Оприбуткування товарів від різних постачальників на одну картку в BAS

Оприбутковувати товари під єдиним уніфікованим найменуванням можна, якщо вони мають однаковий код УКТ ЗЕД і це належно оформлено внутрішніми документами. Якщо ж постачальники вказують різні коди УКТ ЗЕД, об’єднувати такий товар на одну картку номенклатури категорично не рекомендується: це призведе до викривлення даних у графі 3.1 податкової накладної (ПН) та блокування накладних у СМКОР.

Підприємство самостійно визначає облікову політику, правила документообігу, технологію обробки інформації та систему аналітичного обліку (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ч. 5 ст. 8 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n113).

Одиницею бухгалтерського обліку запасів є їх найменування або однорідна група (вид) (п. 7 НП(С)БО 9 «Запаси» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0751-99#Text). Відповідно, законодавство не забороняє присвоювати товарам внутрішні уніфіковані найменування для зручності складського та автоматизованого обліку, якщо первинні документи забезпечують однозначну ідентифікацію господарської операції та простежуваність руху товару (Закон про бухоблік, ч. 2 ст. 9).

Податковий облік (ПДВ) та ризики

Тут ключове значення має класифікація за УКТ ЗЕД:

• Якщо коди УКТ ЗЕД збігаються, а різняться лише назви: Використовувати власну назву дозволено, проте слід враховувати фіскальну позицію ДПС (зокрема роз'яснення в ЗІР, категорія 101.16). Податківці наполягають, що у графі 2 ПН номенклатура повинна відповідати документам на придбання. Втім, якщо внутрішня назва містить базові ідентифікатори (модель, артикул, тип) і не змінює суть товару, а код УКТ ЗЕД залишається ідентичним коду вхідної ПН, ризик претензій чи блокування мінімальний (за наявності складеної таблиці відповідності).
• Якщо коди УКТ ЗЕД різні: Код товару згідно з УКТ ЗЕД є обов’язковим реквізитом податкової накладної (Податковий кодекс України, пп. «і» п. 201.1). Помилка в коді позбавляє покупця права на податковий кредит (ПКУ, п. 201.10). Якщо перепродається товар без переробки, реалізація товару з кодом УКТ ЗЕД, відмінним від коду його придбання:
  
  • у системі моніторингу ПДВ сприймається як розбіжність залишків («скрутка»), що тягне за собою обов'язкове зупинення реєстрації ПН (блокування);
  • трактується перевіряючими як безналежне оприбуткування або нецільовий продаж.
    
    Тому товари з різними кодами УКТ ЗЕД не можна змішувати в межах однієї картки при перепродажу.

Обов’язкове документальне оформлення

Щоб уникнути податкових ризиків під час перевірок або розблокування ПН:

1. Наказ про облікову політику (або окремий наказ керівника): закріпити право використання єдиної внутрішньої уніфікованої номенклатури для однорідних груп товарів.
2. Таблиця відповідності (каталог відповідності): внутрішній документ, де зафіксовано відповідність:
   
   • Найменування у постачальника № 1 - Внутрішнє найменування підприємства (код УКТ ЗЕД);
   • Найменування у постачальника № 2 - Внутрішнє найменування підприємства (код УКТ ЗЕД).
3. Акт переведення номенклатури / акт приймання: внутрішній первинний документ, який складається комісією при оприбуткуванні товару із зазначенням, що товар за вхідною накладною приймається до обліку під внутрішньою назвою без зміни фізичних і технічних характеристик.

Практичне налаштування та ведення в BAS
Для організації обліку в типових конфігураціях (BAS Бухгалтерія, BAS КУП, BAS ERP) застосовуйте такі кроки:

Ситуація А. Коди УКТ ЗЕД однакові, назви постачальників різні (одна картка)
Використання механізму «Номенклатура контрагентів»:У картці номенклатури BAS (або через окремий регістр/довідник «Номенклатура контрагентів») створіть записи для кожного постачальника.
Для свого товару вкажіть його уніфіковану назву та код УКТ ЗЕД.
У підпорядкованій таблиці «Номенклатура контрагента» вкажіть назву та артикул так, як вони прописані в накладній конкретного контрагента.
Оприбуткування:Під час заповнення документа «Надходження товарів і послуг» обирається найменування постачальника — система автоматично підставить внутрішню уніфіковану номенклатуру та необхідний рахунок обліку (281).
Реалізація та ПДВ:У документі реалізації та у вихідній ПН зазначається уніфіковане найменування та єдиний код УКТ ЗЕД, який повністю співпадає з кодом у вхідних ПН від постачальників.
Ситуація Б. Коди УКТ ЗЕД різні
Оскільки в типових конфігураціях BAS код УКТ ЗЕД жорстко прив’язаний до картки номенклатури (як реквізит довідника):

Об’єднувати такий товар на одну картку не можна. Якщо створити одну картку, під час формування податкової накладної система завжди підтягуватиме лише один зафіксований код УКТ ЗЕД, через що за партіями другого постачальника код у вихідній ПН буде помилковим.
Рішення: створіть окремі картки номенклатури під кожен код УКТ ЗЕД (наприклад: «Ноутбук Lenovo IdeaPad 3 (код 8471 30 00 00)» та «Ноутбук Lenovo IdeaPad 3 (код 8471 41 00 00)»). Для зручності їх можна об'єднати в одну групу довідника (папку) в BAS.

Раді допомогти, звертайтесь ще!