Як головбуху організувати ефективну роботу бухгалтерії і проконтролювати роботу підлеглих

1. Законодавче підґрунтя роботи головного бухгалтера
2. П'ять кроків для організації ефективної роботи бухгалтерії на підприємстві
3. Висновки

Законодавче підґрунтя роботи головного бухгалтера

Відповідно до чинного законодавства про бухгалтерський облік, організацію бухгалтерії можна здійснювати у різних формах, передбачених ч. 4 ст. 8 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон №996). Однією з таких форм є створення бухгалтерської служби, очолюваної головним бухгалтером. У цій статті ми детально розглянемо саме цю форму організації бухгалтерського обліку.

Посада головного бухгалтера належить до професійної групи «керівники» (згідно з Класифікатором професій ДК 003:2010, затвердженим наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 №327).

Тому головний бухгалтер здійснює керівництво структурним підрозділом підприємства (бухгалтерією). Зазвичай у підпорядкуванні головного бухгалтера перебувають працівники бухгалтерії та інших підрозділів підприємства (якщо такі працівники здійснюють облікові функції).

Перелік завдань головного бухгалтера щодо ведення бухгалтерського обліку визначає ч. 7 ст. 8 Закону №996. Так, головний бухгалтер:

1. забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання у встановлені строки фінансової звітності;
2. організує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;
3. бере участь в оформленні матеріалів, пов’язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства;
4. забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства;
5. подає інформацію Мінфіну в установленому порядку та у випадках, передбачених Законом України від 06.12.2019 №361-IX «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення».

Більш детальний перелік завдань та обов’язків головного бухгалтера можна знайти у Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників. Випуск 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності», затвердженому наказом Мінпраці від 29.12.2004 №336 (далі – Довідник №336).

За цим переліком, зокрема, щодо організації роботи бухгалтерії та контролю за роботою підлеглих й інших працівників, головбух:

1. організовує роботу бухгалтерської служби, контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;
2. вимагає від підрозділів, служб та працівників забезпечення неухильного дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів;
3. вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну;
4. керує працівниками бухгалтерського обліку підприємства та розподіляє між ними посадові завдання та обов'язки. Знайомить цих працівників із нормативно-методичними документами та інформаційними матеріалами, які стосуються їх діяльності, а також із змінами в чинному законодавстві.

П'ять кроків для організації ефективної роботи бухгалтерії на підприємстві

Зважаючи на приписи наведених вище актів розглянемо, які кроки варто виконати головному бухгалтеру з метою організації ефективної і якісної роботи бухгалтерії та контролю за підлеглими працівниками.

Крок 1. Розробка та затвердження положення про бухгалтерію

Необхідність розробки та затвердження положень про структурні підрозділи підприємства обумовлені вимогами ч. 2 ст. 64 Господарського кодексу (далі – ГК). Згідно з цією нормою функції, права та обов'язки структурних підрозділів підприємства визначають положеннями про них, які затверджують у порядку, визначеному статутом підприємства або іншими установчими документами.

ГК втратить чинність із 28.08.2025 відповідно до Закону України від 09.01.2025 №4196-IX «Про особливості регулювання діяльності юридичних осіб окремих організаційно-правових форм у перехідний період та об’єднань юридичних осіб». Але вважаємо, що втрата чинності ГК не скасовує необхідності впорядковувати роботу підприємства, що неможливо без чіткого визначення повноважень, прав та обов’язків працівників кожного його структурного підрозділу. Крім того, необхідність затвердження положень про структурні підрозділи може бути закріплено в установчих документах підприємства.

Під час розробки положення можна скористатися Збірником уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленого Протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 №7 (далі – Збірник). Згідно зі Збірником до положення про структурний підрозділ рекомендовано включити такі підрозділи:

1. Загальні положення.
2. Основні завдання.
3. Функції.
4. Права та обов’язки.
5. Керівництво.
6. Організація роботи.
7. Взаємовідносини (зв’язки) з іншими підрозділами.

Також, під час розроблення положення про бухгалтерію можна скористатися Типовим положенням про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженим постановою КМУ від 26.01.2011 №59. Цей документ розроблений для бюджетних установ, але, комерційні підприємства також можуть взяти його за основу та адаптувати для потреб свого підприємства.

На замітку! Положення про структурний підрозділ підлягає затвердженню керівником підприємства. Обов'язок із розроблення цього документу зазвичай покладають на керівника структурного підрозділу, у нашому випадку – головного бухгалтера

Завантажити документи:

Наказ про затвердження складу та структури бухгалтерської служби підприємства

Наказ про організацію бухгалтерського обліку на підприємстві

Положення про бухгалтерію

Крок 2. Визначення необхідної чисельності працівників бухгалтерії

З метою ефективної роботи бухгалтерії важливо правильно визначити необхідну кількість працівників цього підрозділу підприємства.

Для визначення кількості працівників з бухгалтерського обліку можна скористатися Міжгалузевими нормативами чисельності працівників бухгалтерського обліку, затвердженими наказом Мінпраці та соцполітики від 26.09.2003 №269.

Під час розрахунку необхідної чисельності працівників бухгалтерії слід враховувати різні фактори, зокрема:

1. загальну кількість працівників, які працюють на підприємстві. Цей фактор впливає насамперед на обсяг роботи бухгалтера, який займається нарахуванням заробітної плати;
2. кількість напрямів та видів діяльності підприємства. Від цього буде залежати, скільки та які первинні, інші документи потрібно оформляти та обробляти працівникам бухгалтерії;
3. кількість контрагентів підприємства. Цей фактор також впливає на обсяг документообігу (у т. ч. електронного) в якому задіяні працівники бухгалтерії;
4. наявність або відсутність точок роздрібної торгівлі, інших підрозділів підприємства, які працюють із готівковими розрахунками;
5. рівень автоматизації процесів обробки документів та ведення обліку;
6. наявність або відсутність відокремлених підрозділів (філій, представництв тощо);
7. покладення на бухгалтерію додаткових функцій (наприклад, ведення кадрового обліку).

Крок 3. Розподіл обов’язків між працівниками бухгалтерії.

Щоб працівники бухгалтерії виконували свої обов’язки якісно, важливо правильно розподілити обов’язки між ними, та закріпити їх у внутрішніх документах.

Наприклад, залежно від кількості працівників бухгалтерії та специфіки діяльності підприємства обов’язки можна розподілити за такими напрямами:

1. ведення обліку основних засобів;
2. ведення розрахунково-касових операцій;
3. здійснення розрахунків із працівниками та фізособами;
4. облік виробничих процесів та калькулювання;
5. інші.

Під час розподілу обов’язків головбуху слід враховувати взаємозамінність працівників бухгалтерії. Адже, працівники бухгалтерії, як і інші працівники, мають право на відпустки, можуть захворіти, чи раптово звільнитися.

Тому варто визначити, хто з працівників буде замінювати іншого працівника на період його відсутності. Крім того, слід унормувати, на яких засадах здійснюватиметься виконання обов’язків іншого працівника. Зокрема, для цього можна застосувати сумісництво, суміщення, покладення обов’язків на підставі посадової інструкції тощо.

Увага! Варіант із покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника на підставі посадової інструкції є найбільш оптимальним для підприємства. Оскільки в цьому випадку немає потреби видавати окремий наказ (див. зразки нижче) та здійснювати доплати

Завантажити документи:

Наказ про виконання обов'язків тимчасово відсутнього головного бухгалтера

Наказ про виконання обов'язків тимчасово відсутнього головного бухгалтера (відпустка)

Наказ про виконання обов'язків тимчасово відсутнього головного бухгалтера директором

Крок 4. Визначення посадових обов’язків кожного з працівників бухгалтерії та закріплення їх у посадових інструкціях

Для чіткої та злагодженої роботи бухгалтерської служби обов’язки кожного з працівників бухгалтерії мають бути чітко прописані у посадових інструкціях. Необхідність розробки та затвердження цього документу обумовлено вимогами трудового законодавства, зокрема ст. 29 КЗпП, відповідно якої роботодавець повинен поінформувати працівника до початку роботи, зокрема, про права та обов’язки, умови праці. Таке інформування здійснюють саме за допомогою ознайомлення працівника з посадовою інструкцією.

Посадова інструкція – це організаційний документ, який визначає організаційно-правовий статус працівників і передбачає відповідний перелік конкретних завдань та обов'язків, прав, повноважень, відповідальності, необхідних знань та кваліфікації, які забезпечують належні умови для ефективної роботи працівника (лист Держпраці від 18.12.2015 №5820/0/4.4-06/6/ДП-15).

Також посадові інструкції – це один з інструментів керівника (в нашому випадку – головного бухгалтера), за допомогою якого він може контролювати виконання працівниками покладених на них обов’язків, а також, за потреби – застосовувати дисциплінарні стягнення за порушення. Тому, чим детальніше та конкретніше будуть прописані у посадовій інструкції права та обов’язки працівника, тим краще для керівника. Отже, складанню посадових інструкцій слід приділити особливу увагу.

Розробляють посадові інструкції за допомогою Довідника №336, у якому прописані завдання, обов'язки, та кваліфікаційні вимоги, зокрема для працівників бухгалтерської служби. Але Довідник №336 – це тільки орієнтир, звісно, кожне підприємство підлаштовує приписи цього документу під власні потреби.

Важливо! З посадовими інструкціями слід ознайомити працівників бухгалтерії під підпис

Завантажити документи:

Посадова інструкція головного бухгалтера

Посадова інструкція бухгалтера

Посадова інструкція бухгалтера із розрахунку заробітної плати

Посадова інструкція економіста з бухгалтерського обліку та аналізу господарської діяльності

Посадова інструкція обліковця з реєстрації бухгалтерських даних

Посадова інструкція бухгалтера (з дипломом магістра)

Посадова інструкція асистента бухгалтера

Посадова інструкція бухгалтера-експерта

Посадова інструкція бухгалтера-ревізора

Посадова інструкція офісного службовця (бухгалтерія)

Крім посадових інструкцій, працівників бухгалтерії слід також ознайомити з внутрішніми документами підприємства, які стосуються виконання їх обов’язків. Наприклад, таких як:

1. наказ про облікову політику;
2. положення про оплату праці та про преміювання;
3. правила застосування програмних продуктів, за допомогою яких ведуть облік на підприємстві.

Завантажити документи:

Наказ про затвердження Положення про організацію бухгалтерського обліку та облікової політики ТОВ

Положення про організацію бухгалтерського обліку та облікової політики ТОВ

Наказ про затвердження Положення про оплату праці

Положення про оплату праці

Наказ про затвердження Положення про преміювання

Положення про преміювання працівників

Крок 5. Визначення методів контролю за роботою підлеглих працівників

У законодавстві не прописані методи контролю за роботою працівників, тому кожне підприємство самостійно визначає такі методи залежно від специфіки діяльності та конкретних обставин. Обрані методи контролю закріплюють у внутрішніх документах підприємства (наказах, положеннях, тощо).

Наприклад, головний бухгалтер може контролювати роботу підлеглих працівників за допомогою:

1. програмного забезпечення, яке застосовують для ведення обліку на підприємстві;
2. проведення періодичних засідань (нарад) відділу. Такі наради можна проводити за потреби щотижня, щомісяця тощо. В ході таких нарад головний бухгалтер може виявляти проблемні моменти, які виникають у підлеглих працівників, та усувати їх шляхом прийняття управлінських рішень, що допоможе покращити роботу відділу. Також під час нарад головний бухгалтер доводить до працівників бухгалтерії всі новини законодавства з обліку та оподаткування;
3. отримання від кожного з працівників звітів про виконану роботу з певною періодичністю, встановленою на підприємстві.

Це не обов’язковий та вичерпний перелік методів, які може застосовувати керівник (головний бухгалтер) для контролю за роботою своїх підлеглих. Роботодавець самостійно визначає відповідні методи, а головному бухгалтеру варто довести до керівника підприємства, які саме методи прийнятні для його роботи.

Висновки

1. Головний бухгалтер – керівна посада, тому він зобов’язаний організувати ефективну та якісну роботу бухгалтерії, контролювати належне виконання обов’язків підлеглими працівниками.
2. Важливе значення в організації роботи бухгалтерії має оформлення необхідних документів: положення про структурний підрозділ, посадових інструкцій працівників та ознайомлення працівників з цими документами.
3. За допомогою посадових інструкцій головний бухгалтер здійснює контроль за виконанням кожним працівником його посадових обов’язків. Методи контролю можуть бути різні. Усе залежить від конкретної ситуації та специфіки діяльності підприємства.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з юридичних питань

Статті за темою:

З Міжнародним днем бухгалтера!

Роль бухгалтера при укладанні договорів

Безпечна робота бухгалтера з договорами ЦПХ

Як уникнути відповідальності за помилки попереднього бухгалтера

Кримінальна відповідальність головного бухгалтера: основні аспекти

Бухгалтер додатково виконує обов’язки кадровика і відповідального за військовий облік: як оформити

Матеріали за темою:

Ексклюзивні зразки для бухгалтера. ТОП-5 наказів та положень про облікову політику

Довідник штрафів «Адміністративна та кримінальна відповідальність керівників підприємств та бухгалтерів»

Ексклюзивна бухгалтерсько-кадрова енциклопедія «ТОП-5 важливих правил для бухгалтера і колекція зразків кадрових документів на 2025»

Шаблони та зразки за темою:

Положення про бухгалтерію

Трудовий договір з головним бухгалтером

Посадова інструкція головного бухгалтера

Наказ про організацію бухгалтерського обліку на підприємстві

Наказ про затвердження складу та структури бухгалтерської служби підприємства