Складання розрахункових документів при заліку дебіторської заборгованості

Потрібно скласти окремі РК до всіх попередніх ПН за Договорами 1 і 2 на зміну номенклатури (код 104) у день фактичного відвантаження товару 3, якщо саме в цей день підписано акт заліку і відвантажено товар 3; робити один РК «зведено за два договори» не можна, але використовувати код 104 дозволено за умови, що в РК правильно обнуляються старі позиції та додаються нові.

Обґрунтування

1. Що коригуємо і коли.
   За Договором 1 була лише передоплата за товар 1 без постачання, за Договором 2 – передоплата за товар 2 і часткове постачання 8 шт. У всіх цих випадках ПН складені за правилом першої події (отримання авансу/відвантаження) відповідно до пункту 187.1 ПКУ. Коли сторони домовились, що сума цих авансів і заборгованостей піде в оплату за новий товар 3 за Договором 3, змінюється номенклатура раніше оплачених / відвантажених товарів, а не лише їх кількість чи ціна. Це класична «зміна номенклатури» у розумінні пункту 192.1 Податкового кодексу України. Датою РК у такій ситуації є фактична дата події, яка підтверджує зміну – відвантаження товару 3 та одночасний залік (підписання акта заліку в цей день).

2. Чи можна одним РК і як застосовувати код 104.
   ПКУ вимагає коригування саме тієї ПН, що змінюється, але не дозволяє «об’єднувати» кілька ПН різних договорів одним РК, тому:

   • до кожної ПН за авансами/частковим відвантаженням за Договорами 1 і 2 складається окремий РК;
   • тип причини «104 – зміна номенклатури» застосовується, коли одночасно змінюються кількість і/або ціна і фактично відбувається заміна товару на інший, а алгоритм заповнення визначений Порядком, затвердженим наказом Мінфіну від 31.12.2015 №1307.
     У таких РК: першим рядком зі знаком «–» обнуляються показники по старому товару (товар 1 чи товар 2), другим рядком вноситься товар 3 із правильними кількістю, базою та ПДВ, при цьому в обох рядках зазначається код причини 104 і однаковий номер групи коригування, як це прямо випливає з пункту 21 Порядку заповнення ПН, затвердженого наказом Мінфіну від 31.12.2015 №1307.

3. Зв’язок дати РК з актом заліку і відвантаженням Договору 3.
   Зміна номенклатури після авансу/часткової поставки під ПН фіксується РК на дату фактичного постачання нової номенклатури. Цей підхід прямо підтверджений роз’ясненнями контролюючих органів щодо зміни номенклатури після авансу, де наголошується, що РК складають саме на дату фактичного постачання товарів нової номенклатури, а не на дату додаткової угоди чи внутрішніх домовленостей. Якщо акт заліку та відвантаження за Договором 3 відбуваються в один день, то саме цю дату доцільно зазначити у всіх РК з кодом 104 до відповідних ПН за Договорами 1 та 2. Факт заліку підтверджує, що аванси й дебіторка «перейшли» на оплату товару 3, а відвантаження товару 3 є подією, яка завершує переоформлення номенклатури під уже оподатковані суми.

4. Чому не застосовуємо код 103 і не оформлюємо нову ПН на «повернення/повторну оплату».
   Код 103 («повернення товару або авансових платежів») застосовують, коли йдеться про реальне повернення коштів або фактичне повернення товару з рухом грошових коштів чи фізичним поверненням. У вашому випадку кошти фактично не повертаються, а зараховуються в рахунок іншого постачання (товару 3), що за позицією ДПС потребує або:

   • РК з кодом 104 (зміна номенклатури) до старих ПН з подальшим відвантаженням нового товару,
   • або, якщо попередньо повністю повертаються кошти, – РК з кодом 103 і нова ПН під новий аванс.
     Оскільки ви одразу робите залік у рахунок нового договору без реального повернення коштів, застосування коду 104 у поєднанні з актом заліку та відвантаженням товару 3 в один день відповідає логіці пункту 192.1 ПКУ.

Описаний підхід (окремі РК з кодом 104 до кожної ПН на дату відвантаження товару 3 і підписання акта заліку) дає змогу коректно узгодити податковий облік з реальними розрахунками за всіма трьома договорами.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?