Скасування відрядження через прострочений паспорт: наслідки для ГО

Скасування відрядження оформлюється наказом керівника, після чого працівник подає авансовий звіт і повертає невикористані кошти. Якщо ГО прийме рішення компенсувати працівнику вартість неповерненого готелю, така сума є додатковим благом працівника та підлягає оподаткуванню ПДФО і військовим збором.

Документальне оформлення починається з видання наказу керівника про скасування (переривання) відрядження, у якому зазначаються причина непроходження прикордонного контролю, дата скасування відрядження та доручення бухгалтерії провести остаточні розрахунки. Після цього працівник подає Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text), до якого додає квитки, документи щодо повернення коштів за невикористаний автобусний квиток, рахунок або ваучер готелю та документи, що підтверджують застосування безповоротного тарифу (non-refundable).

Невикористаний залишок авансу працівник повертає до каси або на рахунок ГО протягом трьох банківських днів після видання наказу про скасування відрядження.

Добові можуть бути виплачені лише за фактичний час перебування працівника в дорозі до пункту пропуску та назад за нормами, що застосовуються до відряджень у межах України. Добові, виплачені за заплановані дні перебування за кордоном, підлягають поверненню.

Вартість фактично використаних автобусних квитків до пункту пропуску та назад включається до витрат організації. Якщо перевізник повертає кошти за невикористаний квиток, отримана сума підлягає поверненню працівником ГО.

Якщо бронювання готелю не підлягає поверненню, а проживання фактично не відбулося через те, що працівник не зміг перетнути державний кордон у зв'язку з простроченим закордонним паспортом, такі витрати не пов'язані з діяльністю організації. Якщо ГО все ж компенсує працівнику вартість такого готелю і не вимагатиме від нього відшкодування, ця сума визнається додатковим благом відповідно до підпункту «г» підпункту 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

ПДФО за ставкою 18 % нараховується із застосуванням натурального коефіцієнта, передбаченого пунктом 164.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Коефіцієнт становить 1,219512, тому база оподаткування визначається як вартість готелю, помножена на 1,219512, після чого ПДФО розраховується за ставкою 18 %. Військовий збір утримується із фактичної вартості такого доходу за ставкою 5 %.

ЄСВ на суму такого додаткового блага не нараховується, оскільки ця виплата не належить до фонду оплати праці. У додатку 4ДФ Податкового розрахунку такий дохід відображається з ознакою доходу «126».

Для неприбуткової громадської організації важливо, щоб використання коштів відповідало вимогам пункту 133.4 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text щодо фінансування видатків на утримання організації та реалізацію її статутної мети. Якщо організація приймає рішення компенсувати працівнику такі витрати, необхідно належним чином оформити відповідне рішення та своєчасно нарахувати, утримати і сплатити ПДФО та військовий збір.

Раді допомогти, звертайтесь ще!