість днів перевикористаної відпустки
3. Сума відпускних, яку слід відрахувати: як обчислити
4. Бухоблік відсторнованих відпускних при звільненні
5. Заповнюємо Додаток1 та додаток 4ДФ
6. Донарахування ЄСВ до МЗП за минулий місяць
7. Висновки

Відрахування відпускних: законодавчі норми та коли (не)проводити

В деяких випадках, дійсно буває таке, що працівнику надають відпустку повної тривалості, але він звільняється до завершення робочого року.

Чому так відбувається?

Річ у тім, що ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 №504/96-ВР (далі – Закон про відпустки), передбачені правила надання щорічних відпусток в перший та наступні робочі роки. Нагадаємо ці правила.

Правило 1. Право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на даному підприємстві.

Тобто якщо працівника прийняли на роботу, наприклад, 1 лютого 2025 року, то він має право на використання щорічної відпустки повної тривалості тільки через 6 місяців з дня прийняття на роботу. Тобто, з 1 серпня такому працівнику можна надати відпустку повної тривалості (а це мінімум 24 календарні дні) навіть якщо він відпрацював тільки 6 місяців.

Правило 2. У разі надання працівникові зазначених щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу.

Наприклад, працівника прийнято на роботу 1 лютого 2025 року. З 1 травня 2025 року він хоче використати частину щорічної відпустки. Тож такому працівнику може бути надана щорічна відпустка з 1 травня, але її тривалість буде визначатись пропорційно відпрацьованому часу. Тобто такий працівник матиме право на щорічну відпустку тривалістю 6 календарних днів.

Правило 3. Окремим категоріям працівників у перший рік роботи можуть надавати щорічні відпустки повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи у перший рік роботи на даному підприємстві. Перелік таких категорій працівників тут.

Правило 4. Щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівникові в будь-який час відповідного робочого року. Тобто, якщо у працівника починається новий робочий рік, то навіть у перший день такого робочого року працівник має право використати щорічну відпустку повної тривалості.

Але якщо працівник використав відпустку, наприклад повної тривалості за відповідний робочий рік, проте звільняється до закінчення такого робочого року, це означає, що частина днів відпустки була надана в рахунок невідпрацьованої частини робочого року. Тобто він використав певну кількість днів відпустки, на які не набув право.

Відпускні за такі перевикористані дні потрібно відрахувати із заробітку працівника. Це пряма норма ст. 22 Закону про відпустки:

«У разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який він уже одержав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості власник або уповноважений ним орган провадить відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року».

В окремих випадках таке відрахування не проводиться. Так, відрахування не провадиться, якщо працівник звільняється з роботи у зв'язку з:

1. призовом або прийняттям (вступом) на військову службу, направленням на альтернативну (невійськову) службу;
2. переведенням працівника за його згодою на інше підприємство або переходом на виборну посаду у випадках, передбачених законами України;
3. відмовою від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, а також відмовою від продовження роботи у зв'язку з істотною зміною умов праці;
4. змінами в організації виробництва та праці, в тому числі ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників;
5. виявленням невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров'я, що перешкоджають продовженню даної роботи;
6. нез'явленням на роботу понад чотири місяці підряд внаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, якщо законодавством не встановлено більш тривалий термін збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні;
7. поновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу;
8. направленням на навчання;
9. виходом на пенсію.

Відрахування із заробітної плати за невідпрацьовані дні відпустки також не провадиться у разі смерті працівника.

Приклад. Працівнику за робочий рік 01.11.2024 – 31.10.2025 була надана щорічна відпустка тривалістю 24 календарні дні. З 1 травня 2025 року він звільняється у зв’язку з скороченням чисельності або штату працівників (ч. 1 ст. 40 КЗпП). Незважаючи що працівник використав відпустку повної тривалості, в тому числі за невідпрацьовану частину робочого року, при звільненні відрахування за «перевикористану» відпустку не проводимо.

Як визначити кількість днів перевикористаної відпустки

Щоб визначити яку кількість днів відпустки було надано в рахунок невідпрацьованої частини року, потрібно знайти різницю між фактично використаними днями відпустки і днями, на які працівник має право на момент звільнення.

В свою чергу, щоб визначити належну кількість днів відпустки, потрібно застосовувати механізм, який був наведений у численних роз’ясненнях Мінекономіки.

Так, якщо працівник звільняється до завершення робочого року, або в робочому році були періоди, які не зараховуються до відпускного стажу, кількість належних днів відпустки слід визначати розрахунковим шляхом. Спеціальної формули розрахунку днів відпустки немає. Але Мінекономіки листі від 26.02.2024 №4707-05/14491-09 у листі рекомендують використовувати алгоритм розрахунку, передбачений Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 8.02.1995 №100 (далі – Порядок №100).

Крок 1. Визначаємо кількість днів відпустки на 1 календарний день за повний робочий рік, виключаючи святкові дні, які приходяться на цей період (якщо такі святкові дні є).

Крок 2. Визначимо календарні дні стажу за робочий рік, зокрема по день звільнення включно.

Крок 3. Перемножуємо отримані показники.

Приклад. Працівнику за робочий рік 01.11.2024 – 31.10.2025 була надана щорічна відпустка тривалістю 24 календарні дні. 30 квітня 2025 року він звільняється за власним бажанням.

1. Для початку визначимо кількість днів відпустки, які приходяться на 1 календарний день за повний робочий рік працівника. При чому враховуйте, що в період дії воєнного стану не діє норма ст. 73 КЗпП щодо святкових днів. Проте, воєнний стан встановлено до 7 серпня 2025 року, а отже, на такий повний робочий рік будуть приходитись святкові дні. Таким чином за 1 к.дн приходиться така кількість днів відпустки:

24 : (365 – 2) = 0,0661, де

1. 24 – кількість днів щорічної основної відпустки за повний відпрацьований робочий рік,
2. 365 – загальна кількість днів за повний робочий рік 01.11.2024 – 31.10.2025,
3. 2 – кількість святкових днів, які приходиться на робочий рік 01.11.2024 – 31.10.2025 (24 серпня та 1 жовтня 2025 року).

2. Визначено кількість календарних днів, які зараховуються до відпускного стажу за робочий рік з 01.11.2024 по день звільнення 30.04.2025:

1. 30 листопад + 31 грудень +31 січень + 28 лютий + 31 березень + 30 квітень = 181 (к.дн.)

3. Перемножимо отримані показники: 0,0661 х 181 = 11,9641 12 к.дн.

Отже, за робочий рік 01.11.2024 – 30.04.2025 працівник набув право на 12 днів відпустки. Проте використав він всі 24 дні. Тож при звільненні потрібно відрахувати відпускні за 12 днів щорічної основної відпустки (24-12), наданої в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.

Наприклад, якщо працівнику була надана щорічна відпустка повної тривалості, а на робочий рік прийшлись періоди, які не зараховуються до відпускного стажу, і відповідно кількість належних днів відпустки зменшилась, відрахування за ст. 22 Закону про відпустки не проводимо, якщо працівник продовжує працювати. В даному випадку при наданні відпустки за наступний робочий рік слід провести перерахунок тривалості щорічної відпустки залежно від фактично відпрацьованих працівником днів, з урахуванням кількості днів відпустки, отриманої авансом (див. лист Мінекономіки від 30.09.2024 №4701-05/71262-09).

Також норма щодо відрахування відпускних при звільненні стосується тільки щорічних відпусток. Підстав для відрахування за дні навчальної, творчої, чорнобильської відпустки, відпустки УБД, соцвідпустки на дітей тощо немає.

Сума відпускних, яку слід відрахувати: як обчислити

Сума відпускних, яку слід відрахувати із заробітку працівника при звільненні, визначається за загальним правилом. Потрібно середню зарплату помножити на кількість перевикористаних днів відпустки.

Середня зарплата була визначена при наданні відпустки працівнику. Тому і відраховують суму відпускних за дні відпустки, наданої в рахунок невідпрацьованої частини робочого року, за тією ж самою «середньою», за якою були нараховані відпускні.

Приклад. В лютому 2025 року працівнику була надана щорічна відпустка тривалістю 24 календарні дні. В розрахунковому періоді нарахована зарплата склала 164700 грн. Працівник звільняється 30.04.2025. При звільненні слід відрахувати відпускні за 12 днів відпустки, наданої в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.

Відпустка була надана в лютому 2025 року. Розрахунковий період – лютий 2024 – січень 2025 року.

Середня зарплата становила: 164700 : 366 = 450 грн, де

1. 164700 – нарахована зарплата в розрахунковому періоді лютий 2024 – січень 2025 року;
2. 366 – загальна кількість календарних днів в розрахунковому періоді лютий 2024 – січень 2025 року.

Сума відпускних становила 450 х 24 = 10800 грн.

При звільненні потрібно відрахувати таку суму відпускних:

450 грн х 12 к.дн = 5400 грн, де

1. 450 – середня зарплата, за якою були нараховані відпускні в лютому 2025 року,
2. 12 – кількість календарних днів щорічної відпустки, наданих в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.

Бухоблік відсторнованих відпускних при звільненні

Проведення в бухобліку будуть залежати від того нараховує підприємство резерв відпусток чи ні (див. таблицю нижче).

Заповнюємо Додаток1 та додаток 4ДФ

Додаток 1. Сторновані відпускні відображаємо в розрахунку за той звітний період (місяць), коли вони були проведені. При чому Порядком заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну України від 13.01.2015 №4 допускається відображення від’ємних значень сторнованих сум відпускних.

Сторновані суми відпускних відображаємо в окремому рядку від заробітної плати, зазначаючи, зокрема:

1. у графі 09 – код типу нарахувань «10»;
2. у графі 10 – місяць і рік, за які раніше були нараховані відпускні;
3. у графах 16 і 17 – суму сторнованих відпускних зі знаком «мінус»;
4. у графі 20 – ЄСВ зі знаком «мінус», що була нарахована на суму сторнованих відпускних.

Додаток 4ДФ. Відсторновану суму відпускних зазначаємо в додатку 4ДФ в загальній сумі зарплати з ознакою доходу «101».

Приклад. Візьмемо умови попереднього прикладу. Припустимо, що в квітні 2025 року працівнику нараховану зарплату 25000 грн. Також при звільненні відраховану суму відпускних в сумі 5400 грн, за дні відпустки, наданої в рахунок невідпрацьованої частини робочого року (відпустку працівнику було надано у лютому 2025 року).

За умовами наведеного прикладу Додаток 1 та Додаток 4ДФ буде заповнений як зображено нижче.

Донарахування ЄСВ до МЗП за минулий місяць

При відрахуванні відпускних може бути таке, що база нарахування ЄСВ за минулий місяць буде менше мінімальної зарплати. В такому випадку потрібно буде виконати вимогу щодо ЄСВ з мінзарплати.

Приклад. Припустимо, що працівнику в лютому були нараховані відпускні в сумі 7200 грн (300 грн х 24 к.дн) та зарплата за відпрацьовані дні – 1600 грн. Загальна сума нарахованого доходу 8800 грн (7200+1600). Це більше розміру МЗП (8000 грн), тому за лютий ЄСВ був нарахований на фактично нарахований дохід (8800 х 22% = 1936 грн).

В квітні при звільненні працівника були відсторновані відпускні в сумі 1200 грн (300 грн х 4 к.дн).

Визначимо додаткову базу нарахування ЄСВ за лютий 2025 року:

8000 – (7200 + 1600 – 1200) = 400 грн, де

1. 8000 – розмір МЗП, який діяв в лютому 2025 року;
2. 7200 – сума відпускних, яка була нарахована в лютому;
3. 1600 – нарахована зарплата за відпрацьовані дні лютого;
4. 1200 – сторнована сума відпускних.

Додаток 1 за квітень буде заповнений таким чином (див нижче).

Висновки

1. При звільненні працівника потрібно провести відрахування із зарплати за дні щорічної відпустки наданої в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.
2. При звільненні з певних підстав таке відрахування не проводиться.
3. Для визначення суми за перевикористані дні відпустки нову середню зарплату не визначають.
4. В Додатку 1 відсторновану суму відпускних відображають зі знаком мінус.
5. В Додатку 4ДФ відсторновану суму відпускних показують в одному рядку із зарплатою з ознакою доходу «101».
6. При донарахуванні ЄСВ до МЗП за минулий місяць у разі відрахування відпускних при звільненні, додаткову базу відображають із типом нарахування «14».

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar

Статті на тему:

Щорічна відпустка «авансом»: умови надання та можливі наслідки

Щорічна основна відпустка: оформлення та зразки документів

Сервіси для бухгалтера:

Калькулятор днів щорічних відпусток

Калькулятор тривалості відпустки

Калькулятор середня зарплата-відпускні