Акт наданих послуг надавач надає у наступному місяці: які податкові ризики

1. Акти виконаних робіт і наданих послуг: коли витрати визнають в обліку
2. Як діяти, якщо контрагент не надав первинні документи
3. Отримали акти за минулі періоди: які податкові ризики виникають
4. Як виправити помилки в обліку та звітності за попередні періоди
5. Як запобігти проблемам із первинними документами: правила для бухгалтера

Практично кожне українське підприємство використовує у своїй діяльності акти виконаних робіт / наданих послуг.

Даний документ засвідчує таку господарську операцію, яка відбувається шляхом виконання певного роду робіт: будівельні, інжинірінгові тощо; або надання певного виду послуг: маркетингові, консультаційні, послуги прибирання, юридичні послуги. Якщо роботи і їх результат, переважно, можуть бути матеріально виражені, як от ремонт приміщення, будівництво певних споруд, то надання послуг дуже часто не має конкретного матеріального вираження, оскільки частина наданих послуг може бути спожита в процесі надання.

Первинним документом при передачі робіт / наданні послуг є, як правило, акт прийому-передачі робіт або акт надання послуг. Вимоги до реквізитів первинного документа у нашому законодавстві передбачені ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухоблік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон про бухоблік). І, зокрема, ця ж ст. 9 передбачає, що «Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені».

Акти виконаних робіт і наданих послуг: коли витрати визнають в обліку

Право на витрати у нас може виникати у різних періодах, і не обов’язково співпадати з датою акту виконаних робіт/наданих послуг. Серед них можуть бути:

1. витрати майбутніх періодів (періодика, підписки на інформ. ресурси, авансові платежі по оренді, специфіка с/г діяльності тощо);
2. роботи чи послуги, як складова собівартості власно виготовлених робіт/ послуг – як субпідрядні послуги;
3. роботи чи послуги, як складова готової продукції з довгим циклом виготовлення, та собівартість яких до моменту їх реалізації буде відображатись на 26 рахунку і не створювати поточні витрати підприємства.

Як діяти, якщо контрагент не надав первинні документи

Окрім Закону про бухоблік у нас є не менш важливий підзаконний нормативний документ, як от Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88. Дане положення поширюється на усі підприємства та організації незалежно від форми власності. У п. 2.5 Розділу «Первинні документи» якого зокрема зазначено наступне:

Якщо правилами документообороту підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.

Фактично мова йде про ситуацію, коли контрагент в силу тих чи інших обставин не надає первинного документа ні в паперовому, ні в електронному вигляді, і в правилах документообігу передбачена така можливість підприємства, платник може відобразити господарську операцію за власно створеними первинними документами, які засвідчать здійснення такої операції.

Фактично ми маємо кілька складових:

1. Контрагент не надав ні паперових, ні електронних документів для підтвердження здійсненої операції.
2. Підприємство у власному наказі про документообіг на підприємстві завчасно передбачило можливий розвиток таких подій і прописало норму про, те, що у випадку настання такої негативної події – складає самоакт на роботи/послуги, внутрішню накладну на оприбуткування ТМЦ.
3. Підприємством складено внутрішній первинний документ і відображено господарську операцію в обліку.

Головною умовою в даному випадку буде «гра» на випередження. Бухгалтер, який дотичний до формування наказів про документообіг повинен передбачити різні негативні для підприємства сценарії при роботі з первинними документами, особливо у теперішній воєнний стан. Наступним кроком буде прописати можливі ситуації та варіанти виходу з них, а також затвердити форми внутрішніх актів, які будуть підтверджувати вчинення тієї чи іншої господарської операції.

Отримали акти за минулі періоди: які податкові ризики виникають

Проте, дуже часто трапляється ситуація, коли новий головний бухгалтер стикається постфактум з ситуацією відсутності первинних документів у попередніх періодах і отримання в поточному періоду «старих» документів. Які податкові ризики тут криються і як виходити з ситуації?

Першим і важливим ризиком буде – відображення витрат не у тому періоді до якого такі витрати відносяться:

1. Витрати на субпідрядні послуги по роботах, дохід за якими визнаний минулого року;
2. Витрати на розробки та дослідження (витрати періоду) за попередні звітні періоди, по яким здано декларацію та сплачено податок на прибуток;
3. Витрати на роботи, які включаються у собівартість готової продукції, яка продана і по цим періодам уже сформовано фінансовий результат;
4. Витрати оренди офісу та комунальних витрат попередні звітних періодів тощо.

Як правило, факт понесення таких витрат часто можна підтвердити актом звірки з контрагентами або незакритими оплаченими авансами по рахункам 3711, 377, 685.

Як виправити помилки в обліку та звітності за попередні періоди

Наступним етапом буде розуміння того, наскільки дані суми є суттєвими. Правила та критерії визнання суттєвості повинні теж бути завбачливо прописані в Обліковій політиці підприємства, і давати бухгалтеру розуміння, яким чином доведеться виправляти ситуацію. Тут можливі два варіанти розвитку подій: виправлення помилок попереднього періоду із уточнення фінансової та податкової звітності (суттєві суми та суттєвий вплив на можливі управлінські рішення), або виправлення помилок без уточнення звітності попередніх помилок, оскільки дані суми є несуттєвими.

Правила виправлення помилок у бухгалтерському обліку, передбачені НП(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах».

П. 4. Даного НП(С)БО передбачає, що:

Виправлення помилок, допущених при складанні фінансових звітів у попередніх роках, здійснюється шляхом коригування сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року, якщо так помилки впливають на величину нерозподіленого прибутку (непокритого збитку).

Згідно з п. 5 виправлення помилок, які відносяться до попередніх періодів, вимагає повторного відображення відповідної порівняльної інформації у фінансовій звітності.

Тому:

1. Формуємо бухгалтерську довідку, в якій описуємо суть, суму помилки та проведення по її виправленню.
2. Створюємо ручні проведення, де Дт 44 відображає суму витрат по неотриманих актам виконаних робіт і наданих послуг і Кт рахунку, по якому має змінитись кінцевий залишок.
3. Аналізуємо наявні податкові ризики: суттєві суми витрат попередніх періодів відображаємо (як витрати, що зменшать фінансовий результат р. 2 Декларації) через Уточнюючу декларацію з податку на прибуток або через Додаток ВП поточної декларації. Також пам’ятаємо про подання уточненої фінансової звітності.

Бухгалтер, звісно, може прийняти рішення не уточнювати Декларацію з податку на прибуток, щоб не оновлювати строків позовної давності щодо перевіряємого періоду, і також щоб не привертати увагу до зменшеної суми податку на прибуток. Також може мати місце ситуація, коли не відображено і не отримано акти періоду, який перевірявся і по якому уже є акт перевірки, узгоджений та оплачений.

Проте факти виявлення необлікованих сум по актам виконаних робіт/ наданих послуг потрібно в будь-якому випадку озвучити керівництву та прийняти рішення як виправити дані бухгалтерського обліку в поточному періоді.

У випадку якщо акти не були отримані підприємством за поточний рік і підприємство малодохідник – ситуація більш однозначна, оскільки підприємство вимушене перерахувати собівартість або витрати періоду, перевірити проміжні баланси та скласти фінансову та податкову річну звітність з оновленими показниками.

Однозначно не можна відображати у витратах поточного періоду витрати, які відносяться за своїм характером та суттю до витрат попередніх періодів, оскільки такі витрати опиняються під високим ризиком бути «знятими» при перевірці.

Як запобігти проблемам із первинними документами: правила для бухгалтера

Найкраще у цих ситуаціях буде працювати превентивна поведінка, яку можна сформулювати у кілька необхідних правил обліку:

1. Інвентаризація розрахунків з контрагентами повинна проводитись максимально повно і часто: щомісяця або щокварталу. У випадку відсутності первинного документа – скласти внутрішній документ та провести господарську операцію в обліку.
2. Внутрішні нормативні документи, як от Облікова політика та Правила документообігу на підприємстві, повинні передбачати критерії суттєвості, правила виправлення помилок та розкриття інформації про них у звітності. Також Правила про документообіг повинні передбачати форми внутрішніх документів, якими можна і потрібно оформити господарську операцію, по якій немає належним чином оформлених первинних документів у паперовій чи електронній формі.
3. Аналізувати отримані «старі» документи на факт приналежності витрат до того чи іншого періоду, і даті впливу на фінансовий результат.
4. Передбачити можливість створення резервів під витрати, по яким можуть виникнути труднощі з оформленням документів або своєчасністю віднесення до витрат.

Читайте більше:

Який пункт додати в договір, щоб не складати акти наданих послуг

Спрощений акт наданих послуг після 1 квітня: яка фраза в договорі дозволяє прибрати реквізити

Надання послуг фізособам: чи можна з 1 квітня 2026 року не підписувати акти наданих послуг