Первинні документи ФОП IT: що має бути в актах, інвойсах і накладних

Який документ підтверджує господарську операцію у ФОП: акт, накладна чи інвойс? Насправді для податкової важлива не назва документа, а наявність обов'язкових реквізитів. Розбираємо, які документи вважаються первинними, коли інвойс може замінити акт виконаних робіт та на що варто звернути увагу ФОП, які надають послуги в Україні та за кордоном

3

18


Головне правило: важлива не назва, а реквізити


Перше і найважливіше: назва документа – другорядна. Неважливо, як ви його назвали – акт, рахунок, інвойс, довідка чи звіт. Для податкової і суду має значення лише одне: чи містить документ реквізити, які дозволяють ідентифікувати операцію і її учасників.


Відповідно до Наказу Мінфіну від 03.09.2021 №496 «Про затвердження Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб-підприємців», первинними документами вважаються:


  1. описи залишку товарів,
  2. накладні,
  3. транспортні документи,
  4. митні декларації,
  5. акти закупки,
  6. фіскальні чеки,
  7. товарні чеки,
  8. інші документи, що містять обов’язкові реквізити.


Тобто перелік відкритий головне, щоб реквізити були.


Обов’язкові реквізити первинного документа


Будь-який первинний документ ФОП – незалежно від його назви – має містити:


  1. найменування суб’єкта господарювання (постачальника та отримувача);
  2. РНОКПП або код згідно з ЄДРПОУ суб’єкта господарювання;
  3. для фізичних осіб – серія та номер паспорта або номер ID-картки (у разі відмови від РНОКПП);
  4. дату проведення операції;
  5. найменування товару або послуги;
  6. кількість та вартість товару або послуги;
  7. підписи сторін (за можливості).


Якщо хоча б один із цих елементів відсутній або не дозволяє чітко ідентифікувати операцію – документ може бути визнаний неналежним.


Який документ для якої операції


На практиці склалася усталена традиція, яку варто дотримуватися:


  1. Для продажу товарів накладна або видаткова накладна, яка підтверджує факт передачі товару.
  2. Для надання послуг акт приймання-передачі наданих послуг. Саме цей документ підтверджує, що послуга надана і прийнята замовником.
  3. Для іноземних послуг інвойс (рахунок-фактура).


Інвойс як первинний документ: коли це можливо


Інвойс сам по собі це рахунок. Тобто документ, який показує, скільки і кому потрібно заплатити. За замовчуванням він не є первинним документом, що підтверджує факт надання послуги.

Але є виняток, передбачений листами Мінфіну від 16.02.2017 №31-11410-06-5/4339 та від 22.08.2017 №35210-07/23-3364/2658: належно оформлений рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в обліку господарської операції без складання акта приймання-передачі – але тільки за умови його оплати, що підтверджується відповідними документами.

Тобто інвойс замінює акт лише тоді, коли:


  1. Він оплачений – і є підтвердження цієї оплати.
  2. Він містить всі обов’язкові реквізити, що дозволяють ідентифікувати операцію і її учасників.


Документами, що підтверджують оплату за інвойсом, можуть бути:


  1. платіжне доручення;
  2. розрахунковий чек;
  3. касовий чек;
  4. розрахункова квитанція;
  5. виписка з карткового рахунку.


Без хоча б одного з цих документів інвойс залишається просто рахунком і не може виконувати функцію акта.


Обов’язкові реквізити інвойсу як первинного документа


Рахунок-фактура (інвойс) може бути складений у паперовій або електронній формі. Щоб він мав статус первинного документа, він повинен містити:


  1. назву підприємства або ФОП, від імені якого складено рахунок;
  2. назву контрагента (замовника);
  3. зміст та обсяг господарської операції – що саме надано, в якій кількості;
  4. одиницю виміру господарської операції;
  5. особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в оформленні.


Практичні поради для ФОП IT та фрілансера


  1. Якщо ви надаєте послуги українським замовникам оформляйте акт приймання-передачі наданих послуг. Він є найбільш зрозумілим і беззаперечним документом для податкової.
  2. Якщо ви надаєте послуги іноземним замовникам інвойс із підтвердженням оплати є прийнятним первинним документом. Але переконайтеся, що в ньому є всі реквізити зі списку вище.
  3. Договір окремо від первинного документа. Договір підтверджує правовідносини, але не підтверджує факт виконання. Первинний документ потрібен завжди окремо від договору.
  4. Не надавайте документи із зайвою інформацією. Якщо вас просять показати первинні документи на фактичній перевірці, а ви надаєте послуги (не товари ризикової групи) у вас є право цього не робити. Первинні документи по послугах перевіряються на документальній, а не фактичній перевірці.


Джерело: Команда адвокатів Богдана Янківа


Читайте більше:


Рахунок-фактура: коли і для чого складають

Інвойс: з погляду змін щодо актів виконаних робіт

Які штрафи загрожують за незберігання первинних документів у 2026 році

Первинні документи для ФОП 3 групи: приклади для онлайн-діяльності, оренди та виробництва

Первинні документи ФОП у 2026 році

✨ Новинка! Унікальний сервіс – АІ-Консультант для бухгалтера! Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
3

18

2

7

3

9

3

336

2

12

8

5486

2

30

4

12

2

613

3

39

3

72

3

442

8

860

3

100

4

19

3

56

3

11

3

13

3

15

3

26