
Експерт
Олена СтепановаГоловний бухгалтер групи компаній, засновниця власної практики з бухгалтерського аутсорсингу, незалежний консультант та викладач практичних курсів з бухгалтерського обліку
У статті розглянуто, чи потрібні подорожні листи після скасування типових форм та яку роль вони відіграють сьогодні у підтвердженні витрат на пальне. Пояснюємо, як підприємству правильно затвердити власну форму документа, які обов’язкові реквізити він має містити та чому важливо фіксувати дані щоденно. Також дізнаєтесь, як використовувати подорожні листи для списання пального, які додаткові документи слід оформлювати та як уникнути претензій податкової

У 2011 році держава зробила перший крок до спрощення облікових вимог. Таким чином у 2013 році нормативні акти, що встановлювали типові форми подорожніх листів, були офіційно скасовані, це:
Чи потрібні вони сьогодні?
Формально – ні.
Але на практиці подорожні листи виконують важливу функцію документального підтвердження витрат на пальне.
Щоб легально використовувати подорожні листи, підприємство має затвердити їх форму власним наказом, включивши:
та
Хоча законодавство не вимагає заповнювати подорожній лист щодня, практика показує, що саме такий підхід є найнебезпечнішим для підприємства.
Складання одного листа на місяць може здаватися зручнішим, але виникає низка проблем із підтвердженням витрат.
Аналізуючи судову практику, бачимо, що податківці вимагають щоденну фіксацію даних. Тобто зазначення пробігу, витрат палива, маршруту за кожен день окремо. Інакше сумарні місячні показники без конкретики можуть не прийматися як достовірні.
Отже, якщо підприємство вирішило затвердити порядок, за яким подорожній лист складають раз на місяць, то в порядку має бути зазначено, що дані в такий лист вносяться щодня, коли автомобіль працював.
Для контролю за господарським використанням подорожній лист повинен містити також:
Якщо ці дані відсутні, податкова поставить під сумнів зв’язок витрат із господарською діяльністю підприємства.
Підприємство може включити на свій розсуд і інші додаткові дані та реквізити.
Підпис медичного працівника про проходження передрейсового медогляду, який є обов'язковим для водіїв транспортних засобів, як реквізит подорожнього листа може бути передбачений у внутрішньому розпорядку підприємства (ст. 18 Закону України від 05.04.2001 №2344-III «Про автомобільний транспорт» та п. 4.6 Положення про медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів, затвердженого наказом МОЗ від 31.01.2013 №65/80). Але це не обов’язково, оскільки цей факт відображається в інших документах про перевірку стану водія.
Підписи інших відповідальних осіб в подорожньому листі – диспетчера, механіка – також включаються або ні в реквізити за бажанням підприємства.
Коли подорожній лист складається за місяць, можливо, що дані в нього будуть вносити різні водії, тому в цьому разі доцільно передбачити реквізити «Автомобіль здав» та «Автомобіль прийняв» – для фіксації факту передачі від одного водія іншому.
Подорожній лист – це документ, де фіксуються дані про пробіг автомобіля, маршрут і використане пальне, але він не містить розрахункової бази для списання палива за нормами. А норми – це спосіб уникнути конфліктів з податківцями щодо раціональності витрат.
Законодавство не встановлює прямої вимоги списувати паливо виключно за затвердженими нормами, але використання нормативів надає підприємству захист під час перевірок.
Сьогодні, замість наказу Мінтранспорту від 10.02.1998 №43 «Про затвердження Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті», що втратив чинність у 2023 році, діють розроблені ДП «ДержавтотрансНДІпроект» Методичні рекомендації з нормування витрат палива, які включають базові норми.
Ці норми мають рекомендаційний характер і не затверджені Мінінфраструктури. Тому підприємства можуть ухвалювати рішення щодо їх застосування на власний розсуд. Для цього керівник видає відповідний наказ.
Отже, порядок дій для списання пального на підставі подорожнього листа:
1. Перевірка заповнення подорожнього листа. Переконайтесь, що всі обов’язкові реквізити подорожнього листа, як первинного документа, присутні:
2. Підготовка акту або бухгалтерської довідки. Подорожній лист фіксує витрати в натуральних одиницях, тому для розрахунку сумових витрат рекомендують складати акт на списання палива. Він містить:
3. Заповнення відомості на списання (за місяць або інший період). При великих обсягах даних за кілька подорожніх листів (особливо для вантажних авто) можна скласти зведену відомість, яка буде підставою для списання всіх витрат.
4. Перевірка правильності та відповідності нормам. Зокрема, порівнюйте фактичні витрати пального з нормами, затвердженими на підприємстві. Перевищення норм потребує пояснень від водія або підтвердження пов'язаності з господарською діяльністю.
5. Дотримання затвердженої форми і внутрішніх правил. Якщо підприємство затвердило форму подорожнього листа і порядок його обробки, ці вимоги мають дотримуватися. Недотримання затвердженого порядку може призвести до відмови у визнанні витрат на пальне податковими органами.
Шаблони та зразки документів:
Подорожній лист вантажного автомобіля
Подорожній лист службового легкового автомобіля
Наказ про затвердження форми подорожнього листа вантажного автомобіля
Журнал обліку подорожніх листів
Читайте більше:
Норми витрат пального: чи варто на них орієнтуватися в обліку
Пальне за паливними картками: чи обов’язково зберігати фіскальні чеки
Як правильно списувати пальне з 203 рахунку: чи можна вести облік без розподілу по кожному авто
Чи законно оформлювати один подорожній лист на місяць для авто з кількома водіями
Один місячний подорожній лист автомобіля на одне авто не заборонено
Електромобіль на підприємстві: як обліковувати зарядку і чи потрібен подорожній лист
Підприємства, які використовують окремі товари з кодами УКТ ЗЕД, не зазначеними у п.п. 215.3.4 ПКУ, як пальне, також можуть бути платниками акцизного податку. Податкові зобов’язання виникають саме на дату використання такої продукції для заправлення транспортних засобів, обладнання або пристроїв із двигунами внутрішнього згоряння. За відповідний звітний період платник має подати розділ «В» декларації з акцизного податку та додаток 1. У графі 2 додатка 1 для такої продукції зазначається умовний код 2710 00 00 00. Водночас такий платник не реєструється в системі електронного адміністрування пального та спирту етилового і не складає акцизні накладні

31 серпня 2026 року місія МВФ розпочинає переговори з українською владою, і одним із ключових питань стане проєкт Державного бюджету на 2027 рік. Нова чотирирічна програма EFF передбачає фінансування України на $8,1 млрд, тоді як загальна потреба у зовнішньому фінансуванні до 2029 року оцінюється у $136,5–146,3 млрд залежно від сценарію. Перший перегляд програми Україна пройшла у липні, однак Фонд уже зафіксував відставання за окремими структурними реформами

При імпорті товарів податкову накладну не оформляють і не реєструють. Факт ввезення товарів на митну територію України підтверджує митна декларація (МД) і саме вона дає право імпортеру на податковий кредит. Коли і як імпортеру відображати ввізний ПДВ у ПДВ-звітності, як отримати бюджетне відшкодування, що є підставою для коригування податкового кредиту – ці та інші питання розглянемо далі

У вересні 2026 року працівники матимуть 22 робочі дні та 8 вихідних. Державних свят і додаткових неробочих днів протягом місяця немає. За стандартного 40-годинного робочого тижня норма робочого часу становитиме 176 годин. У першій половині вересня – з 1 по 15 число – буде 11 робочих днів. Скорочених на одну годину робочих днів напередодні свят у вересні також не передбачено

Платники податків мають право оскаржити висновки податкової перевірки, подавши заперечення, додаткові документи та пояснення протягом 10 робочих днів. Платник також має право брати участь у розгляді матеріалів перевірки та надавати усні й письмові пояснення

Зробіть ваш робочий стіл джерелом натхнення! Ми підготували колекцію стильних та унікальних заставок, які додадуть кольорів і настрою до вашої повсякденної роботи. І на цей раз – 3 унікальні заставки, один погляд на які змусить вас на хвильку посміхнутись! Завантажуйте безкоштовно та перетворюйте екран у витвір мистецтва

У Верховній Раді зареєстрували законопроєкт №15557, який пропонує посилити трудові гарантії працівників, які самостійно доглядають за дітьми через проходження військової служби другим із батьків. Документ передбачає заборону звільнення таких працівників з ініціативи роботодавця. Єдиним винятком має стати повна ліквідація підприємства, установи чи організації. Для цього пропонується доповнити відповідною нормою статтю 184 Кодексу законів про працю України. У разі ухвалення закон має набути чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування

У Законі про Державний бюджет на 2026 рік мінімальна заробітна плата встановлена на рівні 8647 грн. Протягом року ВРУ приймала закони щодо внесення правок у Держбюджет-2026, останній з них був найрезонанснішим, адже його альтернативний законопроєкт №15224-5 «Про внесення змін до Закону України «Про Державний бюджет України на 2026 рік» пропонував збільшення заробітної плати вже з 1 липня у розмірі 11183 грн, проте законопроєкт був заслуханий і знятий з розгляду. Таким чином мінзарплата залишилась у розмірі 8647 грн. Яку суму буде отримувати працівник після утримання податків давайте рахувати

З 2026 року правила працевлаштування осіб з інвалідністю для роботодавців суттєво змінилися. Закон №4219 запровадив новий підхід до розрахунку нормативу, звітності та відповідальності, який потребує особливої уваги на практиці. Тепер виконання нормативу перевіряється щоквартально, а замість штрафів запроваджується цільовий внесок. Окремі новації викликають багато запитань: кого включати до нормативу, як рахувати внесок і які штрафи загрожують за порушення. Цей матеріал – підбірка ключових роз’яснень і аналітики від редакції, яка допоможе роботодавцям зорієнтуватися в нових правилах 2026 року

Гіг-контракт є цивільно – правовим договором. Щодо оподаткування винагороди за гіг-контрактом діє пільговий режим оподаткування ПДФО та ЄСВ. З огляду на специфіку оподаткування резиденти Дія Сіті мають особливості формування Податкового розрахунку ПДФО / ВЗ / ЄСВ та додатків до нього в частині винагороди та інших виплат гіг-спеціалісту. Про це все говоримо у статті

Мобілізованих працівників можуть додатково захистити від звільнення через завершення строку трудового договору. Відповідну пропозицію містить законопроєкт №15559, зареєстрований у Верховній Раді. Документ передбачає, що строковий договір із працівником, призваним на військову службу, не можна буде припинити до завершення особливого періоду або фактичного звільнення з військової служби

NovaPay приєднується до Меморандуму щодо прозорості ринку платіжних послуг. Оголошено про встановлення лімітів на перекази для деяких ФОП – платників єдиного податку 1-3 груп вже з 1 вересня 2026 року

В Україні пропонують поетапно підвищувати гарантований мінімальний розмір пенсії. Згідно з пропозицією Данила Гетманцева, у 2027 році він може становити 6,5 тис. грн, у 2028 році – 8 тис. грн, а у 2029-му – 10 тис. грн. Такий підхід має посилити захист пенсіонерів із найнижчими виплатами. Насамперед це стосується людей, чиї пенсії сформувалися через невисокі доходи або періоди сплати мінімальних внесків. Водночас підвищення мінімуму має стати лише частиною комплексної пенсійної реформи

Дізнайтесь, як правильно вести бухгалтерський та податковий облік тари: поворотної й безповоротної. У статті розглянуто класифікацію тари, нюанси оприбуткування, типові проведення, вимоги ПКУ та судову практику. Які рахунки використовувати для обліку тари? Як уникнути податкових ризиків при зворотній тарі? Все про облік тари – в одному матеріалі
