
Часто при подачі документів до органів влади в електронній формі виникає питання,
Як же засвідчити електронну копію документа?
Для оформлення електронної копії оригіналу документа у паперовій формі він оцифровується (сканується, фотографується) та зберігається у форматі для фотоелектронних документів, визначеному в Переліку форматів (п. 8 гл. 2 р. ІІ Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженому yаказом Мін'.cne від 11.11.2014 №1886/5, далі – Наказ №1886/5).
Оформлення електронної копії документа у паперовій формі завершується накладанням кваліфікованої електронної печатки установи або кваліфікованого електронного підпису, якщо установа у своїй діяльності не використовує кваліфіковану електронну печатку.
Перелік форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання:
- для створення текстових електронних документів використовується формат: «PDF/A-1 (*.pdf)»;
- для створення фото-електронних документів – «TIFF (*.tif)».
Отже, покроково:
- Відцифрувати паперову копію документа – сканувати чи якісно сфотографувати.
- Зберегти відцифрований файл в правильному форматі.
- Підписати файл з електронним документом КЕПом.
Перевірити підпис можна:
- на сайті Центрального засвідчувального органу: https://czo.gov.ua/verify,
- на сайті Дії: https://ca.diia.gov.ua/verify.
Джерело: Адвокат Дар'я Тарасенко
Читайте більше:
Кадрові документи в торговій точці: чи зобов’язаний ФОП їх зберігати
Чи дозволено підписувати документи чорною кульковою пастою
УНЗР: що це таке та чому він важливий при оформленні документів
Головний бухгалтер без права підпису: чи це можливо




















