
Документообіг, первинні документи
20.08.2025
Відсутні посада та прізвище в електронному акті: ризики та практика
Компанія отримала акт виконаних робіт в системі Медок. В акті від замовника відсутні обов'язкові реквізити: посада і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення. Просили внести зміни, але отримала відповідь, що всі дані зашиті в ЕЦП. Чи можемо підписувати такий акт? Чи не буде зауважень від податкової при перевірці?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Такий документ ви можете прийняти, але будьте готові до суду.
Ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон №996) визначає наступне:
«Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади та прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції й правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
...Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.»
Отже, за визначенням ст. 9 Закону №996 – посади й прізвища осіб та особистий підпис особи вказані як різні реквізити первинного документа.
Закон України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон №851) визначає наступне:
«Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.
Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.
Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.»
«Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.
Для підтвердження достовірності походження та цілісності електронного документа може використовуватися електронна печатка.
Накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа.
...Суб’єкти електронного документообігу використовують електронні підписи та електронні печатки у випадках, встановлених законодавством, або за домовленістю між відповідними суб’єктами...»
«Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».
...Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії...»
Ст. 18 Закону України від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» визначає наступне:
«Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.»
Отже, сторони мають узгодити між собою правила електронного документообігу та підписання електронного документу.
При цьому маємо зазначити, що в постанові КАС ВС від 15.07.2025 №440/5003/23 зазначено, що відсутність у первинних документах назви посади особи та прізвища, яка брала участь в господарській операції за наявності підпису та печатки не може свідчити про те, що такі первинні документи є неналежними доказами.
Тобто, такий документ ви можете прийняти, але будьте готові до суду.
Додатково рекомендуємо отримати роз`яснення Мінфіну.
👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум».
Джерело: 7еminar
Читайте більше:
Паперові vs електронні документи: чи відрізняються терміни зберігання
Втрата документів через воєнні дії: як захистити бізнес та відновити документообіг
Що перевіряє Держпраця під час планових перевірок: повний перелік питань та документів
Чи мають юридичну силу електронні документи, якщо договір не передбачає їх використання
Охорона праці
30.10.2026
Укриття для бізнесу під час тривог: хто перевірятиме безпечність приміщень і чи передбачена відповідальність
Уряд готує зміни до правил роботи бізнесу під час «жовтої» повітряної тривоги. Підприємцям планують надати більше часу на облаштування безпечних просторів і дозволити користуватися укриттями за межами власної території. Водночас проблема не лише у строках: бізнесу незрозуміло, як підтверджувати відповідність безпечних просторів, хто перевірятиме їхні характеристики та які наслідки загрожують за невиконання вимог. У МВС підтвердили, що Мінекономіки спільно з МВС і ДСНС уже опрацьовує зміни до Постанови №1092

Єдиний податок
30.10.2026
Реклама на YouTube: податкова пояснила, як оподатковуються доходи ФОП у 2026 році
Якщо реклама, розміщена YouTube у відео підприємця, стосується його діяльності – дохід включається до бази єдиного податку. У протилежному випадку він вважається іноземним доходом і оподатковується за загальними правилами

Судова практика
30.10.2026
ФОП має КВЕД на надання майна в оренду: чи звільняється він від сплати податку на промислові об'єкти
Суди першої та апеляційної інстанцій стали на бік ФОП у спорі з Головним управлінням ДПС у Чернівецькій області, скасувавши податкові повідомлення-рішення на суму понад 178 тисяч гривень. Судова колегія підтвердила правомірність звільнення платників єдиного податку від земельного податку та податку на нерухомість за умови використання приміщень у власній виробничій діяльності навіть за наявності КВЕД для надання майна в оренду

ПДФО
30.10.2026
Податок із продажів на онлайн-майданчиках з 1 січня 2027 року: коли надійде ППР і скільки буде часу на сплату
З 1 січня 2027 року запрацюють нові правила оподаткування доходів фізосіб від продажу товарів через цифрові платформи. Якщо продавець користується кількома онлайн-майданчиками, для визначення податкових зобов’язань враховуватимуть сукупний річний дохід. За перевищення встановлених законом порогів податкова самостійно розрахує суму податку та надішле фізособі податкове повідомлення-рішення. Розповідаємо, коли це відбуватиметься, у які строки потрібно буде сплатити податок і як визначатимуть дохід

Заробітна плата
30.10.2026
Чому роботодавець не може «урізати» оплату лише через дистанційку
Зарплата працівника залежить від виконаної роботи, а не від того, де саме вона виконується. Якщо працівник продовжує виконувати той самий обсяг обов’язків дистанційно, роботодавець не має права зменшувати йому оплату лише через форму роботи

Створення суб'єкта, зміни
30.10.2026
Що змінилося для держреєстраторів, нотаріусів і бізнесу з 27 жовтня: пояснює Мін'юст
Із 27 жовтня 2026 року діють нові вимоги до державної реєстрації юридичних осіб: реєстратор перевіряє наявність правових підстав для користування нерухомістю, адресу якої зазначають як місцезнаходження компанії. Якщо таких підстав немає, у реєстрації можуть відмовити. Водночас перевірка потрібна не в усіх випадках зміни адреси, а лише за фактичної зміни об’єкта нерухомості. Розглянемо, як працюють нові правила, які реєстри використовуватиме реєстратор та що варто врахувати нотаріусам і бізнесу

Календар бухгалтера
30.10.2026
До 30 жовтня: подаємо фінансову звітність за 9 місяців 2026 року до Держстату+ статті по заповненню
Наближаються граничні строки звітної кампанії за 9 місяців 2026 року. Таким чином, фінансову звітність подаємо до Держстату до 30 жовтня 2026 року, а до ДПС до 9 листопада. А щоб не загубитися в рядках та формах, ми зібрали все в одному місці

РРО / ПРРО, фіскальні чеки
30.10.2026
Режим офлайн ПРРО: як ДПС обчислює дозволені 36 годин
Під час роботи програмного РРО в режимі офлайн діє обмеження – не більше 36 годин поспіль і не більше 168 годин протягом календарного місяця. Але з якого моменту податкова відлічує ці 36 годин? ВІдровідь надає ДПС

Статистичні звіти
30.10.2026
Звітність зі сталого розвитку: що готує уряд для українського бізнесу на 2027–2030 роки
Кабмін затвердив операційний план на 2027–2030 роки для подальшого запровадження в Україні звітності підприємств зі сталого розвитку відповідно до європейських вимог. Серед основних завдань – формування нормативної бази для застосування стандартів ESRS, запровадження єдиного електронного формату звітності та посилення вимог до аудиту таких звітів. Що передбачає новий план, як він вплине на бізнес і які законодавчі зміни готують для наближення української звітності до стандартів ЄС

Документообіг, первинні документи
30.10.2026
Скільки років ДПС зберігає звіти платника у 2026 році
Скільки часу потрібно зберігати податкову звітність та документи, подані до контролюючих органів? Для електронних і паперових документів діють однакові строки зберігання. У більшості випадків податкова звітність, декларації та документи до них мають зберігатися 5 років. Водночас для окремих документів, зокрема звітності ФОП – платників єдиного податку, передбачені спеціальні строки

Відстрочки, ВЛК
30.10.2026
Педагогічний працівник хоче виїхати за кордон: чи достатньо дозволу роботодавця та довідки
Чи може педагогічний працівник із відстрочкою від мобілізації виїхати за кордон, якщо заклад освіти надасть письмовий дозвіл і довідку про працевлаштування? Не завжди. Право на перетин кордону залежить від підстави, на якій оформлено відстрочку. Зокрема, для педагогів закладів загальної середньої освіти, які мають відстрочку за п. 2 ч. 3 ст. 23 Закону №3543, діють обмеження. Пояснюємо, кому дозволено виїзд і чи потрібні для цього додаткові документи від роботодавця

Транспорт у діяльності
30.10.2026
Порядок дій водія при збоях смарт-тахографа через вплив РЕБ у 2026 році
Роз’яснено алгоритм фіксації даних і внесення пояснень у разі спотворення інформації тахографом. Зокрема, водії повинні вносити необхідні відомості вручну, щоб уникнути порушень під час перевірок

Статистичні звіти
30.10.2026
З 30 жовтня 2026 року діє оновлений порядок накладання штрафів від Держстату: наказ опубліковано
Органи державної статистики керуються чітко затвердженою Інструкцією щодо оформлення матеріалів про адміністративні правопорушення. Документ детально регламентує кожен етап процесу: від фіксування порушень за статтею 186-3 КУпАП (порушення порядку подання або використання даних державних статистичних спостережень) до винесення постанов та їх примусового виконання

Основні засоби, МНМА
30.10.2026
З 30 жовтня діє оновлений НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність»
Мінфін наказом від 02.10.2026 №513 вніс зміни до НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність», якими уточнюються правила відображення основних засобів, отриманих державними та комунальними підприємствами на різних речових правах

Документообіг, первинні документи
30.10.2026
З 30 жовтня 2026 року факсиміле на первинці скасовано: наказ від 02.10.2026 №514 опубліковано
Мінфін оновлює Положення №88 щодо документального забезпечення записів у бухгалтерському обліку. Наказ передбачає, зокрема, вилучення норми про використання факсимільного відтворення підпису під час оформлення первинних документів та уточнення правил застосування самостійно виготовлених бланків. Зміни також мають узгодити Положення №88 з новими правилами документального оформлення окремих операцій з надання послуг, що діють із 1 квітня 2026 року

Документообіг, первинні документи
30.10.2026
Первинні документи: Мінфін змінює Положення №88 – що перевірити бухгалтеру
Мінфін наказом від 02.10.2026 №514 вніс зміни до Положення №88. Що зміниться у використанні факсиміле, оформленні актів без підпису замовника та власних формах первинних документів? Що перевірити в договорах і документообігу та коли набере чинності наказ – розбираємо на практичних прикладах







