Як стати персональним асистентом і працювати офіційно: покроковий гайд

Професія персонального асистента стрімко набирає популярності в Україні. Дедалі більше керівників, підприємців та зайнятих професіоналів шукають кваліфікованих помічників, які візьмуть на себе:

1. організацію робочого часу;
2. ведення кореспонденції;
3. планування зустрічей;
4. виконання різноманітних доручень.

Якщо ви вирішили перетворити свої організаторські здібності на офіційний бізнес, вам знадобиться розібратися у нюансах реєстрації ФОП та правильного оформлення відносин з клієнтами.

Команда адвоката Богдана Янківа детально розглядає:

1. як оформити ФОП для надання послуг персонального асистента;
2. які коди економічної діяльності обрати;
3. яку групу спрощеної системи оподаткування вибрати залежно від ваших клієнтів;
4. які документи потрібні для легальної роботи.

Хто такий персональний асистент: специфіка професії

Перш ніж переходити до юридичних аспектів, важливо чітко визначити межі професії персонального асистента, оскільки від цього залежатиме вибір кодів діяльності.

Персональний асистент – це не просто «людина на підхвату»

Сучасний персональний асистент – це високопрофесійний фахівець з широким спектром компетенцій:

1. організація та контроль робочого часу керівника;
2. управління календарем зустрічей та переговорів;
3. ведення ділового листування та комунікації з партнерами;
4. підготовка документів, презентацій, звітів;
5. координація подорожей (бронювання квитків, готелів, організація логістики);
6. контроль виконання завдань командою;
7. фільтрація вхідної інформації та приоритизація питань;
8. ведення переговорів від імені керівника (в межах повноважень);
9. організація заходів, зустрічей, конференцій

Ключові якості успішного персонального асистента:

1. проактивність та ініціативність;
2. стресостійкість та здатність працювати в режимі багатозадачності;
3. відмінні комунікативні навички;
4. уміння приймати рішення самостійно;
5. конфіденційність та лояльність;
6. досвід роботи від 1,5-2 років у схожій позиції.

Диференціація послуг:

Важливо розуміти різницю між двома основними типами асистування:

Тип 1: Офісний/бізнес-асистент

1. робота з документацією та кореспонденцією;
2. адміністративні функції;
3. координація бізнес-процесів;
4. робота переважно в офісному середовищі.

Тип 2: Особистий/приватний асистент

1. виконання особистих доручень;
2. організація побутових питань;
3. персональні покупки та послуги;
4. робота часто поза офісом.

Від того, який тип послуг ви надаватимете, залежатиме вибір кодів КВЕД при реєстрації.

КВЕД для ФОП-персонального асистента

Основні КВЕД для офісного асистента:

1. 82.11 – Надання комбінованих офісних адміністративних послуг. Це найбільш універсальний код для асистентів, які виконують широкий спектр офісних функцій: ведення кореспонденції, організація зустрічей, підготовка документів, координація робочих процесів;
2. 82.19 – Фотокопіювання, підготування документів та інша спеціалізована допоміжна офісна діяльність. Підходить для асистентів, які спеціалізуються на документообігу, підготовці матеріалів, форматуванні та оформленні ділової документації;
3. 82.99 – Надання інших допоміжних комерційних послуг, н.в.і.у. Широкий код для різноманітних комерційних послуг підтримки бізнесу, які не входять до інших категорій;
4. 96.09 – Надання інших індивідуальних послуг, н.в.і.у. Універсальний код для персоналізованих послуг, що не класифікуються в інших категоріях.

Додаткові КВЕД для розширення функціоналу:

1. 82.30 – Організування конгресів і торговельних виставок. Якщо ви займаєтеся організацією бізнес-івентів, конференцій, виставок для свого клієнта;
2. 63.11 – Оброблення даних, розміщення інформації на веб-вузлах і пов’язана з ними діяльність. Для асистентів, які ведуть веб-сайти клієнтів, наповнюють контентом, адмініструють онлайн-платформи;
3. 63.12 – Веб-портали. Якщо ви створюєте або підтримуєте веб-портали для клієнта;
4. 73.11 – Рекламні агентства. Для роботи з соціальними мережами клієнта, координації рекламних кампаній, співпраці з брендами;
5. 73.12– Посередництво в розміщенні реклами в засобах масової інформації. Якщо ви організовуєте розміщення реклами клієнта в медіа;
6. 74.10 – Спеціалізована діяльність із дизайну. Для асистентів, які займаються графічним дизайном презентацій, створенням візуальних матеріалів;
7. 74.20 – Діяльність у сфері фотографії. Якщо ви робите фото для клієнта (івенти, портрети, документація);
8. 59.11 – Виробництво кіно- та відеофільмів, телевізійних програм. Для асистентів, які створюють відеоконтент на замовлення клієнта;
9. 59.12 – Компонування кіно- та відеофільмів, телевізійних програм. Якщо ви монтуєте відео, створюєте телевізійний контент;
10. 63.99 – Надання інших інформаційних послуг, н.в.і.у. Універсальний код для різноманітних інформаційних послуг.

Податкове законодавство України не обмежує кількість КВЕД, які може зареєструвати ФОП. Ви можете внести всі перелічені коди одразу, що дасть максимальну гнучкість у наданні послуг

Рекомендований базовий набір для старту:

1. 82.11 – Офісні адміністративні послуги.
2. 82.99 – Допоміжні комерційні послуги.
3. 96.09 – Індивідуальні послуги.
4. 82.30 – Організація заходів.
5. 73.11 – Робота з соцмережами та рекламою.

Цей мінімальний набір покриває 90% типових завдань персонального асистента.

Вибір групи оподаткування: 2 чи 3 група

ФОП 2 група спрощеної системи: для роботи з приватними особами

Характеристики:

1. Клієнти: тільки фізичні особи та інші ФОП.
2. Категорично заборонено: робота з юридичними особами (ТОВ, АТ тощо).
3. Ліміт річного доходу: до 6 672 000 грн (у 2025 році).
4. Єдиний податок: фіксована ставка до 1 600 грн на місяць.
5. ЄСВ: близько 1 760 грн за місяць.
6. Військовий збір: 800 грн від фіксованої ставки ЄП.

Кому підходить:

Якщо ваші клієнти – це приватні особи (підприємці, які наймають особистого асистента для себе), фрілансери або інші ФОП. Наприклад, ви працюєте персональним помічником для успішного блогера-ФОП або бізнес-тренера.

Обмеження

Якщо з’явиться пропозиція від компанії (навіть маленького ТОВ) стати їхнім асистентом – доведеться відмовитися або змінювати групу оподаткування.

Переваги:

1. мінімальне податкове навантаження (фіксовані платежі);
2. простота обліку та звітності;
3. передбачуваність витрат.

ФОП 3 група спрощеної системи: універсальний варіант для бізнесу

Характеристики:

1. Клієнти: фізичні особи, ФОП, юридичні особи, іноземні компанії.
2. Ліміт річного доходу: до 9 336 000 грн (у 2025 році).
3. Єдиний податок: 5% від фактичного доходу (або 3% якщо платник ПДВ).
4. ЄСВ: близько 1 760 грн за місяць (сплата за квартал).
5. Військовий збір: 1% від доходу.

Кому підходить:

Якщо ви плануєте працювати з бізнесом – бути асистентом директора компанії, топ-менеджера корпорації, або надавати послуги кільком юридичним особам одночасно.

Переваги:

1. можливість працювати з будь-якими типами клієнтів;
2. вищий ліміт доходу;
3. гнучкість у формах оплати (готівка, безготівка, валюта);
4. престижність для корпоративних клієнтів.

Недоліки:

1. вищі податки при високих доходах;
2. щоквартальна наростаюча звітність (хоча все одно просто порівняно із загальною системою)

Якщо ви тільки починаєте і маєте одного-двох приватних клієнтів – можна стартувати з другої групи. Але якщо є хоч найменша вірогідність роботи з компаніями або ваші амбіції передбачають масштабування – одразу обирайте третю групу. Перехід між групами можливий, але тільки з початку нового календарного року, що може створити незручності

Робота з юридичними особами: нюанси для ФОП-асистента

Якщо ви обрали третю групу оподаткування і плануєте працювати з компаніями, важливо розуміти специфіку таких відносин.

Типи договорів з юрособами:

Договір надання послуг (ЦПХ)

Найпоширеніший формат для персональних асистентів. Ви залишаєтеся незалежним підприємцем, надаєте послуги на основі цивільно-правового договору.

Що включає:

1. перелік послуг (функціонал асистента);
2. вартість послуг (погодинна, місячна, проєктна);
3. строки надання послуг;
4. порядок оплати;
5. відповідальність сторін.

Акт надання послуг

Форми оплати від юрособи:

1. безготівковий переказ на ваш підприємницький рахунок (найпоширеніше);
2. оплата в валюті (якщо працюєте з іноземними компаніями).

Важливі нюанси:

1. РРО (касовий апарат)

При безготівковій оплаті РРО не потрібен.

2. Первинна документація

Компанії дуже прискипливі до документообігу. Потрібно:

1. договір на надання послуг;
2. акт виконаних робіт щомісяця;
3. рахунок на оплату.

3. Податкові агенти

4. Конфіденційність

При роботі з бізнесом часто підписується додатковий договір про нерозголошення (NDA), оскільки асистент має доступ до конфіденційної інформації.

Ключові висновки

Професія персонального асистента в Україні виходить з тіні та набуває офіційного статусу. Оформлення ФОП дозволяє легально надавати ці послуги, будувати довгострокові відносини з клієнтами та мати соціальні гарантії через сплату ЄСВ.

Ключові висновки:

1. Вибір групи оподаткування залежить від типу клієнтів: друга група для приватних осіб, третя – для роботи з бізнесом. Для більшості асистентів оптимальна третя група через гнучкість.
2. КВЕДи необмежені: можна зареєструвати всі необхідні коди одразу, що дасть свободу в наданні різноманітних послуг.
3. Документообіг критично важливий: особливо при роботі з юридичними особами. Договори та акти – ваш захист і підтвердження легальності доходів.
4. Можливість найму: якщо бізнес росте, ви можете створити команду асистентів, але це збільшить адміністративне навантаження.
5. Професіоналізм понад усе: персональний асистент — це не просто «помічник», а висококваліфікований фахівець з організації та управління, і правильне юридичне оформлення підкреслює цей статус.

Якщо ви готові перетворити свої навички організації та комунікації на офіційний бізнес – реєстрація ФОП стане першим кроком до побудови успішної кар’єри персонального асистента з легальним доходом та можливістю масштабування.

Джерело: команда адвоката Богдана Янківа

Читайте більше:

КВЕД для ФОП: як правильно обрати

Чи існують обмеження щодо кількості КВЕД для ФОП

Як змінити (додати / видалити) КВЕД через «Дію»: інструкція для ФОП