Оформлення поїздок для дистанційних працівників

Відповідь

Визначення «дистанційна робота» та порядок її запровадження передбачено ст. 60² Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). Згідно з її ч. 1 дистанційна робота – це форма організації праці, за якої:

1. робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, в будь-якому місці за вибором працівника;
2. з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

За загальним правилом із ч. 1 ст. 24 КЗпП трудовий договір про дистанційну роботу необхідно укладати в письмовій формі. Разом з тим, ч. 1 ст. 2 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» визначає, що у період дії воєнного стану сторони вправі за згодою визначати форму трудового договору.

Типову трудового договору про дистанційну роботу затверджено наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 05.05.2021 №913-21. Водночас, фахівці Мінекономіки у своєму роз’ясненні наголошували, що сторонам трудових відносин при укладенні трудового договору про дистанційну роботу не заборонено вносити додаткові зміни та доповнення до нього, які не суперечать законодавству про працю.

Відповідно до ч. 7 ст. 60² КЗпП за погодженням між працівником і роботодавцем виконання дистанційної роботи може поєднуватися з виконанням працівником роботи на робочому місці у приміщенні чи на території роботодавця. Особливості поєднання дистанційної роботи з роботою на робочому місці у приміщенні чи на території роботодавця встановлюються трудовим договором про дистанційну роботу.

Отже, про те, що працівник час від часу повинен виконувати роботу на території роботодавця (тобто у м. Вінниця) доречно вказати у трудовому договорі про дистанційну роботу.

Відповідно до п. 1 р. I Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну України від 13.03.98 №59 (далі – Інструкція №59) службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Разом з тим, у ч. 3 ст. 121 КЗпП визначено, що у разі направлення у службове відрядження працівника, який виконує роботу дистанційно (ст. 60-2 КЗпП), у тому числі при його відрядженні до місцезнаходження роботодавця, пункт відправлення працівника у відрядження та пункт, до якого працівник повертається з відрядження, встановлюються роботодавцем за погодженням із працівником під час узгодження маршруту поїздки та зазначаються у наказі (розпорядженні) про відрядження.

До речі, в абз. 2 п. 1 р. II Інструкції №59 теж є подібна норма. Єдине там ще доповнено, що працівник, який виконує роботу дистанційно, зобов’язаний повідомити роботодавця про своє місцезнаходження будь-яким зручним способом, у тому числі з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

Додатково в абз. 3 п. 1 р. II Інструкції №59 визначено, що особливості направлення працівника, який виконує роботу дистанційно, а також працівника, який виконує надомну роботу, у службове відрядження встановлюються трудовим договором про дистанційну / надомну роботу.

Таким чином, порядок направлення працівників, які працюють дистанційно, у службові відрядження бажано прописати в трудовому договорі про дистанційну роботу та положенні про службові відрядження Підприємства. Зокрема, там можна зазначити обов’язок працівника перед відрядженням повідомляти роботодавця про своє поточне місцезнаходження (наприклад, шляхом оформлення службової записки).

Звичайно, для працівника, який працює дистанційно, місцем постійної роботи для цілей відрядження можна вважати самостійно ним визначене робоче місце поза приміщенням/територією роботодавця (тобто в даному разі – м. Львів).

Тож, поїздку з м. Львів до м. Вінниця в даному разі цілком можна вважати службовим відрядженням. Але лишень за умови погодження такого маршруту у наказі про відрядження. Тобто у наказі про відрядження Підприємству необхідно обов’язково вказувати не лише населений пункт, до якого відряджається дистанційний працівник (у даному разі – м. Вінниця), але і населений пункт, з якого він направляється у відрядження (у даному разі – м. Львів).

До речі, податкові органи теж не заперечують можливості відрядження дистанційного працівника госпрозрахункового підприємства з місця його поточного перебування. Це означає, що можна без оподаткування здійснювати відшкодування працівнику суми витрат на відрядження (звичайно, за умови дотримання обов’язкових умов п. 170.9 Податкового кодексу України, зокрема, щодо зв’язку відрядження із госпдіяльністю Підприємства). Так, наприклад, в категорії 103.17 ЗІР вказано:

У разі якщо юридична особа не фінансується за рахунок бюджетних коштів, то відшкодована найманому працівнику, направленому у відрядження, вартість квитка, в якому місцем вибуття є місце дистанційної роботи такого працівника, яке не відповідає місцю його постійної роботи, не є доходом у вигляді додаткового блага платника податку та не оподатковується податком на доходи фізичних осіб, за умови виконання вимог, встановлених п. 170.9 ст. 170 ПКУ.

Подібний висновок зроблено й в ІПК від 01.05.2024 №2508/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК:

Враховуючи викладене, якщо місце дистанційної роботи фізичної особи – працівника обумовлено трудовим договором (контрактом) та дохід у вигляді відшкодування вартості витрат на відрядження, зокрема, добові, витрати на проїзд до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі і на орендованому транспорті), та витрати на проживання у відряджені, пов’язаний із відрядженням вказаного працівника згідно із наказом про відрядження, то дохід у вигляді такого відшкодування не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб за умови дотримання усіх вимог, визначених п. 170.9 ст. 170 ПКУ.

Джерело: Консалтингова компанія White Consulting

Читайте більше:

Як повернути працівників з дистанційної роботи в офіс без їхніх заяв

Діти на онлайн-навчанні: як батьки можуть законно працювати дистанційно

Дистанційна робота: чи існують встановлені строки подання звітності про виконану роботу

Чи можна поєднати дистанційну або надомну роботу з роз’їзним характером