Документи та звітування по відрядженню в бюджетних установах

Для відрядження директора бюджетної установи потрібен наказ керівника з усіма реквізитами, виплата добових у розмірі 300 грн за день та відшкодування фактичних витрат на проїзд і проживання за підтвердними документами, а звітувати за витрачені кошти потрібно не пізніше кінця місяця, що настає за місяцем завершення відрядження.

Обґрунтування

1. Документи для оформлення відрядження. Відрядження — це поїздка працівника до іншого населеного пункту для виконання службового доручення за наказом керівника, пов’язана з діяльністю установи та оплачувана за рахунок роботодавця, що прямо випливає з визначення в п. 1 розд. I Інструкції № 59. Для бюджетних установ Інструкція № 59 є обов’язковою, тому обов’язково оформлюється наказ про відрядження з зазначенням пункту призначення, строків, мети поїздки, а також видається аванс на добові, проїзд і проживання, як того вимагає ст. 121 КЗпП і підтверджено в матеріалі, де прямо зазначено, що підприємство, яке відряджає працівника, забезпечує його коштами авансом за п. 4 розд. I Інструкції № 59.

2. Розмір добових у бюджетній установі. Для суб’єктів, які повністю або частково фінансуються з бюджету, суми добових установлює КМУ, і вони не можуть перевищувати норму, визначену для неоподатковуваних добових у пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України. У довідникових матеріалах прямо вказано, що для таких суб’єктів добові для відряджень по Україні становлять 300 грн на день (таблиця для бюджетників у матеріалах щодо добових на 2025–2026 роки), а для бюджетних установ Інструкція № 59 і постанова КМУ № 98 з додатком 1 закріплюють цей розмір, на що посилається аналіз відряджень по Україні.

3. Відшкодування витрат на проживання за квитанціями. Не є доходом працівника сума відшкодованих витрат на відрядження в межах фактичних витрат на проїзд, проживання в готелях (мотелях) та інші перелічені витрати за умови наявності підтвердних документів, що прямо передбачено пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України. До підтвердних документів належать, зокрема, транспортні квитки, документи від осіб, які надають послуги з проживання (рахунки, квитанції), а також чеки та виписки з рахунку при оплаті карткою, що детально розкрито в матеріалах про витрати на відрядження по Україні. За наявності таких документів відшкодування проживання директору бюджетної установи не включається до оподатковуваного доходу.

4. Граничний строк звітування за відрядженням. Податкові наслідки за підзвітними коштами визначає пп. 170.9.3 Податкового кодексу України, де встановлено, що працівник зобов’язаний відзвітуватися до закінчення місяця, що настає за місяцем, у якому він завершив відрядження. Цей самий строк застосовується для всіх роботодавців, у тому числі бюджетних установ. Якщо розрахунки проводилися платіжною карткою і списання відбулося пізніше дати повернення, строк автоматично подовжується ще на один календарний місяць, що прямо зазначено у цьому ж підпункті.

Відповідне оформлення наказу, виплата добових за нормою 300 грн на день, відшкодування проживання за квитанціями та подання звіту до кінця наступного місяця дають змогу уникнути оподаткування і претензій контролюючих органів.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?