Облік спеціального одягу: чи потрібна картка для підтвердження витрат

Обов’язок є: видача й повернення спецодягу та інших ЗІЗ мають обліковуватися саме в особистих картках встановленої форми, а акти, накази й норми є додатковими документами, але не замінюють ці картки.

Обґрунтування

1. Обов’язковість особистої картки. Видача працівникам і повернення ними спецодягу, спецвзуття та інших ЗІЗ повинні обліковуватися в особистій картці обліку спеціального одягу, спеціального взуття та інших ЗІЗ за уніфікованою формою, наведеною у додатку 1 до Мінімальних вимог № 1804, що прямо передбачено п. 9 розд. III Вимог № 1804. Для роботодавця це не право, а встановлений спосіб документування руху ЗІЗ за конкретним працівником.

2. Роль актів, наказів та норм видачі. Накази про затвердження норм видачі ЗІЗ, накази керівника про забезпечення ними, акти передачі в експлуатацію з підписами комісії та працівників підтверджують факт придбання, оприбуткування і передачі ЗІЗ та можуть обґрунтовувати витрати у бухгалтерському й податковому обліку. Однак вони не замінюють персоніфікованого обліку видачі/повернення кожному працівнику, який законодавець прив’язав саме до особистої картки за додатком 1 до Вимог № 1804.

3. Практичний висновок для підприємства. За наявності наказу про норми, актів передачі та інших документів облік витрат на ЗІЗ виглядатиме обґрунтованим, але відсутність особистих карток означатиме порушення встановленого порядку організації забезпечення ЗІЗ і може бути зафіксована контролюючими органами як недотримання вимог охорони праці, оскільки форма картки прямо визначена додатком 1 до Вимог № 1804.

Ведення особистих карток обліку ЗІЗ є обов’язковою частиною системи документування забезпечення спецодягом, а інші документи мають застосовуватися разом з ними, а не замість.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?