Донарахована індексація: звітність, вплив на середню зарплату

1. Документальне оформлення донарахування індексації зарплати
2. Донарахована індексація у податковому розрахунку
3. Донарахована індексація: вплив на середню зарплату
4. Висновки

Документальне оформлення донарахування індексації зарплати

Якщо у працівника було право на індексацію зарплати, але її помилково не нараховували, то помилку слід виправити. Не нарахування індексації зарплати відноситься до мінімальних державних гарантій в оплаті праці. Штраф за таку помилку коштує 2 мінімальні зарплати за кожного працівника, стосовно якого відбулося це порушення. На сьогодні це 17294 грн (8647 грн х 2). Може бути, що просто помилилися в сумі індексації. Тоді штраф буде меншим – 1 мінзарплата за таке порушення.

В будь-якому випадку, належні суми індексації зарплати слід нарахувати працівнику (-кам).

Щоб правильно оформити таке донарахування складають доповідну записку, за необхідності – пояснювальну записку. Далі формують бухгалтерську довідку. Довідка має наводити причину помилки, посилання на документи та регістри бухгалтерського обліку, в яких допущено помилку, і підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки – головним бухгалтером (п. 4.6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88). Обов’язково зазначте в цьому документі:

1. яка саме виплата була донарахована працівнику,
2. за який період,
3. у якій сумі.

Калькулятор індексації зарплати – це простий та зручний сервіс, який створений щоб робити розрахунки за Вас! Не витрачайте час на складні розрахунки, наш калькулятор швидко порахує індексацію за вас, адже він для цього і створений. Вам потрібно лише заповнити розмір зарплати працівника, базовий місяць та період нарахування індексації

Донарахована індексація у податковому розрахунку

Перш за все наведемо правило, яке зазначене в п. 1.6.2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 №5 (далі – Інструкція №5):

Якщо нарахування фонду оплати праці здійснюються за попередній період, зокрема у зв'язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, вони відображаються у фонді оплати праці того місяця, у якому були здійснені нарахування.

Це впливає на оподаткування та відображення в звітності.

ПДФО та ВЗ. Донараховані суми остаточно обкладаються ПДФО (і ВЗ) у тому місяці, в якому вони були фактично нараховані/відкориговані (див. листи ДФСУ від 13.05.2016 №10468/6/99-99-13-01-01-15 та від 10.05.2017 №7955/5/99-99-13-01-01-16).

Це означає, що ніякі перерахунки податків робити не потрібно. Сума донарахованої індексації за минулі місяці буде включатися до зарплати того місяця, в якому вона була фактично нарахована. Наприклад, в серпні 2026 року донарахована індексація за червень-липень 2026. Вся сума донарахувань буде включатися до зарплати серпня і оподатковуватися ПДФО (18%) та ВЗ (5%).

Додаток 4ДФ (ФІЗ-4ДФ). В додатку 4ДФ також вся сума донарахованої індексації буде показана в одному рядку із зарплатою місяця, в якому вона була фактично нарахована. Показуйте з ознакою доходу 101 (графа 6).

ЄСВ. Інструкцією про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженою наказом Мінфіну від 20.04.2015 №449, передбачено: якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, нараховані суми включаються до заробітної плати того місяця, в якому були здійснені нарахування. При чому визначення видів виплат, що належать до основної, додаткової заробітної плати та інших заохочувальних та компенсаційних виплат, при нарахуванні ЄСВ передбачено Інструкцією №5. А відповідно до п. 2.2.7 Інструкції №5 індексація відноситься до додаткової зарплати.

Отже, робимо висновок: донарахована індексація буде включатися до зарплати того місяця, в якому вона була фактично нарахована.

Додаток 1 (додаток ФІЗ-Д1). Тут так само вся сума донарахованої індексації буде включатися до зарплати того місяця, в якому вона була фактично нарахована. Це правило передбачене також і Порядком заповнення та подання податковими агентами Податкових розрахунків сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженим наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4.

Донарахована індексація: вплив на середню зарплату

Розберемо як донараховані суми індексації впливають на обчислення середньої зарплати для відпускних, лікарняних.

Відпускні та компенсація за невикористану відпустку. Правила включення виплати при обчислені середньої зарплати для таких виплат наведені в п. 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 №100 (далі – Порядок №100). В ньому є важливе правило:

Суми нарахованої заробітної плати, крім премій (в тому числі за місяць) та інших заохочувальних виплат за підсумками роботи за певний період, враховуються у тому місяці, за який вони нараховані.

Отже, всі донараховані суми зарплати, які включаються до розрахунку мають бути віднесені до місяців, за які вони нараховані. Окрім премій – для них діє окреме правило.

Чи входить індексація зарплати при обчисленні середньої зарплати за Порядком №100?

Так! Це неодноразово підкреслювало працеоплатне відомство (наприклад лист Мінсоцполітики України від 25.12.2015 №1675/13/84-15).

Лікарняні / декретні. Тут потрібно звернутись до Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 №1266 (далі – Порядок №1266). Пунктом 3 визначено, що середня зарплата визначається діленням нарахованої зарплати, на яку нарахований ЄСВ, на кількість календарних днів розрахункового періоду (при необхідності виключають невідпрацьовані з поважних причин дні). Як ми з’ясували раніше індексація відноситься до додаткової зарплати. Вона є базою нарахування ЄСВ. Отже – буде включатися до сукупного доходу при обчисленні середньої зарплати для оплати днів тимчасової непрацездатності / відпустки по вагітності та пологах.

Але є ще один важливий момент. Середня зарплата обчислюється роботодавцями на підставі відомостей, що включаються до звіту про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, що подаються до ДПС. Тобто дані будуть враховуватися із Додатку 1 до податкового розрахунку.

А як ми також вже з’ясували раніше, донарахована індексація за минулі місяці включається до зарплати того місяця, в якому вона була нарахована. Тож залежно від того входить такий місяць до розрахункового періоду чи не входить – і буде залежати (не)включення донарахованих сум при визначені суми лікарняних / декретних.

Висновки

1. Донараховану за минулі місяці індексацію зарплати включають до фонду оплати того місяця, в якому її було нараховано
2. В додатку 1 та додатку 4ДФ донараховані суми індексації працівникам показують в одному рядку із зарплатою поточного місяця
3. При обчисленні середньої зарплати за Порядком №100 індексацію відносять до місяця, за який її нараховано, незалежно від дати фактичного донарахування.
4. Для лікарняних та декретних донарахована індексація зарплати включається до зарплати місяця, в якому вона була фактично нарахована.

Читайте більше:

Індексація зарплати у серпні та вересні 2026: скільки платити та як уникнути

Індексація зарплати зовнішніх сумісників: чи є порушення, якщо її не нарахували

Підвищення окладу на 1 грн та індексація: як правильно застосувати правила

Переміщення працівника без зміни посади: який базовий місяць для індексації

Помилково нарахували і виплатили працівнику індексацію: як бути

Індексація зарплати сумісника: коли проводити та як оформити довідку без помилок

Коли нараховувати індексацію новоприйнятому працівнику у 2026 році

Як правильно порахувати індексацію за неповного робочого часу

Індексація зарплати 2026: спецвипуск від редакції 7eminar