Професії від 7eminar.academy!🎓

Первинні документи ФОП IT: що має бути в актах, інвойсах і накладних

Який документ підтверджує господарську операцію у ФОП: акт, накладна чи інвойс? Насправді для податкової важлива не назва документа, а наявність обов'язкових реквізитів. Розбираємо, які документи вважаються первинними, коли інвойс може замінити акт виконаних робіт та на що варто звернути увагу ФОП, які надають послуги в Україні та за кордоном

3

173

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


Головне правило: важлива не назва, а реквізити


Перше і найважливіше: назва документа – другорядна. Неважливо, як ви його назвали – акт, рахунок, інвойс, довідка чи звіт. Для податкової і суду має значення лише одне: чи містить документ реквізити, які дозволяють ідентифікувати операцію і її учасників.


Відповідно до Наказу Мінфіну від 03.09.2021 №496 «Про затвердження Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб-підприємців», первинними документами вважаються:


  1. описи залишку товарів,
  2. накладні,
  3. транспортні документи,
  4. митні декларації,
  5. акти закупки,
  6. фіскальні чеки,
  7. товарні чеки,
  8. інші документи, що містять обов’язкові реквізити.


Тобто перелік відкритий – головне, щоб реквізити були.


Обов’язкові реквізити первинного документа


Будь-який первинний документ ФОП – незалежно від його назви – має містити:


  1. найменування суб’єкта господарювання (постачальника та отримувача);
  2. РНОКПП або код згідно з ЄДРПОУ суб’єкта господарювання;
  3. для фізичних осіб – серія та номер паспорта або номер ID-картки (у разі відмови від РНОКПП);
  4. дату проведення операції;
  5. найменування товару або послуги;
  6. кількість та вартість товару або послуги;
  7. підписи сторін (за можливості).


Якщо хоча б один із цих елементів відсутній або не дозволяє чітко ідентифікувати операцію – документ може бути визнаний неналежним.


Який документ для якої операції


На практиці склалася усталена традиція, яку варто дотримуватися:


  1. Для продажу товарів – накладна або видаткова накладна, яка підтверджує факт передачі товару.
  2. Для надання послуг – акт приймання-передачі наданих послуг. Саме цей документ підтверджує, що послуга надана і прийнята замовником.
  3. Для іноземних послуг – інвойс (рахунок-фактура).


Інвойс як первинний документ: коли це можливо


Інвойс сам по собі – це рахунок. Тобто документ, який показує, скільки і кому потрібно заплатити. За замовчуванням він не є первинним документом, що підтверджує факт надання послуги.

Але є виняток, передбачений листами Мінфіну від 16.02.2017 №31-11410-06-5/4339 та від 22.08.2017 №35210-07/23-3364/2658: належно оформлений рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в обліку господарської операції без складання акта приймання-передачі – але тільки за умови його оплати, що підтверджується відповідними документами.

Тобто інвойс замінює акт лише тоді, коли:


  1. Він оплачений – і є підтвердження цієї оплати.
  2. Він містить всі обов’язкові реквізити, що дозволяють ідентифікувати операцію і її учасників.


Документами, що підтверджують оплату за інвойсом, можуть бути:


  1. платіжне доручення;
  2. розрахунковий чек;
  3. касовий чек;
  4. розрахункова квитанція;
  5. виписка з карткового рахунку.


Без хоча б одного з цих документів інвойс залишається просто рахунком і не може виконувати функцію акта.


Обов’язкові реквізити інвойсу як первинного документа


Рахунок-фактура (інвойс) може бути складений у паперовій або електронній формі. Щоб він мав статус первинного документа, він повинен містити:


  1. назву підприємства або ФОП, від імені якого складено рахунок;
  2. назву контрагента (замовника);
  3. зміст та обсяг господарської операції – що саме надано, в якій кількості;
  4. одиницю виміру господарської операції;
  5. особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в оформленні.


Практичні поради для ФОП IT та фрілансера


  1. Якщо ви надаєте послуги українським замовникам – оформляйте акт приймання-передачі наданих послуг. Він є найбільш зрозумілим і беззаперечним документом для податкової.
  2. Якщо ви надаєте послуги іноземним замовникам – інвойс із підтвердженням оплати є прийнятним первинним документом. Але переконайтеся, що в ньому є всі реквізити зі списку вище.
  3. Договір – окремо від первинного документа. Договір підтверджує правовідносини, але не підтверджує факт виконання. Первинний документ потрібен завжди – окремо від договору.
  4. Не надавайте документи із зайвою інформацією. Якщо вас просять показати первинні документи на фактичній перевірці, а ви надаєте послуги (не товари ризикової групи) – у вас є право цього не робити. Первинні документи по послугах перевіряються на документальній, а не фактичній перевірці.


Джерело: Команда адвокатів Богдана Янківа


Читайте більше:


Рахунок-фактура: коли і для чого складають

Інвойс: з погляду змін щодо актів виконаних робіт

Які штрафи загрожують за незберігання первинних документів у 2026 році

Первинні документи для ФОП 3 групи: приклади для онлайн-діяльності, оренди та виробництва

Первинні документи ФОП у 2026 році

✨ Новинка! Унікальний сервіс – АІ-Консультант для бухгалтера! Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
3

173

2

29

2

2108

2

80

3

31

4

1164

3

846

2

95

4

585

3

59

2

21

3

39

3

2958

2

22

2

175

3

71

2

75

3

54

5

35

3

27

12

16222