Чи потрібно вести касову книгу на ТОВ з РРО

Не зовсім: касову книгу ТОВ ведуть лише за наявності операцій за ПКО/ВКО, а не «через факт наявності РРО», а ліміт готівки для мережі магазинів встановлюють окремо для кожного відокремленого підрозділу, але в одному внутрішньому порядку/наказі по підприємству.

Обґрунтування

1. Коли ТОВ потрібно вести касову книгу
Якщо магазини проводять розрахунки тільки через РРО/ПРРО і готівка інкасується безпосередньо з магазину до банку, минаючи головну касу підприємства, та за місцем розташування ТОВ не здійснюються інші готівкові операції за ПКО/ВКО (зарплата готівкою, підзвіт, видача/приймання готівки через касу підприємства), то касову книгу на ТОВ можна не вести.
У такому випадку оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів є зберігання щоденних Z‑звітів у електронній формі протягом строку, визначеного ПКУ, і підприємство лише визначає місце та спосіб їх зберігання, що відповідає правилам оприбуткування готівки для підрозділів із РРО/ПРРО без касової книги за Положенням № 148.

2. Чи потрібна «центральна» касова книга ТОВ
Юрособа загалом зобов’язана вести касову книгу для обліку операцій у національній валюті, але записи роблять лише за операціями, що оформлюються прибутковими та видатковими касовими ордерами.
Якщо на рівні ТОВ немає руху готівки через рахунок 301 (усі готівкові надходження проходять через РРО/ПРРО у магазинах і інкасуються одразу до банку), ПКО/ВКО не складаються і записів у касовій книзі фактично не буде, отже ведення касової книги ТОВ у такій ситуації не є практично необхідним з точки зору Положення № 148.

3. Ліміт каси для 10 магазинів: структура і документи
Ліміт каси встановлюють окремо для кожного відокремленого підрозділу, і доводять його до відома підрозділів внутрішнім документом підприємства, виходячи із середньоденного надходження/видачі готівки з урахуванням строків здавання виручки, як це передбачено п. 50 Положення № 148.
Разом з тим розрахунок ліміту та порядок його визначення оформлюють одним внутрішнім документом (наказом/положенням про порядок розрахунку ліміту каси), у якому можна:

• затвердити загальний порядок розрахунку ліміту каси для підприємства і відокремлених підрозділів;
• додатком навести окремі розрахунки і конкретні суми ліміту для кожного з 10 магазинів.

4. Якщо ліміт каси не встановлено
Якщо ТОВ не встановить ліміт каси взагалі, то він вважається нульовим, а вся готівка, що залишається в касі на кінець дня і не здана до банку, буде понадлімітною відповідно до п. 53 Положення № 148.
Тому навіть при щоденній інкасації доцільно формально затвердити порядок розрахунку та конкретні значення ліміту для кожного магазину, щоб уникнути ризику кваліфікації будь-якого залишку готівки як понадлімітного.

Формалізація порядку готівкових операцій і лімітів каси для всіх магазинів в одному наказі з додатками по кожному підрозділу дасть змогу ТОВ виконати вимоги Положення № 148 і мінімізувати претензії контролюючих органів.