Оформлення зміни місця роботи працівників у відрядженні

Фактичну тривалу роботу в іншому місті краще оформити як переведення на інше місце роботи, а ПДФО за такими працівниками слід сплачувати до бюджету за місцем розташування підрозділу, де вони працюють, а не залишати їх «у відрядженні» на рік.

Обґрунтування

1. Тривала поїздка на рік — це вже не відрядження, а зміна місця роботи. Визначення відрядження передбачає поїздку працівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи, за наявності зв’язку з діяльністю підприємства, що випливає з п. 1 розділу I Інструкції №59. Для поїздок «на рік» є високий ризик, що контролюючі органи розцінять це як фактичне переведення, а не тимчасове відрядження, що може спричинити претензії щодо оформлення.

2. Як оформити зміну місця роботи. Переведення до відокремленого підрозділу в іншому населеному пункті є зміною істотних умов праці, тож потрібна згода працівника. Практично доцільно:

   • отримати від працівника заяву про згоду на роботу в підрозділі в іншому місті (переведення на інше місце роботи);
   • видати наказ про переведення із зазначенням нового структурного підрозділу / адреси, дати початку роботи там;
   • відобразити зміну у кадрових документах і в додатку Д5 до Податкового розрахунку, показавши переведення одним рядком з датою початку роботи та реквізитами наказу, як це відповідає підходу до відображення переведень, який базується на Порядку, затвердженому наказом Мінфіну № 4.

3. Куди сплачувати ПДФО після переведення. За п. 168.4.4 Податкового кодексу України юридична особа сплачує утриманий ПДФО за своїм місцезнаходженням та місцезнаходженням відокремлених підрозділів. Податківці уточнюють, що ПДФО слід сплачувати до місцевого бюджету за місцезнаходженням орендованих/власних приміщень, де працюють наймані працівники, незалежно від формального статусу підрозділу, що підтверджується позицією ДПС у ЗІР, категорія 103.07. Тож після оформлення переведення ПДФО із зарплати цих працівників потрібно перераховувати до бюджету територіальної громади, де розташований відокремлений підрозділ.

4. Звітність по працівниках підрозділу. Податковий розрахунок подається за основним місцем обліку, але окремими розрахунками:

   • один розрахунок №1 — за всіх працівників з Д1, Д5, а Д4ДФ — за працівників за основним місцем обліку;
   • окремий розрахунок №2 (та далі) — лише з додатком 4ДФ за працівників, які працюють у підрозділі в іншому місті, із заповненням в шапці та в рядку 032 додатка 4ДФ КАТОТТГ і реквізитів цього підрозділу, що відповідає п. 10 розділу I Порядку № 4.

5. Чому не варто тримати працівників у «відрядженні» на рік. Закон не встановлює граничного строку відрядження, але надто тривале відрядження без перерв та з фактично постійною роботою в іншій місцевості може бути визнане підміною переведення, що суперечить трудовому законодавству, яке закріплює гарантії при направленні у відрядження в КЗпП (зокрема ст. 121), і створює ризики претензій Держпраці. Для річної роботи з навчанням та супроводом нових працівників безпечніше й логічніше юридично оформити саме переведення.

Річне фактичне виконання роботи в іншому місті доцільно оформити як переведення до підрозділу з оплатою ПДФО за місцем розташування цього підрозділу.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?