Як правильно засвідчити електронну копію документа: покрокова інструкція

Подання документів до органів влади в електронному форматі давно стало звичною практикою. Водночас у багатьох виникає запитання: як правильно засвідчити електронну копію паперового документа, щоб її прийняли без зауважень? Роз’яснюємо, у якому форматі зберігати файл, як правильно накладати КЕП і чому напис «Згідно з оригіналом» більше не потрібен

5

715


Часто при подачі документів до органів влади в електронній формі виникає питання,

Як же засвідчити електронну копію документа?

Для оформлення електронної копії оригіналу документа у паперовій формі він оцифровується (сканується, фотографується) та зберігається у форматі для фотоелектронних документів, визначеному в Переліку форматів (п. 8 гл. 2 р. ІІ Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженому yаказом Мін'.cne від 11.11.2014 №1886/5, далі – Наказ №1886/5).


Оформлення електронної копії документа у паперовій формі завершується накладанням кваліфікованої електронної печатки установи або кваліфікованого електронного підпису, якщо установа у своїй діяльності не використовує кваліфіковану електронну печатку.


Перелік форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання:


  1. для створення текстових електронних документів використовується формат: «PDF/A-1 (*.pdf)»;
  2. для створення фото-електронних документів – «TIFF (*.tif)».


Отже, покроково:


  1. Відцифрувати паперову копію документа – сканувати чи якісно сфотографувати.
  2. Зберегти відцифрований файл в правильному форматі.
  3. Підписати файл з електронним документом КЕПом.
Засвідчувати копії електронних документів шляхом зазначення на них певних написів, таких як, наприклад: «Згідно з оригіналом»/«копія вірна» тощо, не вимагається

Перевірити підпис можна:


  1. на сайті Центрального засвідчувального органу;
  2. на сайті Дії.


Джерело: Адвокат Дар'я Тарасенко


Читайте більше:


Кадрові документи в торговій точці: чи зобов’язаний ФОП їх зберігати

Чи дозволено підписувати документи чорною кульковою пастою

УНЗР: що це таке та чому він важливий при оформленні документів

З 1 лютого новий порядок проставлення апостиля на документах, призначених для використання за кордоном

Головний бухгалтер без права підпису: чи це можливо


Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
5

715

3

13

4

742

5

619

3

15

3

128

3

1403

5

206

4

1148

3

23

4

65

4

2384

3

743

3

607

4

28

5

258

4

70

4

2742

6

60

6

324

7

11201