Рахунок-фактура: коли і для чого складають

1. Коли виписується рахунок-фактура та хто має право його підпису
2. Чи обов’язково зберігати рахунок-фактуру як первинний документ
3. Чи потрібно подавати його контролюючим органам разом із податковою чи фінансовою звітністю
4. Чи може рахунок-фактура замінити договір між сторонами
5. Коли рахунок-фактура є необхідним, а коли – лише бізнесова практика
6. Висновки

У чинному українському законодавстві визначення рахунку-фактури як обов’язкового документа відсутнє. Його статус закріплений радше у господарській практиці, ніж у нормативних актах. Але є кілька моментів, які варто згадати:

Документ слугує для інформування контрагента про вартість товарів чи послуг, умови оплати та банківські реквізити продавця, а також часто використовується як підстава для здійснення платежу.

Разом із тим у практиків виникає низка запитань:

1. чи обов’язково зберігати рахунок-фактуру як первинний документ?
2. чи потрібно подавати його контролюючим органам разом із податковою чи фінансовою звітністю?
3. чи може рахунок-фактура замінити договір або акт виконаних робіт між сторонами?
4. у яких випадках він дійсно необхідний, а коли його складання – лише усталена бізнесова практика?

Коли виписується рахунок-фактура та хто має право його підпису

Рахунок-фактура у внутрішньому обігу складається, як правило, до моменту оплати для інформування покупця про суму, умови розрахунків та реквізити постачальника. Його також доцільно виписувати у випадках регулярних постачань або надання послуг для зручності контролю взаєморозрахунків. У зовнішньоекономічній діяльності рахунок-фактура (інвойс) є обов’язковим документом, без якого неможливе митне оформлення товарів.

Законодавством не встановлено чітких вимог до підписання рахунку-фактури. Зазвичай право підпису має керівник підприємства, головний бухгалтер або інша уповноважена особа, визначена наказом чи довіреністю. У міжнародній практиці інвойс може підписувати директор або менеджер зовнішньоекономічної діяльності. Хоча підпис не завжди є формально обов’язковим, його наявність підвищує юридичну захищеність та дисципліну розрахунків між сторонами.

Уніфікованої, затвердженої законодавством форми рахунку-фактури в Україні не існує. Документ складається у довільному вигляді, але з дотриманням загальноприйнятих вимог ділового обігу. На практиці він зазвичай містить такі реквізити:

1. назва документа («Рахунок-фактура» або «Invoice»);
2. номер і дата складання;
3. повне найменування та реквізити продавця і покупця;
4. опис товарів або послуг (найменування, кількість, ціна, сума);
5. загальна сума до сплати (з ПДВ або без ПДВ);
6. умови та строки платежу;
7. банківські реквізити постачальника.

У зовнішньоекономічних операціях інвойс повинен містити також додаткові відомості – країну походження товарів, умови поставки (за Incoterms), валюту розрахунків тощо.

Таким чином, форма рахунку-фактури є вільною, але її зміст має відповідати потребам сторін та, за необхідності, вимогам митного чи банківського контролю. Принцип диспозитивності під час обігу рахунків-фактур означає, що сторони самостійно визначають доцільність їх складання, форму та реквізити, оскільки законодавством такі вимоги прямо не встановлені (крім випадків ЗЕД).

Внутрішній обіг дозволяє використовувати нестандартні форми – наприклад, рахунок із логотипом компанії, зведену форму для кількох замовлень чи навіть електронний варіант у вигляді PDF. Важливо, щоб він був зрозумілим для обох сторін і узгоджувався з умовами договору.

У зовнішньоекономічних операціях застосування «креативних» форм обмежене. Інвойс має відповідати вимогам митних органів і міжнародних стандартів, тому відсутність обов’язкових реквізитів (кількість, ціна, країна походження, умови Incoterms) може призвести до затримки митного оформлення.

Єдиного правила щодо кількості екземплярів рахунку-фактури законодавство не встановлює. На практиці документ зазвичай складається у двох примірниках:

1. один залишається у продавця для контролю та архіву,
2. а другий передається покупцю для проведення оплати.

У сучасних умовах часто використовується електронна форма (PDF, скан-копія, електронний документообіг), і тоді фізично створюється лише один оригінал, який дублюється електронними копіями.

Чи обов’язково зберігати рахунок-фактуру як первинний документ

Рахунок-фактура не належить до обов’язкових первинних документів, передбачених Законом про бухоблік. Тобто формально вимога зберігати його на рівні первинних документів відсутня.

Водночас на практиці рахунок-фактуру рекомендується зберігати, оскільки він:

1. підтверджує суму та умови оплати, виставлені контрагенту;
2. допомагає у внутрішньому контролі розрахунків;
3. може бути корисним при вирішенні спірних ситуацій із покупцем або постачальником;
4. у зовнішньоекономічних операціях (як інвойс) є обов’язковим документом для митного оформлення.

Чи потрібно подавати його контролюючим органам разом із податковою чи фінансовою звітністю

Рахунок-фактура не подається до контролюючих органів ані разом із податковою декларацією, ані зі складанням фінансової звітності. ПКУ та Закон про бухоблік не передбачають обов’язку подавати цей документ до ДПС чи органів статистики.

Рахунок-фактура виконує лише інформаційно-розрахункову функцію у відносинах між продавцем і покупцем. Для податкових цілей значення мають інші документи:

1. податкові накладні,
2. акти виконаних робіт,
3. видаткові накладні,
4. договори тощо.

Чи може рахунок-фактура замінити договір між сторонами

Відповідно до ст. 205 та 207 ЦКУ, правочин може вчинятися усно або в письмовій формі, якщо інше не встановлено законом. Загальне правило передбачає укладення договору у письмовій формі шляхом підписання єдиного документа сторонами. Водночас ЦКУ допускає й спрощений порядок укладення договорів – шляхом обміну листами, електронними повідомленнями чи іншим підтвердженням прийняття замовлення до виконання, якщо законом не встановлено спеціальних вимог до форми правочину.

Обов’язковою умовою чинності договору в такому разі є наявність у документі істотних умов:

1. предмета,
2. ціни
3. та строку його дії (ч. 1 ст. 638 ЦКУ).

Таким чином, якщо рахунок-фактура містить усі істотні умови договору, її можна розглядати як підтвердження укладення договору у спрощеній письмовій формі.

Варто підкреслити, що рахунок-фактура може розглядатися як договір лише за умови, якщо він є достатньо змістовним: крім істотних умов, у ньому повинні бути відображені й інші важливі положення, які сторони вважають необхідними. Проте на практиці рахунок-фактура, як спрощена форма договору, рідко містить додаткові умови, зокрема щодо відповідальності сторін за порушення зобов’язань.

Щоб уникнути більшості спірних ситуацій, у рахунку-фактурі, крім основних реквізитів контрагентів, слід також відобразити, як мінімум, характеристику товару (послуги) та його вартість. Якщо ж у такому рахунку визначено лише суму до сплати та зазначено, наприклад, «за послуги» або «за товар», тоді такий рахунок, навіть сплачений, не може вважатися формою договору. У випадку спору в суді слід буде з’ясувати насамперед, за які конкретно послуги або товари (та в яких обсягах) було сплачено кошти.

На практиці рахунок-фактура нерідко використовується підприємствами як підтвердження виконаних робіт чи наданих послуг замість акта приймання-передачі. Такий підхід пояснюється зручністю документообігу та бажанням спростити розрахунки між сторонами.

Наприклад, оператори мобільного зв’язку та інтернет-провайдери зазвичай не підписують з абонентами акти виконаних робіт щомісяця. Натомість вони виставляють рахунок на оплату послуг із зазначенням періоду, тарифу та суми. Після оплати рахунку фактично підтверджується факт надання послуги.

Такий підхід зручний і спрощує документообіг, але він містить ризики. Якщо контрагент відмовиться оплачувати чи виникне спір у суді, сам рахунок не завжди визнається достатнім доказом. Суд може вимагати акт або інший первинний документ, що підтверджує факт надання послуги.

Водночас законодавство України не визначає рахунок-фактуру як документ, що підтверджує факт виконання робіт чи надання послуг. У розумінні Закону про бухоблік, первинним документом для таких операцій залишається саме акт.

Саме тому було зареєстровано у Верховній Раді України законопроєкт від 13.10.2022 №8125 під назвою «Про використання рахунків-фактур в операціях з виконання робіт (надання послуг)». Він був внесений на розгляд парламенту та відноситься до 8-ї сесії IX скликання. Станом на 11 лютого 2025 року законопроєкт був включений до порядку денного Верховної Ради під номером 4229-IX. Його прийняття дозволить закріпити єдині правила використання рахунків-фактур, уникнути подвійного трактування та спростити документообіг, оскільки законопроєктом пропонується:

1. сформувати новий понятійний апарат, затвердивши поняття рахунку-фактури, принципу мовчазної згоди, конклюдентних дій тощо;
2. визнати, що за певних умов рахунок-фактура може виступати договором;
3. затвердити обов’язкові реквізити рахунку-фактури;
4. передбачити способи прийняття (акцепту) рахунку-фактури та визнання його первинним документом.

Оскільки законопроєкт поки не прийнято, варто сподіватися, що його ухвалення внесе правову визначеність у використання рахунків-фактур під час виконання робіт та надання послуг. Це дозволить чітко закріпити статус такого документа, встановити його обов’язкові реквізити та порядок застосування. У результаті бізнес отримає зрозумілий інструмент для підтвердження господарських операцій, а податкові органи – єдині правила контролю за його використанням.

Коли рахунок-фактура є необхідним, а коли – лише бізнесова практика

Рахунок-фактура стає обов’язковим документом у зовнішньоекономічних операціях, де він виконує функцію інвойсу і підтверджує митну вартість товарів. У такому випадку його складання прямо передбачене митним законодавством.

Натомість у внутрішньогосподарських відносинах рахунок-фактура не є обов’язковим первинним документом. Його використання має радше допоміжний характер: він спрощує комунікацію з контрагентами, слугує підставою для оплати, зручним інструментом внутрішнього контролю та підтвердження домовленостей. Тобто у більшості випадків його складання – це усталена ділова практика, а не законодавча вимога.

Висновки

1. Рахунок-фактура не є первинним документом у внутрішньому обігу, але корисний для контролю та зручності розрахунків.
2. Податковим органам він не корисний – для обліку значення мають акти, накладні та договори.
3. У ЗЕД-операціях інвойс обов’язковий: без нього неможливе митне оформлення та банківські операції.
4. Форма рахунку вільна – паперова чи електронна, але повинна містити ключові реквізити.
5. Договір він не замінює, проте може бути підтвердженням домовленостей у спрощеній формі.

Шаблони та зразки документів:

Рахунок-фактура

Рахунок-фактура (ФОП)

Рахунок-фактура (послуги)

Акт приймання-передачі наданих послуг

Читайте більше:

Податкова декларація з ПДВ із додатками: інструкція заповнення

Аналіз типових помилок під час обліку ПДВ зовнішньоекономічної діяльності

Режим експортного забезпечення ПДВ: оформлення ПН, РК та відображення у декларації з ПДВ