Прибутковий касовий ордер (ПКО, форма КО‑1)

Під час надходження готівки до каси

Фіксує приймання готівкових коштів підприємства

Заповнюють відповідно до вимог Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148; далі – Положення №148), а також листів НБУ від 12.06.2018 №50-0007/32326, від 14.06.2018 № 50-0007/32822.

Проставляють номер прибуткового касового ордера за записом у Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів (далі – Журнал), нумерують ордери поспіль і без повторів, продовжуючи нумерацію навіть після завершення касової книги. 

У реквізиті «№ з/п» ставте «1» (бо ордер оформлюють на кожну операцію з приймання готівки), зазначають дату приймання готівки, номер кореспондуючого рахунку та за потреби аналітичні коди.

Суму вказують словами і цифрами (у т. ч. з ПДВ), наводять дані особи, від якої прийняли кошти, підставу їх надходження та перелік підтвердних документів.

Ордер підписує головбух або уповноважена особа власноруч, касир може бути призначений наказом керівника, а печатку ставлять лише на квитанції і за потреби.

Докладніше – у статті «Касові документи: як заповнити (зі зразками)»

Видатковий касовий ордер (ВКО, форма КО‑2)

Під час видачі готівки з каси: на відрядження, виплату зарплати чи оплату отриманої продукції тощо

Підтверджує видачу коштів

Заповнюють відповідно до вимог Положення №148, а також листів НБУ від 12.06.2018 №50-0007/32326, від 14.06.2018 № 50-0007/32822.

Наводять дату видаткового касового ордера, вона має збігатися з датою видачі готівки та датою в Журналі.

У реквізиті «№ з/п» проставляють «1», номер ордера беруть із Журналу, зазначають кореспондуючий рахунок (наприклад, 311, 372, 661, 685).

Зазначають ПІБ отримувача коштів та, за потреби, довіреної особи, підставу видачі та фактичну суму (гривні словами, копійки цифрами).

Перелічують додані документи, наприклад, наказ або довіреність.

Підписують керівник (або уповноважена особа) та головний бухгалтер, одержувач коштів вписує суму і ставить підпис, а касир або його замінник зазначає дані документа та підписує його з ініціалами.

Докладніше – у статті «Касові документи: як заповнити (зі зразками)»

Відомість на виплату готівки

Коли готівку виплачують кільком особам одночасно

Груповий документ для масових виплат

Не є самостійним первинним документом – оформлюють разом із ВКО, тому й заповнюють аналогічно останньому, але з деякими особливостями, керуючись у т. ч. вимогами Положення №148. 

Якщо видають готівку за довіреністю, перед підписом отримувача роблять напис «За довіреністю».

Невидані суми після закінчення строку виплати депонують, напроти прізвищ роблять напис «Депоновано» (можна в колонці «Примітки») та складають реєстр депонованих сум.

Наприкінці відомості зазначають фактично виплачену суму та суму для депонування, засвідчивши їх підписом касира.

Наводять дебетований рахунок, наприклад субрахунок 661 у разі виплати зарплати.

Матеріали у поміч:

• Відомість на виплату готівки
• Відомість на виплату готівки (у ФОП)

Фіскальний касовий чек (ФКЧ‑1)

У разі прийняття коштів у якості оплати за товари/послуги через РРО/ПРРО

Підтверджує розрахунок і фіксує операцію

Порядок заповнення і перелік обов’язкових реквізитів визначає розд. ІІ Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, затверджене наказом Мінфіну від 21.01.2016 №13 (далі – Положення №13). Якщо в документі не буде хоча б одного обов’язкового реквізиту, а також недотримано сферу його призначення, такий документ прийматимуть як розрахунковий.

Зокрема, має містити найменування суб’єкта господарювання, назву та адресу господарської одиниці, ІПН (якщо платник ПДВ), фіскальний номер РРО/ПРРО, суму та форму оплати (готівка/картка), дату/час, назву товару, кількість, ціну, ставку ПДВ та QR-код. Можливе надсилання клієнту електронно з QR‑кодом.

На замітку! Помилки та/або неточності в назві товару, що зазначена в розрахунковому документі, які не призводять до спотворення інформації про розрахункову операцію, не є підставою для визнання такого документа нерозрахунковим (п. 3 розд. І Положення №13).

Матеріали за темою: 

• Фіскальний чек «під ключ»: як оформити правильно і не мати проблем з ДПС + зразок
• (Без) ПДВ у чеку РРО: ризик помилок для неплатників і пільговиків
• Підакцизна продукція в чеках РРО: як не помилитися
• Фіскальний чек без помилок: коктейлі, алкоголь і штрих-коди
• Продаж товарів на маркетплейсах: чи потрібно оформлювати фіскальний чек
• Форми та засоби оплати: що зазначати у цих реквізитах фіскального чеку
• Яку інформацію зазначати в рядку 14 «сума комісійної винагороди еквайра (у разі наявності)» чека
• Як податкова «ловить» бізнес на невидачі чека
• Нечіткий фіскальний чек може коштувати вам 100% вартості товару: як захиститися від штрафів
• Чек в інтернет-торгівлі: коли та як формувати
• У фіскальному чеку форма оплати «картка»: чи буде порушенням
• Рядки 18 і 19 фіскального чеку: «форма оплати» та «засіб оплати»
• Порушена послідовність рядків у фіскальному чеку не призводить до штрафів
• Що робити, якщо адреса і назва в чеку РРО не співпадає з реєстраційними даними
• Дані ЕПЗ в чеку: в яких випадках потрібно підключати термінал до ПРРО
• Передплата, післяплата та повернення товарів: як правильно відобразити у чеках РРО / ПРРО
• Нова назва вулиці: в чеку РРО можна не змінювати

Фіскальний касовий чек видачі коштів (ФКЧ‑2)

Коли з РРО/ПРРО видають кошти покупцю під час повернення товару, рекомпенсації послуги, прийняття цінностей під заставу та в інших випадках, що передбачають повернення коштів споживачу

Підтверджує видачу коштів із касового апарату

Обов’язкові реквізити наведені у п. 2 розд. ІІІ Положення №13. Фактично такі самі, як у ФКЧ-1, але є нюанси.

Тут зазначають кількість, назву поверненого товару і суму, яку виплачують покупцю/споживачу.

У видатковому чеку, надрукованому РРО, який забезпечує окреме накопичення у фіскальній пам’яті додатних і від’ємних сум, перед сумою виданих коштів має юути знак «–» (мінус)

Товарний чек

У разі приймання готівки від покупців, а також під час виплати їм певних сум, коли госпсуб’єкт не зобов’язаний за законом застосовувати РРО/ПРРО чи РК

Підтверджує розрахунок (оплату товару/послуги) без використання РРО/ПРРО чи РК

Форма та зміст чека не встановлено законодавством – може бути у довільній формі, оформленим від руки або на комп’ютері. Податківці рекомендують включати реквізити, як у касовому чеку, крім напису «Фіскальний чек» і фіскального номера РРО (лист ДПАУ від 27.04.2011 №7966/6/23-7015/515).

За бажання можна вводити додаткові реквізити: поточний рахунок, електронну адресу, телефон, вебсторінку тощо.

Докладніше у матеріалах:

• Товарний чек: які обов’язкові реквізити має містити
• Різниця між фіскальним та товарним чеком
• Головні відмінності між товарним та фіскальним чеками
• Чи зобов’язаний ФОП видавати товарний чек разом із фіскальним

Розрахункова квитанція (РК‑1)

У випадках, коли:

• РРО/ПРРО не працює (недоступний) через відключення електрики чи поломку РРО;
• дозволено працювати без РРО/ПРРО – у разі провадження діяльності згідно Переліку, затвердженого постановою КМУ від 23.08.2000 №1336.

А саме: при реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги) або при видачі коштів покупцеві у разі повернення товару, рекомпенсації послуги, прийняття цінностей під заставу тощо

Підтверджує розрахунок без РРО/ПРРО і фіксує операцію

Бланки виготовляють друкарським способом, а окремі реквізити заповнюють від руки або шляхом проставлення штампа.

Умови оформлення та обов’язкові реквізити визначені у розд. ІV Положення №13.

Відривна частина містить серію та номер бланка, напис «РОЗРАХУНКОВА КВИТАНЦІЯ», податковий номер або паспорт (для неплатників ПДВ «ІД»), ІПН платника («ПН»), написи для найменування товару/послуги, одиниці виміру, ПДВ, акцизу, вартості, рядки для цих даних, загальну суму розрахунку, підпис особи, яка приймає готівку, та дату проведення розрахунку.

Корінець містить серію та номер, загальну суму розрахунку, окремо ПДВ та акциз, інформацію про товари/послуги, дату розрахунку, а при продажу алкоголю, тютюну чи пального – найменування, вартість і ставку акцизного податку.

Суми знижок або надбавок зазначають у дужках із позначками «зн» або «нд». 

Повернення товару відображають зі знаком «–», а при сумі понад 100 грн касир складає акт. 

Помилкову або пошкоджену РК анулюють написом «Анульовано» із підписом касира

Спрощена РК (РК‑2)

У випадках, що й РК-1, але для операцій:

• на суму до 10 грн, окрім продажу вроздріб підакцизних товарів;
• з продажу квитків тривалого користування на проїзд у міському або приміському пасажирському транспорті;
• з видачі коштів населенню за вторсировину, крім металобрухту

Підтверджує розрахунок без РРО/ПРРО і фіксує операцію

Бланки виготовляють друкарським способом, а окремі реквізити заповнюють від руки або шляхом проставлення штампа.

Умови оформлення та обов’язкові реквізити визначені у розд. V Положення №13.

Відривна частина містить серію та номер бланка, податковий номер або серію та номер паспорта фізособи (перед ними «ІД» для неплатників ПДВ) і напис «Всього» із загальною вартістю товарів чи послуг або сумою виданих коштів.

Корінець містить серію та номер бланка, напис «Всього» і загальну вартість товарів чи послуг

Фіскальний касовий чек (ФКЧ‑3)

Під час проведення операцій з приймання коштів для подальшого їх переказу клієнту / третій особі

Реєстрація платежів/переказів суб’єктами господарювання, які надають послуги з виконання платіжних операцій через РРО/ПРРО, в т. ч.  встановленим на ПТКС

Обов’язкові реквізити визначені у розд. VІ Положення №13.

Зокрема, у рядку 8 фіскального чеку обов’язково зазначають отримувача платежу: прізвище, ім’я, по батькові, податковий номер, номер рахунку, назву банку та призначення платежу. 

Якщо клієнт платить через платіжні системи (Portmone, iPay, WayforPay, NovaPay) або термінали самообслуговування, посередник формує ФКЧ-3 із даними отримувача. Ця інформація автоматично передається до податкової для контролю платежів.

Матеріал за темою:

Онлайн-продажі під контролем ДПС: нові підстави і інструменти для перевірки

Інші фіскальні чеки (ФКЧ‑4, ФКЧ‑5)

Для спеціальних операцій через РРО/ПРРО з:

• видачі готівки держателям електронних платіжних засобів;
• торгівлі валютними цінностями у готівковій формі

Фіксують специфічні типи розрахунків

Обов’язкові реквізити для:

• ФКЧ-4 – у розд. VІІ Положення №13;
• ФКЧ-5 – у розд. VІІІ Положення №13