Розрахунок ЄСВ у разі лікарняних та відпусток: що робити

Не зовсім: 1 копійку різниці залишати не можна, її потрібно «дотягнути» в якомусь одному рядку Д1 вручну, при цьому алгоритм у програмі краще налаштувати так, щоб ЄСВ рахувався окремо по кожному виду доходу, а не від загальної суми.

Обґрунтування

1. ЄСВ має відповідати мінімальному внеску до копійки У разі якщо база нарахування ЄСВ за основним працівником менша за МЗП, суму внеску розраховують як МЗП × 22% (у 2026 році це 8647,00 грн × 22% = 1902,34 грн) згідно з ч. 5 ст. 8 Закону №2464-VI. Тому ситуація, коли через округлення в Д1 виходить на 1 копійку менше, ніж повинно бути за місяць, вважається недонарахуванням і потребує коригування.

2. Як діяти при різниці в 1 копійку між відомістю і Д1 Правильний підхід такий:

• ЄСВ у бухобліку і в Д1 рахуєте окремо по кожному виду доходу (зарплата, відпустка, лікарняні, додаткова база тощо).
• Якщо після розбиття на рядки й округлення у Д1 загальна сума ЄСВ виходить на 1 копійку меншою, ніж належить за місяць (наприклад, замість 1902,34 — 1902,33), ви коригуєте один із рядків, збільшуючи ЄСВ на 0,01 грн, щоб загальна сума дорівнювала правильній.
• Саме такий підхід застосовують і при виправленні сумових розбіжностей, коли помилка виявлена пізніше, через коди типів нарахувань 2 і 3, передбачені розд. V Порядку №4, але у вашому випадку достатньо одразу відкоригувати поточний місяць.

3. Що з програмою і автоматичним розрахунком Ваш опис свідчить, що програма рахує ЄСВ так:

• окремо по відпускних, лікарняних тощо;
• але потім ще раз перемножує загальну суму доходів на 22% і порівнює.
  Коректна логіка має бути зворотна:
• ЄСВ визначається по кожному виду доходу в тих місяцях, до яких вони належать, з округленням до копійки;
• при необхідності доплати до мінімального ЄСВ – на різницю між МЗП і фактичним доходом, як описано в ст. 7 і ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ;
• «контрольна» сума за місяць має дорівнювати сумі рядків Д1, а якщо через округлення не сходиться на 1 копійку – її вручну додають у одному рядку.

Ризики та нюанси: 1 копійка недонарахованого ЄСВ формально є сумовою помилкою, і при виявленні контролюючим органом може потягнути донарахування і штрафи за п. 3, 5 ч. 11 ст. 25 Закону №2464, тому краще одразу ставити в Д1 суму ЄСВ без такої різниці.

Коректно буде налаштувати програму або вручну підправляти Д1, щоб загальна сума ЄСВ за працівником за місяць збігалася з розрахунком до копійки.