Наслідки спрощення призначення платежів фізичних осіб за обладнання

Прямих штрафів за коротке призначення платежу немає. Проте формулювання «За обладнання» ускладнює ідентифікацію платежу, визначення «першої події» з ПДВ та прив’язку до конкретної поставки. Формулювання «Оплата по договору № 25» (без дати та без виділення суми ПДВ) є цілком достатнім і безпечним для ТОВ.

1. Наслідки призначення «За обладнання» для ТОВ

Відповідно до п. 41 розд. II Інструкції про безготівкові розрахунки в національній валюті користувачів платіжних послуг, затвердженої постановою НБУ від 29.07.2022 № 163 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0163500-22#Text, платник заповнює реквізит «Призначення платежу» так, щоб надавати отримувачу коштів повну інформацію про платіж та документи, на підставі яких здійснюється операція. Банк перевіряє лише заповненість поля, але не зміст операції.

Якщо покупець зазначає лише «За обладнання», прямих фінансових санкцій від ДПС за таке формулювання законодавством не встановлено, проте для підприємства виникають такі практичні ризики:

• Проблема ідентифікації та обліку заборгованості: Якщо оплата надходить через касу чи термінал самообслуговування (ПТКС), у виписці часто відображаються реквізити самого банку або платіжного сервісу, а не персональні дані покупця. Без зазначення номера договору чи рахунку неможливо достовірно встановити, чию саме дебіторську заборгованість закривати і кому зараховувати кошти. До з’ясування такий платіж зависає на субрахунку 685 «Розрахунки з іншими кредиторами».
• Складання податкових накладних з ПДВ: Згідно з Податковим кодексом України, п. 187.1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4528, податкові зобов'язання виникають за правилом «першої події» (на дату зарахування коштів або на дату відвантаження). Якщо кошти надійшли як аванс під загальним формулюванням «За обладнання», бухгалтеру важко безпомилково визначити точну номенклатуру, кількість та ціну одиниць для складання податкової накладної за п. 201.1 ПКУ.
• Банківський фінансовий моніторинг: Обладнання для сонячних електростанцій зазвичай має значну вартість. Зарахування великих сум із нечітким призначенням нерідко викликає підозру автоматизованих систем фінмоніторингу банку з вимогою надати договори, специфікації та пояснення походження коштів.

2. Чи достатньо формулювання «Оплата по договору № 25» (без дати та ПДВ)?
Так, цього цілком достатньо.

• Номер договору як підстава: Зазначення документа-підстави (договору чи рахунку) прямо відповідає п. 41 Інструкції НБУ № 163. Номер договору дозволяє однозначно пов'язати суму з конкретною угодою, стороною та узгодженою номенклатурою товарів.
• Відсутність дати договору: Якщо у внутрішній системі ТОВ нумерація договорів є унікальною і не повторюється, відсутність дати в призначенні платежу не є порушенням і не перешкоджає обліку.
• Відсутність зазначення суми ПДВ: Для ТОВ відсутність слів «у т.ч. ПДВ» у призначенні від фізособи не несе жодних негативних податкових наслідків. Обов'язок нарахувати ПДВ за ставкою 20% виникає на підставі закону (Податковий кодекс України, п. 188.1) та первинних документів ТОВ (договору, рахунку, накладної), а не від того, що зазначив у призначенні платежу покупець-громадянин.

Практична рекомендація для спрощення оплат
Щоб покупцям не доводилося вручну набирати довгі реквізити та призначення:

• Виставляйте рахунки із статичним або динамічним QR-кодом за стандартом НБУ (Правила формування та використання QR-коду, постанова Правління НБУ від 28.05.2020 № 68). При скануванні такого QR-коду в мобільному банкінгу (Приват24, monobank тощо) реквізити IBAN, сума та призначення виду «Оплата за дог. № 25» підставляються в платіжну інструкцію автоматично.
• Якщо укладається окремий рахунок-фактура на кожне замовлення, зручним є коротке призначення: «Оплата рах. 25».

Раді допомогти, звертайтесь ще!